Tehosta sähköpostiosoitteesi kirjoittamista tuottavuutta Microsoft Word -postin yhdistämisellä

Microsoft Wordin yhdistäminen on erinomainen tuottavuuden työkalu. Tietäen, miten luoda henkilökohtaiset aihepiirit ja liitetiedostot, joita Wordin yhdistämisen perusominaisuus ei tue, voi olla elämää säästävä, kun sinun on kirjoitettava sähköposteja irtotavarana.

Tämän päivän artikkelissa opit käyttämään Wordin 2010-yhdistämistoimintoa, kirjoittamaan henkilökohtaisia sähköpostin aiheita ja määrittämään erilaisia liitteitä jokaiselle sähköpostisi vastaanottajalle.

Kuva: M! R

Jakelulistan luominen

Wordin yhdistäminen tallentaa meidät ikävästä tehtävästä syöttää kunkin vastaanottajan sähköpostiosoite manuaalisesti antamalla meille mahdollisuuden tuoda sähköpostiosoitteita Outlook-yhteystiedoista, Excel- tai Access-tietolähteistä tai Word-tiedostoista.

Outlookin yhteyshenkilö on paras vaihtoehto kolmessa, ja jos et ole käyttänyt sitä, nyt on hyvä aika päivittää Outlook-osoitekirjasi, ja näytämme sinulle, miten se tehdään. Voit ohittaa seuraavan osion ja aloittaa sähköpostin yhdistämisen, jos tiedät jo Outlook-yhteystiedon määrittämisen, muuten seuraavissa kahdessa osassa kerrotaan, miten Outlook-yhteystietosi voidaan määrittää määrittämällä Web-pohjainen yhteystietoluettelo.

Määritä sähköpostiprofiili

Outlook-yhteystiedon määrittäminen alkaa luomalla sähköpostiprofiili, joka tallentaa tilisi sähköpostiosoitteen, salasanan, palvelimen tiedot ja linkit muihin tietoihin, kuten sähköpostiviesteihin ja osoitteisiin.

Voit luoda joitakin profiileja, jotka on räätälöity tiettyyn sähköpostitiliin.

Oikean profiilin nimen avulla voit tunnistaa sähköpostitilin, jonka liität sähköpostiprofiiliin.

Voit määrittää sähköpostiprofiilin käyttämällä Internet-palveluntarjoajalta saamaa sähköpostiosoitetta tai omaa sähköpostitiliäsi valitsemalla kolmannen vaihtoehdon.

Valitse Internet-sähköposti, jos haluat käyttää sähköpostipalvelua, joka antaa POP-palvelun - esimerkiksi GMail.

Jokaisella Internet-sähköpostipalvelun tarjoajalla on erilainen POP-kokoonpano, ja lue heidän käyttöoppaastaan oppia POP-asetukset.

Onnittelut! Jos näet tämän näytön, olet määrittänyt sähköpostiprofiilisi onnistuneesti. Nyt olemme valmiita määrittämään Outlookin yhteystietokansion.

Yhteystiedostosi kansio

Voit syöttää jakelulistan manuaalisesti Outlookiin tai tuoda muita web-pohjaisia osoitteistoja, kuten GMail, Yahoo tai Hotmail-osoitekirja. Useimmat web-pohjaiset sähköpostipalveluntarjoajat antavat meille mahdollisuuden viedä osoitekirjaansa Outlook-yhteensopivaan tietolähteeseen. Esimerkiksi Gmail antaa meille mahdollisuuden viedä yhteystietosi Outlook-yhteensopivaan CSV-tiedostoon.

Outlookin tuontitoiminto tukee erilaisia tiedostotyyppejä: csv, vcard, RSS, iCalendar ja paljon muuta, mikä tekee siitä loistavan työkalun sähköpostin yhdistämisluettelon luomiseen.

CSV-tiedosto kuuluu Outlookin "Muu ohjelma tai tiedosto" -luokkaan.

ACT-tiedosto, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST-tiedostot, ovat joitakin ohjelmatiedostoja, joita Outlook tukee - me valitsimme Comma Separated Values (Windows) -tiedostotyypin.

