Leikkaa takaisin Aika käytetyn lähettämisen ja vastaanottamisen yhteydessä

Kuva: H on Home

Sähköposti voi helpottaa viestintää, mutta se voi myös tyhjentää aikaa. Opi käsittelemään saapuvia sähköpostiviestejä ja kirjoittamaan lähtevät sähköpostiviestit ajan säästämiseksi.

Vuonna 2005 tehdyn kyselyn mukaan työntekijöiden haastatteluissa kävi ilmi, että sähköpostilla kulunut aika aiheutti yritykselle, jossa oli 10 000 työntekijää, menettää arviolta 152 miljoonaa dollaria vuodessa.

Sähköpostiosoitteella on selkeät haitat. Epäselvät sähköpostit häiritsevät työntekijöitä tärkeistä työhön liittyvistä tehtävistä, pilviviestintäkanavista ja luovat usein ylimääräistä työtä. Vältä sähköpostin epäonnistumista seuraamalla alla olevia ehdotuksia.

Miten saapuva sähköposti voi tuhlata aikaa

Kuva: Dvortygirl

On monia erilaisia ​​sähköpostiviestejä, jotka voivat tuhlata aikaa. Nuo jotka:

• Voitaisiin leikata useita viestejä ja tiivistää ne kokonaiseksi
• Älä suoraan liity sinuun
• Älä koske sinuun, mutta ei suoralla tavalla, mikä antaa sinulle epävarmuuden siitä, miten tai jos sinun pitäisi vastata (ja syö aikaa)
• Älä suuntaa sinua ottamaan joitakin toimia (mikä ei ole tuottavaa)
• Hävitä ja / tai rohkaise sinua tuhlaamaan aikaa verkossa
• Ei sovi sähköpostiviestille, ja se on järkevämpää dynaamisen viestintäkanavan, kuten yrityskokouksen tai jonkin muun sisällön kannalta sopivamman muodon, kautta (kuten tietosisältöinen erillinen asiakirja)

Kuinka käsitellä saapuvia sähköpostiviestejä tehokkaasti

Jotta voisit lukea ja käsitellä sähköpostiviestejä tehokkaasti, sinun on keskityttävä kahteen asiaan - selvitettävä sähköpostiviestin viesti (tai puuttuminen) ja päätettävä, mihin toimiin vastataan.

Vaihe 1: Selvitä viesti (tai puuttuminen)

Kun luet uuden sähköpostiviestin, ota mahdollisimman vähän aikaa selvittääksesi:

• Onko puhuja sinulle suoraan tai välillisesti
• Onko puhuja kertonut sinulle, mitä he odottavat teiltä
• Onko se tehty selkeällä tavalla
• Onko kokonaisviesti merkityksellinen sinulle
• Riippumatta siitä, onko yleinen viesti asianmukainen, kun otetaan huomioon suhde lähettäjäsi (tai puuttuminen, jos he yrittävät käynnistää esimerkiksi liikesuhteita)

Tämä auttaa sinua selvittämään, mitä sähköpostiviesti on, ja miten haluat vastata. Toisin sanoen, jos aiot vastata ensin.

On erityisen tärkeää huomata, että puhuja tekee yhden tai useamman asian, joka voi houkutella sinut tuhlaamaan arvokasta aikaa, kuten:

• On epäselvää, mitä he yrittävät sanoa
• Kielen käyttäminen hämmentävällä tai eufemistisella tavalla välttääkseen konkreettisia puheenvuoroja (esim. ”Mielestäni meidän täytyy olla sydämen sydäntä jossain vaiheessa” ja ”Voitko soittaa minulle tällä viikolla, jotta voimme puhua puhelimessa jostain tärkeästä? ”)
• Rambling tai menossa pois aihe
• Sisältää tietoja, jotka eivät ole yritystäsi, sopimattomia, loukkaavia tai epäjohdonmukaisia
• Kopioi tai kopioi sinut viesteihin, jotka eivät ole sinulle tärkeitä
• Toista sama viesti eri sähköpostiviestien kautta tai toista, mitä on jo käsitelty muissa kuin muissa sähköpostiviesteissä
• Kirjoittaminen siitä, mitä olet jo keskustellut ja ratkaissut - unohtamatta tai huolimattomasti

Tällaisissa tilanteissa on erityisen varovainen reagoimaan tehokkaasti siten, että minimoidaan viestintään kulunut aika. Koska edellä mainitut epäselvät sähköpostiskenaariot on helppo päästää, se on helppoa.

