Luo pääasiakirja Word 2010 ssä useista asiakirjoista
Luoeko todella pitkät asiakirjat Wordissa? Jos näin on, tiedät todennäköisesti, että Word ei aina pelaa hyvin heidän kanssaan. Tavallisesti on järkevämpää jakaa pitkät asiakirjat useisiin Word-tiedostoihin.
Mutta miten varmistat, että sivut on numeroitu oikein ja luodaan helposti koko taulukko sisällön ja indeksin? Siellä Wordin pääasiakirjaominaisuus voi auttaa. Sen avulla voit yhdistää useita Word-tiedostoja yhteen Word-tiedostoon.
Pääasiakirja on Word-tiedosto, joka sisältää linkkejä muihin erillisiin Word-tiedostoihin, joita kutsutaan aliohjelmiksi. Asiakirjojen sisältöä ei lisätä pääasiakirjaan. Pääasiakirja sisältää vain linkkejä alihakemistoihin. Tämän avulla voit muokata alakoodeja erikseen. Kaikki asiakirjoihin tehdyt muutokset sisällytetään pääasiakirjaan automaattisesti. Jos yhdessä asiakirjassa on useita henkilöitä, pääasiakirjan avulla voit lähettää asiakirjan eri osia eri ihmisille työskentelemään.
Tässä artikkelissa näytämme sinulle perusasiakirjan ja alikirjastojen luomisen perusteet ja luodaan päädokumentti olemassa olevista alitoimistoista. Näytämme myös, miten voit helposti sisällyttää sisällysluettelon pääasiakirjan alkuun.
Luo pääasiakirja Scratchista
Jos aloitat tuoreen pääasiakirjan, jossa ei ole olemassa olevia aliohjelmia, voit luoda sen tyhjästä. Voit tehdä tämän luomalla uuden, tyhjän Word-asiakirjan ja tallentamalla sen osoittamalla tiedostonimessä, että kyseessä on pääasiakirja.
Kun olet tallentanut pääasiakirjatiedoston, napsauta Näytä-välilehteä ja napsauta välilehden Asiakirja-näkymät -osiossa Piirrä.
Voit muuttaa otsikkorivisi otsikkoriviä ääriviivojen muodossa, käyttämällä Tasotyylien ja vihreän oikean ja vasemman nuolen luetteloa Ulkoistaminen-välilehden ääriviivatyökalut-osassa..
Kun olet syöttänyt kaikki haluamasi otsikot, napsauta Näytä asiakirja Outline-välilehden Master Document -osassa.
Lisää vaihtoehtoja tulee näkyviin Ohjaus-välilehden Pääasiakirja-osiossa. Valitse koko asiakirja ja napsauta Luo.
Napsauta Luo-toimintoa, jolloin jokainen asiakirja on omassa laatikossa. Tallenna pääasiakirjatiedosto uudelleen tässä vaiheessa.
Jokainen pääasiakirjan laatikko tulee erilliseksi tiedostoksi, kuten alla on esitetty. Pääasiakirjan kunkin ruudun ensimmäisen otsikon nimeä käytetään kunkin alihakemistotiedoston tiedostonimenä.
Voit palata edelliseen näkymään, kuten tulostusasetteluun, napsauttamalla Sulje ääriviiva-näkymää Sulje-osiossa ääriviivojen välilehdessä.
Jos haluat lisätä sisältöasiakirjan pääasiakirjaan, aseta kohdistin asiakirjan alkuun ja napsauta Referenssit-välilehteä. Napsauta Sisällysluettelo-painiketta avattavasta sisällysluettelosta. Valitse jokin automaattisen taulukon asetuksista, jos haluat lisätä automaattisesti luodun sisällysluettelon lisäyspisteeseen.
Jos haluat nähdä Wordin lisäämät osiot, kun olet luonut aliohjelmat, napsauta Koti-välilehteä ja napsauta kappaleen symboli -painiketta kappaleosassa.
Word näyttää jakson katkokset ja millaisia ne ovat.
HUOMAUTUS: Kun luot perusdokumentin tyhjästä, Word lisää jatkuvan ositunnelman ennen ja jälkeen jokaisen luomasi alidokumentin. Tämä tarkoittaa, että asiakirjassa ei ole sivuja. Voit helposti muuttaa kunkin jakson tauon tyyppiä.
