Sähköpostin luominen ja lähettäminen Outlook 2013 ssa
Outlook on melko synonyymi sähköpostille. Siksi haluat kaikkien muiden ominaisuuksiensa lisäksi varmistaa, että tiedät, miten voit käyttää sitä sähköpostitse mahdollisimman tehokkaasti.
Olemme olleet käyttäneet Outlookin näkökohtia jonkin aikaa ja grizzled Office -vetserit tietävät jo kaikki nämä asiat, mutta uudet käyttäjät, kuten ne, jotka tarvitsevat Outlookin käyttöä toimistoasetuksissa, saattavat joutua käyttämään Outlookia päivittäin. Se on kuitenkin monipuolinen ja kypsä sähköpostisovellus, jonka Windows-käyttäjien pitäisi olla työkalupakissaan.
Koska on paljon opittavaa, meillä on vähän aikaa menettää, joten aloita heti, miten viestejä kirjoitetaan ja lähetetään, sekä erittely kaikista vaihtoehdoista, joita voit säätää, jotta Outlook olisi hyödyllinen ja miellyttävämpi kokemus.
Viestin nopea kirjoittaminen ja lähettäminen
Jos haluat tai tarvitsee ymmärtää Outlookin perusasiat, olemme kirjoittaneet sille kätevän aloittelijoiden oppaan. Suosittelemme, että luet sen, jos Outlook on täysin uusi.
Muussa tapauksessa voit napsauttaa Outlookin Saapuneet-kansiosta "Uusi sähköposti" -painiketta tai käyttää "CTRL + N".
Tuloksena olevan uuden viestin ikkunan pitäisi olla melko yksinkertainen. Jos olet koskaan käyttänyt Microsoft Wordia tai vastaavaa tekstin muokkausohjelmaa, Basic Text -ominaisuudet näyttävät epäilemättä tutulta.
Tässä vaiheessa voit määrittää, kenelle lähetät viestisi, kirjoitat viestisi ja napsautat Lähetä-painiketta. Se on kaikki hyvin ja hyvä, jos vain kirjoitat kertaluonteisen viestin ja sitten olet tehnyt sen, mutta siihen on enemmän kuin se.
A Yhteystiedot Päivitys
Kun kirjoitat uuden sähköpostiviestin, ensimmäinen asia, jonka luultavasti tehdään, on antaa vastaanottajalle tai vastaanottajille. Voit tehdä tämän kirjoittamalla yksinkertaisesti sähköpostiosoitteensa tai napsauttamalla ”Vastaanottaja…” ja valitsemalla osoitekirjasta nimiä.
Muista, että jos haluat nopeasti valita kaksi tai useampia osoitteita samanaikaisesti, pidä CTRL-näppäintä painettuna ja valitse jokainen nimi, jonka haluat valita, ja valitse sitten osoitteet: To ja Cc (tai Bcc). Kun olet valinnut kaikki vastaanottajat, napsauta OK.
Jos sinulla ei ole osoitekirjaa, olemme jo katseet. Voit tuoda yhteystietosi Outlookiin Gmailista tai vastaavasta sähköpostipalvelusta.
Vastausosoitteen muuttaminen
Oletetaan, että sinulla on useampia kuin yksi Outlook-tili. Miten lähetät sähköpostia muilta tileiltäsi?
Huomaat, että "From" -painikkeessa on pieni nuoli. Napsauta tätä painiketta ja näet muut tilit avattavasta luettelosta, jolloin voit valita toisen sähköpostitilin.
Vaihtoehtoisesti voit käyttää sähköpostitiliä, joka ei liity Outlookiin, esimerkiksi jos käytät jonkun toisen tietokonetta tai käytät tietokonetta töissä ja haluat reitittää vastaukset henkilökohtaiselle tilillesi.
Jos teet tämän, pidä pari mielessä. Ensinnäkin, mitä viestejä lähetät lähetetään lähetettyyn kansioon, älä lähetä mitään henkilökohtaisia, ellet aio poistaa sitä ja tyhjentää roskakorin. Jos lähetät viestin työstänne, he tallentavat sen todennäköisesti sähköpostipalvelimelle.
Allekirjoitukset ja kiinteät
Saatat jo tuntea allekirjoitusten käsitteen tai käyttää niitä itse. Periaatteessa allekirjoitukset ovat erityisiä valmiiksi koottuja bittejä, joita voit liittää jokaiseen viestiin. Tämä voi olla yhteystietosi, tärkeät tiedot tuotteesta tai tapahtumasta, jota edistät, tai vain syvällinen lainaus, jota pidät todella.
Tässä esimerkissä aiomme liittää allekirjoituksen, jossa esitetään yksityiskohtaisesti tulevia loma-suunnitelmia. Liittämme tämän allekirjoituksen kaikkiin työtilillämme oleviin sähköposteihin, mutta ei vastauksiin ja eteenpäin.
Siitä lähtien, kunnes poistat allekirjoituksen näiden asetusten avulla, lomasi varoitus tulee näkyviin aina, kun kirjoitat uuden sähköpostiviestin.
kiinteä?
