Miten luodaan lomamatkan viesti (lähes) mikä tahansa sähköpostitili
Jos olet menossa pois kaupungista, saatat haluta lisätä muistiinpanosi sähköpostiisi, jotta ihmiset tietävät, että et ole käytettävissä, tai ota yhteyttä johonkin muuhun, kun olet poissa.
Useimmat sähköpostipalvelut tarjoavat mahdollisuuden lähettää automaattisen vastauksen saapuviin viesteihin, kun et ole käytettävissä tarkistamaan sähköpostisi. Tässä voit määrittää suosituimpien sähköpostipalvelujen loma-vastauksen.
Kun olet lomailija-asennuksen yhteydessä, olet jossakin harvoista veneistä:
- Joko sinulla on Gmail-tili, Microsoft (outlook.com, live.com tai hotmail.com) tili tai Yahoo-tili, joka tukee vastaajia.
- Olet yhteydessä Microsoft Exchange Serveriin ja voit käyttää Out Of Office Assistantia.
- Sinulla on POP3 / IMAP-sähköpostitili, joka ei tue vastaajia, ehkä Internet-palveluntarjoajalta tai muulta palvelulta.
Näytämme, miten voit määrittää lomailijalta Gmailissa, Yahooissa, Windows 10 Mailissa (Microsoft-tileissä), Outlook.comissa, Outlookissa Windowsissa (IMAP- ja POP3-tilit), Exchange ja jopa Apple Mail for Macissa (IMAP- ja POP3-tilit).
Loma-vastauksen määrittäminen Gmailissa
Niille teistä, joilla on Gmail-osoite, tai jopa pienelle yritykselle, joka käyttää Google-sovelluksia, loma-vastauksen määrittäminen Gmailissa on yksinkertaista. Kirjaudu vain Gmail-tilillesi, napsauta Asetukset-valikkoa näytön oikeassa yläkulmassa ja valitse Asetukset. Kun Asetukset-sivu avautuu uuteen välilehteen, selaa alaspäin, kunnes näet osan Loma-vastaaja. Vaihtoehdot ovat hyvin intuitiivisia. Kytke lomailija vasta päälle, valitse ensimmäinen päivä ja viimeinen päivä (jos käytössä) ja kirjoita aihe ja viesti. Jos et halua, että lomailuvastaus menee ulos kenelle tahansa, joka lähettää sinulle sähköpostiviestin, valitse Vain vastaukset henkilöihin, jotka ovat yhteystietoni -valintaruudussa, jotta sallit vain loma-vastauksen mennä ulos Google-yhteystietoluettelosi henkilöihin.
Yahoo Vacation Responderin määrittäminen
Voit määrittää Yahoo Mailissa loma-vastauksen avaamalla selaimen ja kirjautumalla Yahoo Mail -tilillesi. Napsauta sitten selainikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa hammaspyöräkuvaketta ja valitse pudotusvalikosta Asetukset. Napsauta Asetukset-valintaikkunassa vasemmalla olevien vaihtoehtojen luettelossa "Lomakohtainen vastaus" ja valitse "Ota automaattinen vastaus käyttöön näinä päivinä (mukaan lukien)" -ruutuun. Valitse päivämäärät ja päivämäärät ja anna haluamasi automaattinen vastaus. Jos haluat, että eri vastaus lähetetään yhdelle tai useammalle tietylle verkkotunnukselle, tarkista ”Erillinen vastaus sähköposteihin, jotka muodostavat tietyn verkkotunnuksen”, kirjoita verkkotunnukset ja kirjoita sitten viesti, joka lähetetään sähköposteihin näiltä verkkotunnuksilta.
Yahoo antaa sinulle mahdollisuuden saada myös erilaisia sähköpostivastauksia, jotka perustuvat siihen, kenelle se tulee. Tarkista vain "Erillinen vastaus tiettyyn verkkotunnukseen lähetetyistä sähköpostiviesteistä" -valintaruutu ja lisää sähköpostiosoitteisiin, joihin haluat eri vastauksen.
