10 vihjeitä ja vihjeitä Google-dokumenteille
Google-dokumenteissa ei ole Microsoft Office -palvelusta löytyviä täynnä ominaisuuksia sisältävää nauhaa, mutta siinä on melko vähän hyödyllisiä temppuja. Et koskaan löydä näitä ominaisuuksia, ellet etsi niitä.
Googlen web-pohjainen toimistopaketti on kypsynyt vuosien varrella ja tarjoaa nyt kaikkea offline-yhteydestä kolmannen osapuolen apuohjelmaan. Se on edelleen helppokäyttöinen toimistopaketti, joka toimii kaikkialla erinomaisilla reaaliaikaisilla yhteistyöominaisuuksilla.
Ota Offline-yhteys käyttöön
Google-dokumentit voivat toimia offline-tilassa. Näin voit luoda uusia asiakirjoja, jatkaa nykyisten asiakirjojen käsittelyä ja jopa katsella asiakirjojasi, kun sinulla ei ole Internet-yhteyttä. Kun muodostat Internet-yhteyden uudelleen, muutokset synkronoidaan verkossa.
Tämä ominaisuus vaatii Google Chromea, joten se toimii Windowsissa, Linuxissa, Mac OS X: ssä ja Chromebookissa. Voit määrittää tämän avaamalla Google Drive -verkkosivuston, napsauttamalla sivuston oikeassa yläkulmassa olevaa vaihteisto-painiketta ja valitsemalla Asetukset. Varmista Yleinen-ruudussa, että Synkronoi työsi tähän tietokoneeseen, jotta voit muokata offline-asetusta, ja valitse Valmis. Jos haluat käyttää Google-dokumentteja offline-tilassa, palaa Google-aseman Chrome-sivustoon, kun sinulla ei ole Internet-yhteyttä.
Tee yhteistyötä reaaliajassa
Google-dokumenteissa on paremmat yhteistyöominaisuudet kuin Microsoft Office -tietokoneen työpöytäversio. Voit tehdä yhteistyötä reaaliajassa, ja kaikki, joilla on asiakirjaan pääsy, voivat muokata sitä heti. Näet asiakirjan muiden ihmisten kohdistimet ja voit katsella niitä reaaliajassa.
Aloita tiedoston jakaminen napsauttamalla Tiedosto> Jaa. Voit kutsua yksittäisiä ihmisiä sähköpostiosoitteidensa mukaan tai sallia kenenkään, jolla on erityinen linkki asiakirjaan, muokata sitä.
Jakaminen ei tarkoita pelkästään muokkausta - Jaa-ominaisuuden avulla voit jakaa asiakirjan yhden tai useamman henkilön kanssa, jotta he voivat katsella sitä. Heillä on aina uusin kopio, joten tämä voi olla kätevämpää kuin tiedoston lähettäminen sähköpostitse. Voit myös antaa ihmisille mahdollisuuden jättää kommentteja asiakirjaan, jotta voit saada heidän panoksensa ilman, että he voivat muokata asiakirjaasi.
Julkaise asiakirja
Google-dokumenttien avulla voit julkaista asiakirjan nopeasti verkossa. Napsauta Tiedosto> Julkaise verkossa ja napsauta Aloita julkaiseminen -painiketta. Saat julkisen linkin asiakirjaan julkaistussa muodossa, joten voit jakaa sen muiden ihmisten kanssa ja he voivat tarkastella sitä. Sinun ei tarvitse isännöidä asiakirjaa omilla palvelimillasi.
Tämä ominaisuus on erillinen jakamistoiminnosta. Kun asiakirja on julkaistu, kuka tahansa, jolla on linkki, voi tarkastella sitä. Kun se on jaettu, sitä voidaan jakaa vain kourallisen henkilön kanssa. Kun ihmiset käyttävät jaettua asiakirjaa, he näkevät Google-dokumenttien editorin. Kun he käyttävät julkaistua asiakirjaa, he näkevät asiakirjan tyypillisenä verkkosivuna.
Siirry seuraavaan Typo / Edellinen Typo
Voit korjata virheitä nopeasti napsauttamalla Ctrl + '-näppäinkomentoa seuraavaan kirjoitusvirheeseen nykyisessä asiakirjassa ja Ctrl +; siirtyä edelliseen kirjoitusvirheeseen. Näin voit nopeasti korjata kirjoitusvirheet selaamatta nykyistä asiakirjaa ja etsimällä näitä punaisia korostuksia.
Google-dokumentit saivat myös äskettäin Spell Check -ominaisuuden, jonka avulla voit nopeasti ohittaa nykyisen asiakirjan ongelmat, ja sen ominaisuus puuttuu pitkään - napsauta Työkalut> Oikeinkirjoituksen tarkistaminen käyttääksesi.
Etsi ja lisää linkkejä
Google-dokumentit sisältävät Google-haun, jonka avulla voit helposti lisätä linkkejä nykyiseen asiakirjaan. Sen sijaan, että avaisit uuden selaimen välilehden ja etsit linkitettävää sivua, voit etsiä suoraan linkin valintaikkunasta. Voit tehdä tämän napsauttamalla Lisää> Linkki -vaihtoehtoa. Kirjoita haku valintaikkunaan ja Google näyttää haun mukaiset sivut - napsauta jotakin, jos haluat luoda linkin valittuun osoitteeseen.
