Opas Microsoft Outlookin nopeisiin vaiheisiin

Outlookissa on Quick Steps -toiminto, jonka avulla voit käyttää useita toimintoja yhdellä napsautuksella. Outlook sisältää useita Quick Steps -asetuksia, mutta voit myös luoda omia (ja poistaa oletusasetuksia, jos niitä ei tarvita). Jos suoritat säännöllisesti saman toimintasarjan, Quick Step -toiminnon luominen ja pikanäppäimen määrittäminen voi säästää paljon aikaa. Näin he toimivat.

Oletusasetukset

Pika-vaiheet löytyvät Outlookin Koti-välilehdestä. Kun käynnistät ensimmäisen kerran, näet oletukset Quick Steps. Voit napsauttaa mitä tahansa niistä, jos haluat soveltaa mukana olevia toimintoja valittuun viestiin.

Oletusasetukset ovat seuraavat:

1. Muuttaa ?: Avaa ikkunan, jossa voit valita kansion, johon haluat siirtää viestin.
2. Johtajalle: Luo lähetetyn kopion valittuna olevasta viestistä, johon johtajan osoite on.
3. Tiimin sähköposti: Luo tiimin jäsenille osoitetun tyhjän viestin. (Jos työnantajasi hallinnoi sähköpostiosoitettasi, Exchange-järjestelmänvalvojien määrittämät postilaatikkosi mukaan Outlook voi jo tietää, kuka johtajasi ja tiimin jäsenet ovat. Jos ei, sinun on täytettävä nämä tiedot ensimmäistä kertaa käytettäessä näitä nopeat vaiheet.)
4. Tehty: Merkitsee viestin luettavaksi ja täydelliseksi ja lähettää sen sitten määritettyyn kansioon. Kun käytät tätä ensimmäistä kertaa, sinun on määritettävä kansio, mutta siitä lähtien Outlook muistaa valintasi ja lähettää sen kyseiseen kansioon aina, kun käytät Quick Step -ohjelmaa.
5. Toista uudelleen ja poista: Avaa vastauksen valittuun viestiin ja poistaa valitun viestin vastauksen lähettämisen jälkeen.

Outlook näyttää vain käytettävissä olevat Quick Steps -vaiheet. Jos et ole saanut esimerkiksi valittua viestiä, vain "Team Email" -pikavaihe näytetään, koska muut oletusarvot toimivat olemassa olevan viestin kanssa.

Pika-vaiheen luominen

Voit lisätä uuden pika-askeleen napsauttamalla Quick Steps -ikkunan Luo uusi -vaihtoehtoa.

Tämä avaa uuden ikkunan, jossa voit nimetä nopean askeleen ja valita haluamasi toimet.

Kun napsautat avattavaa avattavaa valikkoa ”Valitse toiminto”, saat luettelon mahdollisista toimista, joista jokainen voi antaa lisävalintoja.

Lisätään kaksi toimintoa: yksi siirretään viesti kansioon ja toinen merkitään siihen luettavaksi.

Valitse Siirrä kansioon -toiminto ja valitse kansio, johon haluat siirtää viestejä.

Seuraavaksi klikkaa "Lisää toiminto" lisätäksesi toisen toiminnon.

Valitse avattavasta valikosta ”Mark as read”.

Valinnaisesti voit valita jonkin sisäänrakennetuista pikanäppäimistä ja lisätä tekstin, joka tulee näkyviin, kun siirrät osoitinta sisältävän pika-askeleen päälle (lyhyt kuvaus, jossa muistutetaan toimenpiteistä, joita Quick Step -ohjelma ottaa käyttöön).

Napsauta “Valmis” ja uusi Pika-vaihe tulee näkyviin Outlookin Quick Steps -ruutuun. Jos siirryt Quick Step -vaihtoehdon päälle, näet pikavalintanäppäimen ja minkä tahansa syötetyn tekstityökalun.

Nyt sinun tarvitsee vain valita viestisi ja napsauta uutta QuickStep-ohjelmaa (tai osoita pikavalintanäppäintä), jotta se voi toimia..

QuickStepin muokkaaminen tai poistaminen

Jos haluat muokata tai poistaa pika-vaiheen, napsauta pientä nuolta, joka on oikeassa reunassa Quick Steps -ryhmässä.

Tämä avaa “Vaiheiden hallinta” -ikkunan.

Täällä voit muokata, kopioida (joka luo tarkan kopion valitussa pika-vaiheessa, jos haluat samanlaisen, mutta hieman vaihtelevan), tai poista pika-vaihe.

Voit myös muuttaa järjestystä, jossa pika-asiat näkyvät nauhalla, tai luo uusi pika-vaihe.

Lopuksi on vaihtoehto “Palauta oletusasetukset”.

Kun valitset ”Palauta oletusasetukset” -vaihtoehdon, kaikki pikavaiheet poistetaan ja luodaan mahdolliset oletukset, jotka olet poistanut. Se poistaa myös muutokset, jotka olet tehnyt Quick Steps -asetuksiin. Koska et voi peruuttaa tätä toimintoa, näyttöön tulee varoitus. Napsauta ”Kyllä”, jos haluat tehdä palautuksen.

Voit myös ohittaa yksittäisten Quick Step -toimintojen “Manage Quick Steps” -ikkunan napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella nopeaa vaihetta nauhassa. Tämä tuo esiin kontekstivalikon, jossa voit muokata, kopioida tai poistaa pika-vaiheen.

Ja se on Quick Steps. Emme ole käyneet läpi kaikkia mahdollisia toimintoja, joita voit lisätä Quick Stepiin, koska niitä on tonnia ja se on melko intuitiivinen käyttöliittymä, kun tiedät, miten se toimii. Jos haluat tehdä Outlook-kokemuksesi tehokkaammaksi ja vähemmän aikaa vieväksi, Quick Steps on hyvä paikka aloittaa.