Napsauta Tallenna-painiketta Asetukset-valintaikkunan alareunassa, kun olet valmis. Loma-vastauksesi lähetetään automaattisesti tietyissä päivissä.
Automaattisten vastausten määrittäminen Windows 10 Mailissa Microsoft-sähköpostitileille
Windows 10 Mail -palvelun avulla voit määrittää Microsoftin sähköpostitileille lomailuvastaukset, mukaan lukien outlook.com, live, com, hotmail.com ja Office 365 -tilit. Voit määrittää loma-vastauksen Windows 10 Mailissa avaamalla sovelluksen ja napsauttamalla ikkunan vasemmassa alakulmassa olevaa vaihteen kuvaketta. Valitse sitten "Automaattiset vastaukset" Asetukset-ruudusta, joka liukuu oikealle, ja valitse tili, jolle haluat lähettää automaattisia vastauksia "Valitse tili" -luettelosta. Napsauta Lähetä automaattiset vastaukset -liukusäädintä, jolloin se muuttuu tummanharmaaksi ja lukee Käytössä. Anna viesti, jonka haluat lähettää automaattisena vastauksena liukusäätimen alla olevaan ruutuun. Jos haluat, että vastaus lähetetään vain yhteystietoluettelossasi oleville henkilöille, valitse Lähetä vastaukset vain yhteystietoihin -ruutuun. Voit määrittää automaattiset vastaukset kaikille tuetuille tileille Mailissa, mutta sinun on tehtävä se erikseen kullekin.
Automaattisen vastauksen määrittäminen Outlook.comissa
Jos haluat määrittää automaattisen vastauksen Outlook.comissa, siirry suosikkiselaimessasi osoitteeseen http://www.outlook.com ja kirjaudu sisään Microsoftin sähköpostitiliin, josta haluat lähettää automaattisen vastauksen. Napsauta sitten Outlook.com-sivun oikeassa yläkulmassa olevaa vaihteen kuvaketta ja valitse pudotusvalikosta ”Automaattiset vastaukset”. Napsauta ikkunan oikeassa reunassa liukuvan ruudun Lähetä automaattisia vastauksia -kohtaa. Aseta aloitus- ja lopetusaika ja kirjoita haluamasi viesti automaattisesti. Valitse muut haluamasi asetukset, kuten haluatko automaattisten vastausten lähettämisen vain yhteystietoluettelossasi oleville henkilöille tai kaikille, jotka lähettävät sinulle sähköpostia.
Kun olet määrittänyt automaattisen vastauksen, napsauta OK-painiketta ruudun yläosassa. Mukautettu viesti poistuu nyt automaattisesti ajanjaksosta, jonka valitsit vastaamaan asettamiasi vaatimuksia vastaaviin sähköpostiviesteihin.
HUOMAUTUS: Voit käyttää Outlook.comia vain Microsoftin sähköpostitileillä-live.com, outlook.com, hotmail.com ja msn.com.
Microsoft Exchange Serverin loma-vastauksen määrittäminen Outlookissa
Jos olet yhteydessä Microsoft Exchange Serveriin (tavallisesti), voit hyödyntää Out Of Office Assistantia, joka on sama kuin Lomavastaava. Tämän asettamiseksi klikkaa ”Tiedosto” -välilehteä, kun haluat siirtyä taustanäkymään, ja napsauta ”Automaattiset vastaukset” -painiketta.
Täältä loma-vastauksen asentaminen on melko helppoa. Napsauta "Lähetä automaattiset vastaukset" -vaihtoehtoa ja valitse "Lähetä vain tämän ajanjakson aikana" -ruutu, jos haluat rajoittaa automaattisia vastauksia tiettyyn aikaväliin. Valitse ”Aloitusaika” ja “Lopetusaika”. Sitten voit kirjoittaa viestin, joka lähetetään "Oma organisaation sisällä" tai "Ulkoinen organisaatiosi ulkopuolella" tai molemmat.
