Opas online-yhteistyöhön Hyödyllisiä vinkkejä, työkaluja ja sovelluksia

Online-yhteistyön taidetta on hienosäädetty hitaasti muutaman vuosikymmenen ajan. Voidaan väittää, että digitaalinen verkostoituminen alkoi matkapuhelimien suosion myötä. Mutta World Wide Web on laajentunut luomaan kokouspaikan, jossa ideat voivat kehittyä jotain todella todellista ja konkreettista. Työskentely minkä tahansa kokoisen tiimin kanssa vaatii jonkin verran kompromisseja. Oikeiden työkalujen ja ideologioiden avulla on mahdollista rakentaa joitakin tulevaisuuden suurimmista teknologisista saavutuksista.

Tämä tuntuu paljon helpommalta tehdä kirjallisesti kuin silloin, kun tarvitset ideoitasi liikkeelle. Sinun täytyy saada kaikki ajattelemaan samalle sivulle ja välittämään ideoitaan tehokkaasti. Tämä edellyttää vahvaa johtajuutta ja oikeaa alustaa luovien pyrkimysten käynnistämiseksi. Tässä artikkelissa haluan jakaa joitakin viitteitäni tiiminne yhteistyöstä verkossa.

Ryhmän järjestäminen

Yli paljon oikeudenkäyntiä ja virhettä olen päätynyt siihen johtopäätökseen, että organisaatio on numero yksi neuvoja, joita sinun pitäisi seurata. Jos otat jotain pois tästä artikkelista, sinun pitäisi olla, miten joukkueesi järjestetään.

(Image Source: applec2400)

Kukin projekti voi tarvita eri tyyliä. Sinulla on oltava puhdas menetelmä ideoiden jakamiseen ja siihen liittyvien aiheiden ryhmittelyyn. Sähköposti on ilmeinen valinta, koska voit määrittää arkistoituja keskusteluja varten luokkia ja tunnisteita. Mutta se ei ole niin suuri reaaliaikaisessa jakamisessa useiden ihmisten kesken.

Yksityiset foorumit

Chat-sovellukset ovat toinen ratkaisu, mutta eivät ole niin suuria vanhempien tekstikeskustelujen tallentamisessa. Tämä tarkoittaa, että tietojen järjestäminen on äärimmäisen vaikeaa tai sitä voi käyttää myöhemmin.

Uskon, että yksityinen keskustelupalsta voi olla täydellinen paikka jakaa näitä ajatuksia. Jokainen tiimin jäsen voi luoda uusia viestiketjuja ja vastata kommentteihin reaaliajassa. Ei ole väliä, kuka on verkossa, koska kaikki vanhemmat viestit kierretään lineaarisesti. Voit myös ryhmitellä ne luokkiin ja alaluokkiin foorumin etusivulla.

Yleensä useimmat web-isännät ovat oletusarvoisesti PHP / MySQL-palvelinympäristössä. Avoimen lähdekoodin ratkaisuille suosittelen phpBB: tä tai Simple Machines -ohjelmaa. Jokaisella on oma web-mallipohjansa, jotka sopivat erinomaisesti pienille tiimikohteille. Molemmat skriptit ovat edelleen aktiivisessa kehityksessä eivätkä näytä mitään merkkejä pysähtymisestä milloin tahansa.

Tehtävien delegoiminen

Toinen suuri este, johon tiimi joutuu, on tehtävien järjestäminen. Näihin voivat kuulua kaikki markkinoinnista, sisällön kehittämisestä, suunnittelusta ja grafiikasta sekä verkkosivuston etuosan tai taustakoodin koodaamisesta sekä muista tärkeistä tehtävistä, joita sinun tarvitsee tehdä.

Tehtävienhallinnan osalta on harkittavissa enemmän kuin tarpeeksi maksettuja ratkaisuja. Flow on kauniisti suunniteltu pienikokoisille joukkueille rakennettu tehtävänhallintajärjestelmä. Tehtävät voidaan ryhmitellä luettelomuotoon tai näyttää kuukausikalenterissa. Lisäksi voit järjestää tehtäviä luokkiin ja tunnisteisiin ja liittää ne tiettyyn käyttäjään. Yhtiö on kehittänyt jopa Flow-sovelluksia iPhone- ja Android-laitteille. Valitettavasti niiden hallintajärjestelmä maksaa jopa 100 dollaria vuodessa ja se ei ole luotettava monille pienille yrityksille.

(Image Source: Dhaval Motghare)

Vapaa ratkaisu suosittelen Wunderlistia. Tämän on oltava yksi parhaista ilmaisista tehtävienhallintajärjestelmistä, jotka löydät verkossa. Niiden web-sovellus on hyvin intuitiivinen ja voit jakaa muiden verkko-ystävien kanssa. Tämä tarkoittaa sitä, että voit rakentaa projektityötilan ja kaikki uudet tehtävät synkronoidaan automaattisesti tileilleen! Wunderlist tukee Mac OSX: ää ja Windowsia sekä iPhone-, iPad- ja Android-mobiilisovelluksia.