Etsi nyt CSV-tiedosto, jonka juuri vietiin Gmail-osoitekirjasta.

Kaikista näistä kansioista yhteystietokansio on paras vaihtoehto postin yhdistämistarkoituksessa.

Outlook tarvitsee muutaman minuutin, kun haluat tuoda yhteystietosi riippuen tuontiosoitteiden määrästä.

Meidän pitäisi pystyä käyttämään tätä yhteystietokantaa, kun Outlook on lopettanut kaikkien yhteystietojen tuomisen postiliitokselle.

Ohjattu sähköpostin yhdistäminen

Aloita tyhjällä asiakirjalla ja avaa postilinkki, kun aloitat postin yhdistämisen.

Ohjattu toiminto on paras tapa aloittelijoille aloittaa ensimmäinen postin yhdistämisharjoitus.

Viestin vastaanottajien valitseminen

Ohjattu toiminto pyytää meitä valitsemaan postin yhdistämisen asiakirjatyypin. Sähköpostiviestit ovat nykyisen postin yhdistämisen harjoituksen sopiva dokumenttityyppi.

Voimme aloittaa sähköpostiviestin kirjoittamisen tyhjältä dokumentilta, mallilta tai olemassa olevalta dokumentilta.

Valitse Outlook-yhteystietokantamme postin yhdistämisluettelona vaiheessa 3.

Meillä on mahdollisuus käyttää mitä tahansa järjestelmässämme määrittelemääsi sähköpostiprofiilia.

Yhteystietojen määrän on oltava yli nolla, jos Outlook tuo Gmail-osoitteesi onnistuneesti.

Valitse henkilöt, jotka haluat sisällyttää sähköpostisi jakeluun valitsemalla asianmukaiset valintaruudut.

Sähköpostiviestin kirjoittaminen

Aloita sähköpostiviestin kirjoittaminen ja lisää yhdistämiskentät, joihin haluat sijoittaa henkilökohtaiset viestit - kuten otsikko tai sukunimi asiakirjan sopivassa paikassa.

Jokainen yhdistämiskenttä suljetaan kaksoiskevron sisään; ne korvataan yhteystietokorttisi tiedoilla, kun suoritat yhdistämisen ohjatun toiminnon.

Esikatsele sähköpostiviestissäsi, miten Word käsittelee yhdistämiskenttiä napsauttamalla Seuraava: esikatsele sähköpostiviestejä -linkkiä.

Jos olet tyytyväinen esikatseluun, napsauta "Seuraava: täydellinen yhdistäminen" -linkkiä ja Word lähettää sulautetun sähköpostin kaikille vastaanottajille, joilla on yhteinen aihejono.

Kohteen mukauttaminen

Ohjattu toiminto rikkoo postin yhdistämisprosessin seuraaviin vaiheisiin: oikean asiakirjan tyypin ja mallin valitseminen, jakeluluettelon luominen, postin yhdistämisen esikatselun arviointi ja sähköpostiviestien lähettäminen kaikille vastaanottajille.

Tässä vaiheessa saatat huomata kaksi yhteistä sähköpostin kirjoittamista, joita ohjattu toiminto ei tue, kirjoittamalla henkilökohtaisia aihepiirejä ja määrittämällä erilaisia liitetiedostoja. Meidän on käytettävä makroa, jotta voimme tehdä ne yhdistämisessä, mieluiten ennen ohjatun toiminnon suorittamista.

Kun avaat kirjeen, avaa makroeditori painamalla Alt + F11 ja kaksoisnapsauta työ Word-ikkunassa ”ThisDocument”..

Liitä tämä makrokoodi, jonka on kirjoittanut asiantuntija makrokooderi hutchinsfairy, tyhjään ruutuun ja tallenna se.