Loma-vastauksen määrittäminen IMAP- tai POP3-tilille Outlook for Windows -käyttöjärjestelmässä
Jos et ole kytketty Exchange-palvelimeen työsi aikana, mutta ehkä käytät Outlookia kotona, voit määrittää lomailijan vastaamaan näkymästä. Tämä toimii kuitenkin vain, jos tietokoneesi pysyy käynnissä, kun olet poissa, joten on parasta tarkistaa ja tarkistaa, tukeeko sähköpostitiliäsi lomailijaa webmail-palvelussaan. Jos ei, Outlook tekee näppylä.
Voit määrittää loma-vastauksen Outlookissa Windowsille, joten sinun on ensin määritettävä sähköpostimalli, jossa on viesti, jonka haluat lähettää. Voit luoda sähköpostimallin luomalla pohjimmiltaan uuden sähköpostiviestin, kirjoittamalla viestin, jonka haluat tallentaa (ilman Vastaa, Kopio, Bcc tai Aihe), ja tallenna sitten viesti Outlook-malliksi. Kun olet luonut sähköpostimallisi, luo sääntö, joka lähettää kyseisen sähköpostimallin automaattisesti tietyn ajanjakson aikana vastaanotetuille sähköpostiviesteille.
Nyt kun joku lähettää sinulle sähköpostia, valitsemaasi mallia lähetetään heille automaattisesti määritetyn ajanjakson aikana.
Vastaanoton poisto Apple Mail for Macissa (IMAP tai POP3)
Apple Mail -palvelussa ei ole sisäänrakennettua ominaisuutta toimistovastauksissa, mutta voit määrittää yhden tai useamman säännön lähettääksesi mukautetut vastaukset saapuviin sähköpostiviesteihin automaattisesti IMAP- tai POP3-tililtä, jonka olet lisännyt sovellukseen. Voit määrittää Apple Mailissa sähköpostitilin vastaamattoman vastauksen määrittämällä säännöt-ruudun Asetukset-valintaikkunan säännöt (siirry Mail> Asetukset ja napsauta sitten sääntöjä) -painiketta. täytettävä (tili, jolle haluat lähettää automaattisia vastauksia) ja toteutettavat toimet (vastaus viestiin, jossa on tietty tekstiviesti). Voit myös lisätä muita ehtoja, kuten tarkistaa, onko lähettäjä yhteystiedoissa vai ei, tai tarkistetaan, että Vastaanottaja-kentässä on tietty sähköpostiosoite.
Luodun toimiston vastaussääntö voidaan aktivoida tai poistaa käytöstä Sääntö-näytössä tarkistamalla tai poistaaksesi ruudun vieressä olevan ruudun. Koska et voi asettaa säännön päivämääräluokkaa, sinun on kytkettävä sääntö manuaalisesti päälle, kun haluat sen suorittamisen, ja kytke se pois päältä, kun et halua sitä enää. Varmista, että poistat valintaruudun ruudusta Asetukset-valintaikkunassa, kun palaat lomasta tai työmatkalta.
Niin kauan kuin sääntö on aktiivinen, jokainen vastaanotettu sähköposti, joka vastaa valittuja ehtoja, vastaa määritetyllä mukautetulla viestillä. Jokainen lähettäjä saa automaattisen vastauksen aina, kun he lähettävät sinulle sähköpostia.
HUOMAUTUS: Sinun on jätettävä Apple Mailin avaus Maciin, jotta sääntö voidaan suorittaa. Jos suljet Apple Mailin, automaattisia vastauksia ei lähetetä, mutta ne ovat heti, kun avaat Apple Mailin uudelleen ja saat sähköpostiviestejä sääntöön valitun tilin postilaatikossa. Olisi parempi perustaa loma-vastaaja sähköpostipalvelun webmail-asetuksiin, jos sellaisia on saatavilla, joten sinun ei tarvitse jättää tietokonettasi.