Määritä tekstityylit
Sen sijaan, että dokumentoitaisiin jokaisen tekstin bitin manuaalisen muotoilun, tekstin tulisi olla muotoiltu tyylin sijaan. Tämä tarkoittaa sitä, että sen sijaan, että asetettaisiin kaikki otsikot tiettyyn kirjasinkoon ja lihavoituun tekstiin, sinun pitäisi vain napsauttaa tyyli-ruutua ja asettaa ne otsikkoon 1.
Voit myös helposti muokata eri tyyleissä käytettäviä fonttiasetuksia. Alustaa ensin teksti, jotta voit käyttää tyyliä, jota haluat käyttää tyyliin. Valitse tämä teksti, napsauta näytön yläreunassa olevaa tyylikenttää ja napsauta sen tyylin oikealla puolella olevaa nuolta, jota haluat muokata. Napsauta ”Päivitä tyyli-nimi” -vaihtoehtoa ja tämä tyyli käyttää nyt valitsemasi muotoilutyyppiä.
Jos haluat tallentaa nämä mukautetut tyylejä ja käyttää niitä muissa asiakirjoissa, napsauta luettelon alareunassa olevaa Asetukset-valikkoa ja valitse "Tallenna oletustyyleiksi".
Hallitse henkilökohtaisia sanakirjasi
Jos Google-dokumentit ajattelevat, että sana on kirjoitusvirhe, mutta tiedät, että se on oikein, voit napsauttaa korosta sanaa hiiren kakkospainikkeella ja valita Lisää henkilökohtaiselle sanakirjalle. Voit sitten napsauttaa Työkalut> Henkilökohtainen sanakirja ja muokata henkilökohtaisen sanaston sanaluetteloa. Jos lisäät vahingossa väärin kirjoitetun sanan tähän luetteloon, sinun on poistettava se täältä ennen kuin Google varoittaa siitä uudelleen.
Tämä vaihtoehto on melko uusi ominaisuus - aiemmin Google-dokumentit eivät sallineet poistaa luetteloon lisättyjä sanoja. Voit halutessasi antaa luettelolle ulkoasun ja varmistaa, että et ole vahingossa lisännyt virheellisiä sanoja luetteloon aiemmin.
Kopioi ja liitä Web-leikepöydällä
Google-dokumenteissa on web-leikepöydän ominaisuus, jonka se jakaa Google-dokumenttien, -arkkien ja -kuvien kesken. Tämä leikepöytä liittyy Google-tiliisi, joten se seuraa sinua kaikissa käytössä olevissa tietokoneissa. Toisin kuin tavallinen käyttöjärjestelmä leikepöydälle, web-leikepöydälle voi olla useita kohteita. Leikepöytä tukee, tekstiä, kuvia, piirroksia ja muita Google-asiakirjojen tietoja.
Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, valitse jokin teksti, valitse Muokkaa, käytä Web-leikepöydän valikkoa. Tämä on paras tapa kopioida tietyntyyppisiä tietoja, kuten piirustuksia, eri tyyppisten Google-asiakirjojen välillä. Web-leikepöydälle tallennetut kohteet poistetaan 30 päivän kuluttua, jos et käytä niitä.
Käytä Tutkimustyökalua
Google-dokumentit sisältävät tutkittavaksi tarkoitetun sivupalkin - avaa se napsauttamalla Työkalut> Tutkimus. Tämän sivupalkin avulla voit etsiä kuvia, lainauksia ja web-tuloksia, jotta voit helposti lisätä ne dokumenttiin. Se myös helpottaa akateemisten tutkimusten etsimistä ja lisätä nopeasti asianmukaiset alaviitteet tai viittaukset MLA-, APA- tai Chicago-lainausmuotoja varten. Voit myös lisätä viittauksia web-tuloksiin nopeasti - se voi olla helppo tapa rakentaa kirjallisuuslehti koulupaperille.
Asenna lisäosat
Lisäosat ovat melko uusi ominaisuus. Nämä ovat Google-sovellusten komentosarjalla tehdyn ohjelmiston kolmannen osapuolen bittejä. Voit asentaa ne napsauttamalla Työkalut> Lisäosien hallinta. Niitä voidaan sitten käyttää Lisäosat-valikosta.
Voit esimerkiksi asentaa Thesaurus-lisäosan, jonka avulla voit valita minkä tahansa sanan ja napsauttaa Lisäosat> Tesurssi> Etsi synonyymejä valitulle Wordille, jos haluat nähdä synonyymit asiakirjan kirjoittamisen aikana. Muita lisäosia ovat helppo bibliografian luoja, kaaviotyökalu ja sisällysluettelo.
Google-dokumenteissa on myös enemmän temppuja sen hihassa. Tiedosto> Lataa valikosta on erityisen hyödyllinen, joten voit ladata asiakirjan eri muodoissa. Voit ladata sen PDF-tiedostona tai Microsoft Office -asiakirjana, jos haluat lähettää tai lähettää sähköpostitse asiakirjan tietyssä tiedostomuodossa.