Dim WithEvents wdapp sovelluksena Dim EMAIL_SUBJECT merkkijonona Dim FIRST_RECORD kuin Boolean
Yksityinen alidokumentti_Avaa () Aseta wdapp = Sovellus TämäDocument.MailMerge.ShowWizard 1 Lopeta Sub Yksityinen alidokumentti_Sulje () Aseta wdapp = Ei mitään Lopeta Sub Yksityinen Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal-asiakirja asiakirjana, Peruuta Boolean-muodossa) Dim i As Integer ActiveDocument.MailMerge -ohjelman avulla Jos FIRST_RECORD = Tosi sitten EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = Väärä Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT Loppu Jos i = .DataSource.DataFields.Count Tee vaikka i> 0 .MailSubject = Korvaa (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 silmukka Lopeta Lopeta Sub Yksityinen Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal Doc As -asiakirjana, ByVal-aloitusrekisteri niin kauan, ByVal EndRecord kuin pitkä, Peruuta kuin Boolean) FIRST_RECORD = Totta Lopeta Sub Yksityinen Sub wdapp_MailMergeAfterMerge (ByVal Doc As -asiakirjana, ByVal DocResult -asiakirjana) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
Lopeta Sub

Palaa asiakirjaan ja lähetä sähköpostiosoitteesi napsauttamalla Seuraava: Täytä yhdistäminen-linkkiä.

Voit lähettää viestisi napsauttamalla "Sähköposti ..." -linkkiä.

Aseta sopivat yhdistämiskentät, joita ympäröi chevron, aihepiiriin.

Makro jäsentää yhdistämiskentän ja korvaa sen vastaanottajan sukunimellä, kun Word lähettää asiakirjan sähköpostitse.

Erilaisten kohteiden liittäminen sähköpostiisi

Tähän asti olemme oppineet käyttämään postin yhdistämistoimintoa ja miten voit muokata aiheen kenttiä - ja päätökseen tämän päivän opetusohjelman näytämme sinulle kolmannen osapuolen lisäosan, jonka avulla voimme liittää eri tiedostoja jokaiselle sähköpostille.

Lataa lisäosa, pura se ja huomaat, että lisäosa on Word-dokumenttimalli. Jos käytät Word 2003: ta, käytä "CreateEMailData Word 2007 Ver02" -ohjelmaa, jos käytät sanaa 2007 tai 2010 ja "CreateEMailData Word 2003 Ver02".

Kopioi sopiva asiakirjamalli "% appdata% Microsoft Word STARTUP" -kansioon, jossa "% appdata%" on Microsoftin käynnistyskansio - meidän tapauksessamme se on "C: Käyttäjät zen App Appata verkkovierailu".

Käynnistä Word uudelleen, kun olet kopioinut tiedoston Microsoftin käynnistyskansioon, ja sinun pitäisi nähdä kaksi uutta lisäosaa: Luo datatiedosto ja yhdistä sähköpostiosoitteeseen "Postitus" -nauhavalikosta.

Valmistele datatiedosto, jossa on kaksi saraketta sisältävä taulukko - vasemmassa sarakkeessa oleva vastaanottajan sähköpostiosoite ja oikean sarakkeen liitetiedoston koko polku, ja tallenna se samaan kansioon kuin sähköpostin yhdistämisasiakirja nimellä “MergeAttachmentsData”. Meidän on korostettava, että sinun on tallennettava tiedosto nimellä "MergeAttachmentsData", muuten lisäosa ei löydä tiedostoa, joka etsii liitteitä.

Mene takaisin yhdistämisasiakirjaan ja jaa asiakirjat yksittäisiin tiedostoihin.

Näyttöön tulee uusi sana-asiakirja -ikkuna ja napsauta ”Yhdistä sähköpostiin” -lisäosaa. Napsauta "OK" -painiketta keltaisessa valintaikkunassa, koska olemme jo valmistaneet datatiedoston.

Laita sähköpostiosoitteesi oikea aihe, valitse OK ja Outlook lähettää sähköpostiviestisi datatiedostossa määritetyn liitteen kanssa.

Word, jossa on monia hyödyllisiä ominaisuuksia, on todella suuri tuottavuuden työkalu. Odotamme mielellämme kirjoittaa lisää Word-artikkeleita lukijoillemme. Sillä välin, tutustu muihin Words-artikkeleihin sivustollamme.

Toivomme, että olet oppinut käyttämään Word-sähköpostin yhdistämistä tämän päivän artikkelista. Voit vapaasti keskustella muista yhdistämisvihjeistä muiden muiden lukijoiden kanssa kommenttien osiossa.