Vaihe 2: Päätä, mihin toimiin ryhdytään

Kun tiedät, mitä viesti on, selvitä tuottavin tapa vastata. Seuraavassa on muutamia tyypillisiä vastauksia:

• Keskustelun siirtäminen parempaan viestintävälineeseen, kuten puhelin- ja neuvottelupuheluihin
• Vastaaminen toistuvaan kysymykseen, jota useat ihmiset ovat pyytäneet - ei sähköpostin välityksellä - vaan tiedonsiirtovälineellä, jota voidaan jakaa, kuten Google Doc
• Ei vastaa viesteihin, jotka eivät tee selväksi, mitä puhuja odottaa sinulta (vaikka se tuntuu hieman epäluuloiselta)
• Epäselvien viestien käsitteleminen suorilla ja lyhyillä konkreettisilla kysymyksillä, kuten "Kun haluat saada raportin valmiiksi?" Tai "Miten haluaisit minun osallistuvan tähän hankkeeseen?"
• Puhelimen nostaminen ja henkilön kutsuminen milloin tahansa draamaa tai viestintävälinettä alkaa alkaa - sähköpostin ottaminen kestää vain kauemmin ja voi lisätä konfliktia

Vaihe 3: Palaa tehtävään

Tärkeintä on, että kun olet vastannut sähköpostiviestiin (joka voi koostua siitä, että se ei vastaa ja viesti poistetaan), sinun täytyy palata tehtävään. Siirry seuraavaan sähköpostiviestiin, joka odottaa postilaatikossasi, tai vaihda vaihteita ja palaa itse töihin eikä vastaa muiden pyyntöihin.

Miten sähköpostin lähettäminen voi tuhlata aikaa

Kuva: Adikos

Lisäksi on monia erilaisia ​​sähköpostiviestejä lähetät joka voi tuhlata aikaa. Nuo jotka:

• Pistetään tarpeettomasti useisiin viesteihin, joista jokaisella on aikaa ja ajattelua räätälöidä yhden kattavan sijasta
• Älä koske suoraan vastaanottajan kanssa, mikä on tuhlausta
• Eivät ole riittävän selkeitä, ja vedä pitkiin sähköpostikeskusteluihin ja / tai väärinkäsityksiin tai lainkaan tuottaviin toimiin (mikä tarkoittaa, että sinun täytyy viettää aikaa keskustelun uudelleen aloittamiseen myöhemmin)
• Älä ohjaa vastaanottajaa ryhtymään toimenpiteisiin, jotka ovat epämiellyttäviä
• Huolehdi ja rohkaise vastaanottajaa tuhlaamaan aikaa verkossa - mikä tarkoittaa sitä, että se rohkaisee samaa
• Ei sovi sähköpostimuotoon, mutta sitä voidaan välittää paremmin reaaliaikaisessa keskustelussa tai opetus- tai informaatiomateriaalissa, kuten käsikirjassa, blogi-artikkelissa, usein kysytyissä kysymyksissä, yrityksen raportissa tai PowerPoint-esityksessä

Sähköpostin lähettäminen tehokkaasti

Jotta voit kirjoittaa sähköposteja, jotka eivät tuhlaa aikaa pitkällä aikavälillä (puhumattakaan vastaanottajan ajasta), sinun on keskityttävä viiteen asiaan: selkeän viestin välittäminen, pyytämällä vastaanottajaa ryhtymään toimiin, käyttämällä hyviä rakenteita, muokkaamalla ennen kuin osaat lähettää ja seurata tehokkaasti.

Vaihe 1: Selvitä viestisi

Ennen kuin teet jopa sähköpostiviestin, sinun täytyy saada kristallinkirkas viesti. määrittää:

• Mitä haluat kommunikoida
• Miksi haluat ilmoittaa siitä
• Mitä toimia haluat vastaanottajanne ottavan
• Miten voit parhaiten saada heidät ryhtymään tällaisiin toimiin

Seuraavassa on muutamia yleisiä syitä sähköpostin lähettämiseen:

• Muistuta joku määräajasta
• Jos haluat antaa jollekin kirjalliselle ohjeelle tehtävää
• Kysyä nopeaa kysymystä, johon voidaan vastata asianmukaisesti kirjallisesti
• Voit vastata nopeaan kysymykseen, johon voidaan vastata asianmukaisesti kirjallisesti
• Voit siirtää ajankohtaisia ​​tietoja
• Tarjoa kokousten aikataulutuspäivämäärät
• Voit seurata kokousta ja osoittaa arvostusta

Kaikissa näissä esimerkeissä, lukuun ottamatta viimeistä, haluat, että vastaanottajasi ryhtyy toimiin (vaikka se vain vastaisi sinulle).

