Aloittelija Tietojen ylläpito, arkistointi ja varmuuskopiointi Outlook 2013 ssa

Tänään katetaan "tylsä" Outlook-tavaraa. Ylläpito ja turvallisuus, kuten Outlook 2013 -tietotiedoston ylläpitäminen ja varmistaminen - kaikki tärkeät tiedot täynnä - varmuuskopioimalla ja arkistoimalla se.

Jos tähän mennessä olet käyttänyt Outlookia luomaan ja lähettämään sähköpostiviestejä, ja olet viettänyt aikaa tuoda G-mail-yhteystietosi osoitekirjaasi tai että käytät jopa Outlookia osoitekirjasta, tarkoittaa, että sinulla on paljon suojattavia tietoja.

Samoin olet luultavasti viettänyt paljon aikaa ja työtä luomalla kalentereita, lisäämällä tehtäviä ja todo-luetteloita ja ehkä jopa joukon muistiinpanoja, jotka haluat tallentaa.

Kaikki tämä on varma siitä, että varmuuskopioit ainakin satunnaisesti tietokannan, koska kuten joku meistä voi todistaa, se on melko turhauttavaa ja masentavaa menettää kaikki tietosi ja aloittaa alusta.

Mailin ohjauspaneeli

Aloittaaksesi, tutustu nopeasti Mailin ohjauspaneeliin.

Kun kuva näkyy, sinulla on pääsy Outlookin asennuksen kolmeen avainalueeseen. Kun painat joko "Sähköpostitilit ..." tai "Tiedostot ..." -painikkeita, avautuu sama ikkuna vastaavilla välilehdillä.

Seuraavassa kuvassa näkyy Sähköposti-välilehti, jonka avulla voit toteuttaa toimia sähköpostitililläsi, kuten korjaamalla tai vaihtamalla niitä. Voit myös nähdä, missä tiedot tallennetaan jokaiselle tilille.

Jos haluat vaikuttaa suoraan näihin tiedostoihin, sinun on napsautettava ”Tiedostotiedostot” -välilehteä. Tässä on joitakin käteviä asioita.

Voit esimerkiksi napsauttaa "Avaa tiedoston sijainti" -painiketta nähdäksesi, missä tiedostot sijaitsevat. Tämä on kätevä, koska haluat tietää, missä ne ovat, jos sinun tarvitsee skannata ja korjata niitä (keskustellaan seuraavassa osassa).

Tilin asetukset -ikkunassa on toinen viileä ominaisuus. Jos datatiedosto (t) on saanut valtavan määrän ja vie tonnia levytilaa (jotkut keräävät gigatavua vanhan sähköpostin gigatavua), voit pakata sen.

Napsauta "Tiedostotiedostot" -välilehden "Asetukset" -painiketta ja napsauta "Compact Now" -painiketta, jos haluat pienentää Outlook-datatiedoston kokoa.

Mail-ohjauspaneeli on luotettava tapa ylläpitää datatiedostoja ja profiileja, mutta se ei ole ainoa tapa, ja Outlook-sovellus antaa sinulle mahdollisuuden hallinnoida postilaatikoidesi. Näytämme nämä hallintalaitteet heti sen jälkeen, kun olemme osoittaneet, miten datatiedostot korjataan.

PST-huoltotyökalun käyttö

Jos et olisi huomannut nyt, Outlook-tiedot tallennetaan .PST- tai .OST-tiedostoon, ja suurimman osan ajasta siinä ei ole mitään vikaa.

Valitettavasti joskus tietosi vioittuvat, mikä ei ole sama asia kuin sanoa, että se on huono tai toivottomasti hyödyntämisen jälkeen, sinun tarvitsee vain suorittaa mukana tuleva Saapuneet-korjaustyökalu. Saapuneet-kansion korjaustyökalu tai ”ScanPST” skannaa ja korjaa henkilökohtaiset kansiotiedostosi, validoi ja korjaa mahdolliset virheet varmuuskopioidessasi korruptoitunutta .PST- tai .OST-tiedostoa vain siinä tapauksessa, että jokin menee vikaan palautuksen aikana.

ScanPST-työkalu löytyy Outlookin asennuskansiosta, yleensä C: Tiedostot Microsoft Office Office 15. Kun olet löytänyt sen, käynnistä se kaksoisnapsauttamalla ScanPST-apuohjelmaa.

Ensimmäinen asia, joka sinun täytyy tehdä, on selata, missä .PST- tai .OST-tiedostosi sijaitsevat. Seuraavassa kuvassa näet, missä ne sijaitsevat tietokoneessamme. Valitsemme yhden ja napsautamme "Avaa".

Jos ScanPST-työkalu löytää virheitä, se ilmoittaa sinulle niin paljon ja tarjoaa korjauksen. Aloita korjaus napsauttamalla osuvasti otsikkoa.

Kun olet valmis, ScanPST-työkalu kertoo, että Outlook-tiedosto on korjattu.