Cloud Storage

Tiedostojen tallentaminen Cloudiin on tullut lähes välttämättömäksi nykypäivän ratkaisuksi tiedostojen tallennukseen ja tiedostojen jakamiseen. Löydät niin paljon sovelluksia, jotka tarjoavat pilvipohjaista tallennustilaa kaikille tiimin projektitiedostoille.

Tarkoituksena on asettaa yksi alue, jossa jokainen voi käyttää tärkeitä tiedostoja milloin tahansa päivällä. Tämä on välttämätöntä, jos työskentelitte eri puolilla maailmaa olevien ihmisten kanssa ja asuitte täysin eri aikavyöhykkeillä. Olisi vaikea pysyä aina synkronoituna keskenään. Mutta pilvivarasto on muuttanut dramaattisesti tilannetta paremmin.

CloudApp on luultavasti ensimmäinen ajatus, joka tulee mieleen. Heidän pro-tilinsä ovat erittäin kohtuuhintaisia, ja sinulla on melkein rajoituksia ladattavien tiedostojen kokonaismäärälle. Ilmaiset käyttäjät eivät koskaan näe tilinsä umpeutumista, joten kaikki heidän tiedostot tallennetaan turvallisesti CloudAppiin niin kauan kuin sitä tarvitaan.

Toinen ratkaisu on Droplr, joka on uudempi sovellus Cloud Hosting -tilassa. Niissä on myös Windows- ja Mac-käyttöjärjestelmiä varten rakennettu ohjelmisto, jonka avulla voit täysin ohittaa web-käyttöliittymän. Ainoa ero näiden kahden sovelluksen välillä on niiden käyttöliittymän suunnittelu ja hinnoittelukartat. Katsokaa molempia ja katso, kannattaisitko toista.

Google Web-sovellukset

Kun keskustelemme Cloud-yhteistyöstä, emme voi unohtaa Googlea. Niiden uraauurtavat tuotteet ovat ajaneet Internet-teknologian rajoja ja asettaneet ilmaisia ​​työkaluja yrittäjien käsiin. Suosikkini esimerkkinä on oltava Google-dokumentit, joissa voit luoda rajattoman määrän sanoja, laskentataulukoita ja esityksiä. Tarvitset vain Google-tilin ja heidän valtavan palvelimen tilojensa verkot pitävät tiedostosi turvallisesti.

Paras osa on niiden ainutlaatuinen jakojärjestelmä ja helppokäyttöinen käyttöliittymä. Kun olet dokumentin sisällä, voit muokata tietosuoja-asetuksia napsauttamalla “Jaa” -painiketta oikeassa yläkulmassa. Näyttöön tulee vaihtoehtoja, joissa voit avata asiakirjan yleisölle tai rajoittaa valitun määrän ihmisiä. Niitä hallitaan sähköpostiosoitteilla, joten vaikka tiimin jäsenillä ei ole Google-tiliä, he voivat silti kirjautua ja muokata sisältöä.

Työskentely Mobile-palvelussa

Kaikki eivät ole siirtyneet työpöydältä liikkuviin alustoihin. Annetaan, että pöytätietokoneiden käytössä on vielä runsaasti tarvetta, sillä se tarjoaa runsaasti näytön kiinteistöjä, puhumattakaan tuhansien sovellusten tuesta. Mutta iOS: a tai Androidia käyttävät matkapuhelimet ovat nopeasti yleistymässä populaarikulttuurissa.

Olemme jopa huomanneet nuoria lapsia, jotka lataavat uusia sovelluksia iPhoneen tai iPod Touchiin. On vaikeaa jättää matkaviestintämarkkinat huomiotta verkkoyhteistyössä. Saatavilla on niin monia tuotteita, mutta vain tunnetuimmat ovat voineet vapauttaa sovelluksia mobiililaitteille.

Kaksi suurta esimerkkiä ovat 37 merkin ja Socialcastin Basecamp. Basecamp on enemmän perinteinen yhteistyötyökalu, jossa voit luoda projektityöalueita ja siirtää tehtäviä eri käyttäjille. Tämä on täydellinen pienemmille projektiryhmille, jotka tekevät pienen voiton työstään. Socialcast on toisaalta paljon perusteellisempi tuote. He tarjoavat ilmaisen suunnitelman, joka sopii erinomaisesti sivuston testaamiseen. Jos katselet niiden tuotetietosivua, huomaat kaikki tämän tuotteen pienet yksityiskohdat. Niiden mobiilituki on moitteeton ja mahdollistaa jopa merkittävimpien ominaisuuksien käytön. Joihinkin näistä sisältyvät web-liikenteen analyysitiedot, tehtävätehtävät, Outlook-sähköposti ja jopa microblogging-widgetit (tilapäivitykset, kommenttien, kysymysten jne. Lähettäminen).

Lisää suosittuja Web-sovelluksia

Edellä esitetyn lisäksi olen koonnut pienen kokoelman erittäin suosituista web-sovelluksista online-yhteistyölle. Näiden tehokkaiden työkalujen avulla tehtävien synkronointi ja uuden hankkeen rakentaminen ei ole koskaan ollut helpompaa.