Joskus toimenpide ei näytä olevan teko. Ehkä haluat:

• Ohita työtoverisi kärki
• Anna ystävillesi tietää, että olet laskeutunut turvallisesti matkakohteeseesi
• Anna lyhyt päivitys siitä, miten teet uuden määränpääsi ja miten voit saavuttaa seuraavien viikkojen aikana

Kaikissa näissä tilanteissa et pyydä vastaanottajaa ryhtymään tiettyyn toimintaan. On kuitenkin oletettu, että niiden ei odoteta ryhtyvän toimiin niin kauan kuin annat sähköpostiviestin asianmukaisesti tai allekirjoittamalla nimesi. He ymmärtävät, että viestintä päättyy helposti sähköpostisi kanssa; että heidän ei tarvitse vastata.

Vaihe 2: Pyydä vastaanottajaa ryhtymään toimiin

Jotta voit kirjoittaa tehokkaita sähköpostiviestejä, jotka säästävät aikaa, sinun täytyy tehdä niistä kannattavia. Ja sinun on varmistettava, että vastaanottajasi on selvillä siitä, mitä toimia heiltä odotetaan.

Jos et halua tätä, mutta yrität täsmentää elämäsi tarinan tai selittää, miksi pidät seuraavan iPhone-mallin uusimman sijaan, voit unohtaa säästää aikaa, koska kynän kirjoittaja tekee paljon ajattelua ja aikaa.

Keskity seuraaviin asioihin, kun teet sähköpostia sähköpostitse:

• Määräaikojen asettaminen
• Varautumissuunnitelmien laatiminen
• Tarjotaan mahdollisia vaihtoehtoja seuraavalle toiminnalle (esim. Ajat, jotka ovat käytettävissä henkilökohtaisessa kokouksessa, paikat, joihin voit tavata)
• Lausunnon antaminen pyydettäessä
• Kirjoitusta varten sopivan pyynnön tekeminen ja itse asiassa helpompi käyttää toista viestintämuotoa
• Tarjota joukko ohjeita, jotka vastaanottaja on suostunut suorittamaan

Ole ennakoivaa ja vakuuttavaa, kun selvität toimivia vaiheita. Vältä kysymästä avoimia kysymyksiä, ellei muuta vaihtoehtoa ole. Koska avoimet kysymykset ovat vastakkainen kannattavan sisällön kanssa.

Seuraavassa on muutamia esimerkkejä:

• Sen sijaan, että pyytäisit vastaanottajaa antamaan sinulle aikataulua (ja tuhlaa sähköpostiviestiä prosessissa), aloita lähettämällä heille käytettävissä olevat kokousajat.
• Sen sijaan, että pyydät vastaanottajaa, mitä he ajattelevat tietystä liiketoimintapäätöksestä, määrittele mahdollinen päätös ja pyydä rakentamaan palautetta; näin he eivät tarvitse keksiä jotain omallaan, vaan heillä on sen sijaan jotain työtä

Säilytät sähköpostiviestejä toimimalla antamalla selkeät ohjeet lukijalle ja pitämällä sisällön toimintakykyisenä pikemminkin kuin avoimen.

Tärkeintä on, että sinun on varmistettava, että lukijaasi odottavat toimet ovat selvästi tiedossa. Älä oleta, että he tietävät, että haluat perustaa kokouksen tällä viikolla vain tarjoamalla käytettävissä olevat ajat. Älä oleta, että he tietävät, mitä työtehtäväsi ohjeiden joukossa koskee. Ilmoita se selkeästi ja ystävällisesti kertoa heille, mitä haluat heidän tekevän.

Vaihe 3: Luo hyvä rakenne

Sinun on määriteltävä selkeästi viesti, ja olet tehnyt siitä kannekelpoisen, on aika järjestää se siten, että välität selkeyden ja kannattavat pyynnöt.

kohdat: Seuraava yleinen sääntö on, että kappaleita pidetään viiden lauseen alaisena. On vain vaikeaa keskittyä pitkiin kappaleisiin web-lukemisen aikana, mutta clunky-kappaleet antavat vastaanottajalle mahdollisuuden menettää painopisteensä ja ehkä jättää huomiotta tärkeimmät kohdat. Tämä johtaa sitten huolimattomiin tai tarpeettomiin vastauksiin, jotka pilvittävät viestintäkanavan.

lauseet: Käytä aktiivista ääntä lauseita kirjoitettaessa. Pidä lauseet lyhyinä ja pisteinä. Vältä tangenttien katkeamista tai tarpeettomia selityksiä ajatuksistasi tai tunteistasi asioista. Sen sijaan, pidä kiinni tosiseikoista ja mitä toimia pyydät vastaanottajalta.