Voit sulkea työkalun tai toistaa prosessin muilla datatiedostoilla tarpeen mukaan.

Tietojen arkistointi automaattisesti

Jäämme esille joitakin tärkeitä tietoja siitä, miten parhaiten arkistoida ja varmuuskopioida tiedot. Ensimmäinen asia, josta haluamme keskustella, ovat AutoArchive-vaihtoehtoja. Aloita napsauttamalla nauhassa olevaa Tiedosto-välilehteä, jotta näet seuraavan näytön.

Huomaa heti, että voit valita, mitä tiliä haluat käyttää (jos tarpeen) napsauttamalla Lisää tili -painikkeen yläpuolella olevaa pudotusvalikkoa.

Napsauta "Cleanup Tools" -painiketta ja valitse sitten "Mailbox Cleanup" vaihtoehdoista. Alla on vaihtoehdot, joita näet. Kaikki täällä on omistettu rasvan poistamiseksi postilaatikosta ja vanhojen viestien arkistoimisesta.

Kun napsautat “AutoArchive” -painiketta, Outlook näyttää automaattisesti määritetyt sähköpostikansiot. Automaattisten asetusten määrittämiseksi sinun on napsautettava hiiren kakkospainikkeella postikansion kansiota ja valitse AutoArchive-välilehti.

Tässä näytetään tyypillinen postikansion ominaisuudet -ikkuna. AutoArchive-välilehdellä voit säätää, miten kansio on automaattinen. Huomaa, että tässä kuvakaappauksessa on kansio, joka on määritetty AutoArchive-toimintoa varten oman aikataulunsa ja toimiensa mukaan.

Voit myös määrittää kansion automaattiseen arkistoon Outlookin yleisten oletusarvojen mukaan. Jos valitset kansion oletusasetuksiin ja napsautat sitten "Oletusarkistoasetukset ...", näyttöön tulee seuraava valintaikkuna (koska ne ovat "oletusarvoisia", mitä tahansa tässä asetettuja muutoksia sovelletaan jokaiseen kansioon, joka on määritetty oletusarvoiseen automaattiseen arkistointiin).

Älä unohda myös näitä asetuksia avaamalla Asetukset ja napsauttamalla Lisäasetukset-otsikkoa.

Siirrymme nyt manuaalisesti tietojen arkistoimiseen.

Tietojen arkistointi manuaalisesti

Yksinkertaisesti, jos et halua käyttää automaattista arkistointia tai haluat helpottaa arkistointimenettelyä, palaa Tilin tiedot -näytössä oleviin Siivousvälineisiin ja napsauta ja valitse "Arkisto" avataksesi seuraavan valintaikkunan.

Riittää, että haluat vain valita kansion, jonka haluat arkistoida, valitse arkistosi päivämäärä ja valitse sitten kansio, johon haluat tallentaa arkiston. Se on se, olet valmis!

Outlook-datatiedoston varmuuskopiointi ja palauttaminen

Outlook-tiedostojen varmuuskopiointi on yhtä helppoa kuin .OST- tai .ST-tiedostojen kopioiminen toiseen kiintolevyyn, pilvipalvelimeen, peukaloasemaan tai muuhun tallennusvälineeseen. Muistat miten etsiä tiedostot?

Avaa Mail-ohjauspaneeli ja napsauta ”Data Files” -painiketta. Napsauta ”Avaa tiedoston sijainti…” ja voit varmuuskopioida datatiedostosi.

Sivuhuomautuksessa voit siirtää datatiedostot pysyvästi pilvipaikalle, kuten OneDrive- tai Dropbox-kansioon, jolloin varmistat, että Outlook-tietosi varmuuskopioidaan aina.

Voit palauttaa varmuuskopioidun datatiedoston palaamalla takaisin File (Tiedosto) -välilehdelle ja valitsemalla "Open Outlook Data File".

Seuraavassa kuvakaappauksessa File Explorer avautuu automaattisesti arkistoihimme, mutta voit tietysti selata missä tahansa tiedostojasi.

Valitse haluamasi tiedosto ja napsauta ”Avaa”, jotta voit käyttää tiedostoon tallennettuja tietoja. Kun olet palauttanut, voit selata ja tarkastella kohteita normaalisti.

Jos et enää tarvitse käyttää varmuuskopiotiedostoa, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella ylimmän kansion ja valita sulkeutumisvaihtoehdon.

Tiedostojen varmuuskopiointi ja palauttaminen on suurelta osin manuaalista toimintaa, mutta jos määrität kansiot automaattisesti arkistoitavaksi ja arkistoidaan sellaiseen paikkaan kuin pilvikansio, sinulla on siellä jonkin verran turvallisuutta..

Paras tapa varmistaa, että et menetä tietoja, on kuitenkin varmuuskopioida tietokantatiedostot rutiininomaisesti. Onko sinulla jotain, mitä haluat lisätä? Kerro meille keskusteluryhmässämme. Kuten aina, odotamme innolla palautettasi.