Seuraavassa kuvassa näkyy, miten asiakirja näyttää ääriviestitilassa, kun alikirjastot näkyvät laajennettuina.
Luo pääasiakirja olemassa olevien Word-tiedostojen avulla
Jos sinulla on olemassa olevia asiakirjoja, jotka haluat sisällyttää pääasiakirjaan, voit luoda uuden pääasiakirjatiedoston ja lisätä olemassa olevat asiakirjat aliselvityksiin. Voit tehdä tämän luomalla uuden, tyhjän Word-asiakirjan ja tallentamalla sen kuten aiemmin mainitsimme, kun luot pääikkunan tyhjästä.
Napsauta Näytä-välilehteä ja valitse sitten Asiakirja-näkymät -osiosta Ulkoasu. Ulkoasu-välilehti tulee käyttöön ja aktivoituu. Aktivoi lisävaihtoehdot valitsemalla Pääasiakirjan osiosta Näytä asiakirja. Jos haluat lisätä alidokumentin pääasiakirjaan, valitse Lisää.
Siirry Lisää aldokumentti -valintaikkunaan niiden asiakirjojen sijaintiin, jotka haluat lisätä. Valitse ensimmäinen tiedosto ja napsauta Avaa.
HUOMAUTUS: Saatat olla helpompaa, jos tallennat alidokumenttitiedostot samaan hakemistoon kuin pääasiakirjatiedosto.
Jos näyttöön tulee seuraava valintaikkuna, jossa kerrotaan sekä alidokumentissa että pääasiakirjassa olevasta tyylistä, napsauta Kyllä-painiketta. Tämä pitää kaikki alikirjastossa olevat tyylit yhteensopivia pääasiakirjan tyylien kanssa.
Toista vaiheet, jos haluat lisätä aliselvityksiä jokaiselle asiakirjalle, jonka haluat sisällyttää pääasiakirjaan. Kun olet valmis, voit halutessasi kaventaa alihakemistot. Voit tehdä tämän napsauttamalla Yhteenveto-välilehden Pääasiakirja -osiosta Kutista alihakemisto.
Sinun on tallennettava asiakirja, jotta voit purkaa alihakemistot, joten seuraava valintaikkuna tulee näkyviin, jos et ole tehnyt sitä. Tallenna asiakirja napsauttamalla OK.
Huomaa, että jokainen alihakemistotiedostojen koko polku näkyy kussakin alikirjastossa. Voit avata alidokumentin muokkausta varten joko kaksoisnapsauttamalla asiakirjan symbolia alivalikoiman ruudun vasemmassa yläkulmassa tai napsauttamalla Ctrl + napsauttamalla linkkiä tiedostoon.
HUOMAUTUS: Kun tuodaan olemassa olevia Word-tiedostoja pääasiakirjatiedostoon, Word lisää seuraavan sivuosion tauon ja jatkuva jakson tauko jokaisen alidokumentin jälkeen. Jälleen kerran voit helposti muuttaa kunkin jakson tauon tyyppiä.
Jos haluat tarkastella pääasiakirjaa ei-ääriviivakuvana, napsauta Näytä-välilehteä ja valitse Tulostusasettelu tai muu näkymätyyppi Asiakirja-näkymät -osiossa.
Voit lisätä sisällysluettelon samalla tavalla kuin edellä mainitsimme, kun luot pääasiakirjan ja alihakemistot tyhjästä.
Kun olet lisännyt kaikki asiakirjat pääasiakirjaan, voit lisätä tai muokata otsikoita ja alatunnisteita, luoda sisällöntaulukon (kuten kuvasimme), luoda indeksin ja työskennellä asiakirjan muiden osien kanssa, jotka ovat yhteisiä koko asiakirja.
Kun molemmat tässä artikkelissa käsitellyt menetelmät pääasiakirjojen luomiseksi, muokkaat pääasiakirjan sisältämää asiakirjaa, kyseisen alidokumentin sisältö päivitetään pääasiakirjassa.
Wordin aiempien versioiden pääasiakirjat vahingoittivat toisinaan asiakirjoja. Tämä ongelma saattaa ilmetä Word 2010: ssä. Katso lisätietoja Microsoftin vastausten sivustosta.