Sanat: Yritä olla käyttämättä suuria sanoja tai slangia, ellet tiedä, että yleisösi ymmärtää ne. Vältä vitsejä ja kulttuurisia viittauksia, joita voi olla väärin ymmärretty, koska kaikki, mikä voidaan helposti tulkita väärin, on mahdollinen este tehokkaalle viestinnälle.

Vältä ylimääräisiä sanoja ja lausekkeita. ”Ottaen huomioon tämänhetkisen tilanteen, jossa tämä tapahtuu tällä hetkellä, mielestäni voi olla viisasta…” on kelpoisuuslausuma, joka ei ainoastaan ​​hukkaa sanoja ja aikaa, vaan häiritsee todellista viestiä. Sen sijaan, ilmoita vain suosituksesi ilman, että tarvitset sitä.

Toinen esimerkki: ”Ajattelin, voinko kysyä sinulta…” Leikkaa tämä lause pois ja kysy yksinkertaisesti. Se lisää myös luottamusta, koska et alitajuisesti pyydä lupaa suhtautua ennakoivasti.

välimerkkejä: Pidä välimerkit yksinkertaisina. Hyväksyttävät sanat ja lauseet ovat tehokkaita vain silloin, kun niitä käytetään luotettavuuden määrittämiseen, kun aloitat viestinnän jonkun kanssa, jolle haluat luoda liiketoimintaa tai henkilökohtaista suhdetta. Tällaisissa tapauksissa et välttämättä halua olla tulossa, vaan käytä kohteliaita lauseita kunnioittamaan aikansa.

Pienennä pilkkujen käyttö - tämä auttaa luonnollisesti pitämään lauseita lyhyinä. Vältä laiskaa tekstin innoittamaa puhetta, jossa on piste-dot-pisteiden ja peräkkäisten pilkujen liikakäyttö. Sen sijaan, kohdista lauseesi asianmukaisella englanniksi ja käytä supistuksia, kun se on järkevää, koska ne tekevät lukuvirtauksesta paremman.

Lisäksi harkitse välimerkkiluetteloita luettelomerkkien avulla ja käytä viivojen viivaa suurten osien hajottamiseksi (jotka voivat sisältää yhden tai useamman kappaleen).

Luodinpisteet ja leikkauskatkot parantavat web-luettavuutta sekä auttavat järjestämään viestisi selkeämmin.

Vaihe 4: Muokkaa ennen lähettämistä

Ennen kuin lähetät sähköpostin, lue se 1-2 minuuttia, jotta voit lukea sen ääneen. Tämä auttaa sinua saamaan virheitä tai huomaa hankalat osat, joita et yleensä sanoisi henkilökohtaisesti. Poista nämä ylimääräiset sanat ja yksinkertaista välimerkkejä. Luetteloita luettelot ja leikkaa kappaleita.

Kun voit vastata seuraaviin kysymyksiin "kyllä", niin olet valmis napsauttamaan "lähetä":

• Onko viesti tyhjä?
• Ovatko odotukset toimivia ja selkeästi ilmoitettuja?
• Voiko vastaanottajani vastaanottaa viestini onnistuneesti? Menestys merkitsee sitä, että he tietävät, mitä vastauksia heiltä odotetaan.
• Jos roolit olisi peruutettu, voinko saada tämän viestin onnistuneesti vastaan?

Vaihe 5: Seuranta tehokkaasti

Lisäksi voit olla aktiivinen sähköpostisi seurannassa. Jos joku ei vastaa suoraan pyyntöön, älä tuhlaa aikaa miettimään, mitä tapahtui. Lähetä sen sijaan kohtelias mutta suora seuranta-sähköposti, jotta voit kirjautua sisään. Käytä edellä lueteltuja periaatteita. Ja älä tuhlaa liikaa aikaa yrittää saada vastausta; jos vastaanottaja ei kommunikoi kanssasi, tiedä milloin siirtyä tai lähestyä niitä henkilökohtaisesti.

Säästä aikaa käyttämällä sähköpostia

Sähköposti voi säästää paljon aikaa, jos osaat käyttää sitä tehokkaasti. Ja tämä koskee sekä viestien lähettämistä että vastaanottamista.

Sähköpostia käytetään parhaiten sellaisten toimien välittämiseen, joita voidaan välittää asianmukaisesti kirjallisesti. Jos käytät sähköpostin etuja ja vältät monta aikaa vievää haittaa, se toimii tehokkaana työkaluna.