Allekirjoitukset ovat riittävän helppoja selvittää, mutta mitä on paikallaan? Niin kauan kuin se on siellä, mene eteenpäin ja keskustele siitä. Kuten allekirjoituksissa, olet luultavasti nähnyt sähköpostin paikallaan jollakin tai toisella tavalla, mutta pohjimmiltaan se toimii näin: koska lähetät sähköpostiviestejä HTML: nä, paikallaan vain voit määrittää taustoja, erilaisia fonttityylejä ja väriä viestien.
Näet täällä miten tämä toimii. Valitsimme luettelosta "Karhut" -teeman, joka antaa meille taustan, jossa on nallekarhuja.
Tietenkin, jos olet töissä, voit halutessasi pidättäytyä viestistä, joissa on nallekarhuja, ja jos haluat, että viestit todella erottuvat, voit käyttää kiinteää ominaisuutta luoda todella houkuttelevia tuloksia.
Viestien lähettäminen ja välittäminen
Viestien lähettäminen ja edelleenlähetys on yksinkertaista, ja olet todennäköisesti huomannut nauhan vastaustyökalut.
Näet vastauksen, vastata kaikkiin (käytä varovaisesti) ja eteenpäin -vaihtoehtoja, jotka ovat melko itsestään selviä, mutta mitä muita vaihtoehtoja?
Jos napsautat “Kokous”, voit pyytää kokousta, kun vastaat; tarkista kaikki vaihtoehdot, joita saat, kun teet tämän.
Aiomme käsitellä kokouksia yksityiskohtaisemmin tulevassa artikkelissa, jossa keskustelemme Outlookin kalenteritoiminnoista.
Vastaa ja eteenpäin -asetuksia
Let's pop avaa vastauksen ja välittää vaihtoehdot nopeasti. Voit muuttaa tapaa, jolla alkuperäiset viestit näyttävät, kun vastaat tai välität, tai onko se sisällytetty liitteenä vai ei..
Voit myös määrittää, miten vastaukset ja eteenpäin lähetetään, ja onko kommenttisi etukäteen nimesi kanssa.
Muut Outlookin Mail-asetukset
Mail-vaihtoehdoissa on paljon muita asioita, joten ennen kuin jätämme sinut tänään, haluamme viettää jonkin aikaa puhua niistä.
Seuraavassa on muutamia perusasioita, kuten muokkausasetuksia, joilla voit muokata viestien kirjoittamista, oikeinkirjoituksen ja automaattisen korjauksen asetuksia sekä allekirjoituksia ja kiinteitä vaihtoehtoja, joita olemme jo koskettaneet.
Monet näistä vaihtoehdoista avautuvat alivaihtoehdoille. Jos esimerkiksi napsautat ”Muokkausvaihtoehdot…”, löydätte koko joukon muita valintaruutuja (jotka on jaettu kahteen luokkaan, Proofing ja Advanced)..
Vierittämällä alaspäin on viestien saapumisasetuksia, joiden avulla voit valita, miten Outlook ilmoittaa, kun viestit saapuvat postilaatikkoon.
Sen lisäksi, miten Outlook merkitsee kohteita luetuiksi, kun käytät lukupaneelia.
Voit päättää, kuinka usein viestit tallennetaan automaattisesti, missä ne tallennetaan ja niin edelleen.
Kun lähetät viestejä, mitä tapahtuu? Valitse "Lähetä viestit" -vaihtoehtoja valitsemalla oletusarvoisuuden ja herkkyyden tasot, automaattinen nimien tarkistus ja melko muutama pieni, mutta erillinen tweaks, jonka voit tehdä käyttökokemuksellesi.
Jos olet kiinnostunut viestien seurannasta, on myös tapoja tehdä muutoksia tähän. Esimerkiksi täällä voit ottaa käyttöön lukukuitit, jotka lähettävät sinulle ilmoituksen aina, kun joku lukee sähköpostisi.
Lopuksi löydämme joitakin vaihtoehtoja, joiden avulla voit muuttaa viestisi muotoa, jota et ehkä koskaan käytä.
Muilla vaihtoehdoilla on joitakin hyödyllisiä ominaisuuksia, kuten tahnojen vaihtoehtojen näyttäminen (mahdollisesti ärsyttävä) ja siitä, näytetäänkö viestien otsikoissa seuraavia ja aiempia linkkejä lukemalla useita viestejä postilaatikossa (todennäköisesti hyödyllinen).
On myös vaihtoehtoja, joilla voit määrittää, miten ohjelma suorittaa keskustelun puhdistamisen, mutta käsittelemme Outlook-sähköpostin hallinnan ja muiden näkökohtien tulevan artikkelin..
Sähköposti on niin olennainen osa Outlookia, se on ihme, että on paljon tapoja määrittää se. Tarpeetonta sanoa, kun opetat käyttämään Outlookia, voit löytää itsesi palatessasi tilaisuuksiin muuttaaksesi tiettyjä näkökohtia sähköpostin muotoilemisesta ja käyttäytymisestä.
Emme ole valmiita tutkimaan Outlookia, meillä on vielä paljon näytettäviä, kuten tapoja, joilla voit käsitellä liitetiedostoja, kalenteria, tehtäviä ja paljon muuta. Toistaiseksi haluaisimme kuitenkin kuulla lisää teiltä, joten ota hetki, jotta voit jättää meidät nopeasti muistiin keskustelufoorumissamme.