Suosittelen, että yrität jokainen tuote nähdä vain, miten se toimii. Jos jokin sovellus tuntuu röyhkeältä tai hyödytön, älä pelkää pudota sitä ja siirtyä seuraavaan. Aikasi ei ole tuhlattavaa, ja kun löydät oikean sovelluksen, tiedät sen!

Dropbox

Tämä on toinen todella viileä käynnistys, joka ei ole vielä laskenut minua. Teknologiateollisuuden ammattilaiset tietävät, että suusanallisesti on valtava osa markkinointia. Ja Dropbox on osoittautunut uskomattomaksi tämän tekniikan avulla laajentamalla käyttäjälähetysrajoja affiliate-viittausten avulla.

Sivustolla on linkkejä, joissa voit ladata ohjelmiston Mac-, Windows-, Linux- tai jopa mobiililaitteille. Heidän tiiminsä on uskomaton ja sovellus todella “yksinkertaistaa elämääsi”. Vapaa vapaa suunnitelma rajoittaa lataustallennustasi 2 Gt: ssa, mutta pro-tilit ja joukkueet voivat nousta 1 teratavuun tai enemmän!

Wunderkit

Wunderkit voi olla suosikkini kaikista online-verkkotyökaluista. Tämä on kehitetty samoilla ihmisillä, jotka tekivät Wunderlistia paitsi paljon enemmän ominaisuuksia. Sovelluksessa on sosiaalinen yhteys, jossa jokaisella käyttäjällä on oma verkkoprofiili. Tämä näyttää niiden nykyiset projektityötilat, tehtävät, käyttäjän valokuvan, bio- ja muut henkilökohtaiset tiedot. Parasta on kuitenkin se, että Wunderkitin avulla voit jakaa julkisesti ja yksityiset työtilat.

Tämä tekee siitä erittäin helppoa tehdä yhteistyötä monien eri ihmisten kanssa yhden sovelluksen kautta. Ja vieläkin parempi, heillä on tuki OSX- ja iOS-sovellusliikkeiden sovelluksille.

Sync.in

Tämä on pieni, mutta huomattava sovellus, joka toimii online-Collab-työkaluna. Snyc.in luo julkisia muistiinpanoja, jotka määritellään ainutlaatuisilla avain-tunnuksilla. Voit lisätä minkä tahansa tekstin, kuten linkin URL-osoitteet, luettelomerkit, HTML-merkinnät - oikeastaan ​​minkä tahansa tekstinsyötön.

Sitten kopioimalla muistiinpanon URL-osoite voit jakaa saman tekstin kaikkien tiimikumppaneiden kanssa. Niillä on mahdollisuus muokata mitä olet jo luonut tai jopa lisätä omia muistiinpanojaan. Ja voit määrittää asetukset, joissa jokaisen tekijän muokkaukset korostetaan eri värillä ja jotka luokitellaan aikaleimalla.

Sovellus ei todellakaan ole hyödyllinen arkistoidessasi aiempia muokkauksiasi. Mutta jos tarvitset suoraa pilvipohjaista tekstitiedostoa yksinkertaisten muistiinpanojen jakamiseen, Sync.in on täydellinen.

Zoho-projektit

Zoho on hyvin samanlainen kuin Basecamp, paitsi että niiden ilmainen versio on jatkettu ikuisesti. Mikä tahansa vapaa tili on rajoitettu yhteen projektityötilaan, jossa on rajaton määrä käyttäjiä. Tiedostolähetyksissä on myös rajoituksia, mutta wikit ja muut työkalut ovat erinomaisia.

Jos et ole koskaan kuullut Zoho-projekteista ennen kuin suosittelen kiertueella nopeasti. Tämä sisältää muutamia kuvakaappauksia, joiden avulla voit tutustua admin-paneeliin ja moniin taustalla oleviin toimintoihin. Niiden hinnoittelu voi saada hyvin kalliita verrattuna muihin tarjoamiin vaihtoehtoihin. Mutta jos voit hallita ilmaista tiliä, Zoho tarjoaa erinomaisen ratkaisun väliaikaiseksi projektityötilaksi.

Related: 15 Suuri ilmainen online-tiedostonjako-vaihtoehto

johtopäätös

Verkostoituminen ja yhteistyö on aina harmaata aluetta uusille joukkuetovereille. Voi olla vaikeaa määritellä, ketkä ovat projektijohtajia ja mitkä ovat kunkin jäsenen tehtävät. Onneksi meillä on pääsy moniin sovelluksiin, jotka ovat täynnä tätä postia, jotta prosessi olisi hieman helpompaa.

Toivon, että tämä opas on selventänyt joitakin sisäisen mekaniikan vaatimuksia verkossa. Jokaisen tiimin tulee olla mukava jakaa ideoita ja kunnioittaa toisiaan. Luovat tyypit rakastavat rakentaa uusia asioita - se on luonteeltamme. Parempi kuin luovien ideoiden rakentaminen on rakentaa niitä muiden ihmisten kanssa.