Kansionäkymän luominen ja mukauttaminen Outlookissa
Jos työskentelet toimistossa, niin mahdollisuudet viettää paljon aikaa käsitellä sähköpostia, luultavasti Microsoft Outlookissa. On syytä ottaa vähän aikaa, jotta Outlook näyttää tarvitsemasi tiedot. Sähköpostissa paras tapa tehdä tämä on kansionäkymillä. Näin he toimivat.
Mikä on kansionäkymä?
Jokainen paikka, jossa pidät sähköpostiosoitteesi Outlookissa - onko se postilaatikko, lähetetyt kohteet, arkistot, poistetut kohteet tai muu paikka, on kansio. Kukin näistä kansioista näyttää oletusarvoisesti samalta, ja sarakkeet sisältävät metatietoja sähköpostista, kuten lähettäjä, aihe, vastaanotettu päivämäärä ja kellonaika jne. Outlook ryhmittelee sähköpostit päivämäärän mukaan (viimeistään alkuun), tyylitön lukemattomia viestejä lihavoitu sininen teksti ja näyttää viestit, jotka olet lukenut tavallisessa mustassa kirjasimessa.
Tämä on oletuskansionäkymä.
Voit kuitenkin muuttaa tätä näkymää, jos haluat. Voit luoda eri näkymän jokaiselle kansiolle, tai voit luoda haluamasi kansionäkymän ja soveltaa sitä jokaiseen kansioon. Outlookissa on jopa joitakin vaihtoehtoisia sisäänrakennettuja näkymiä, joista voit aloittaa.
Vaihda toiseen sisäänrakennettuun näkymään
Aloitetaan, siirrytään johonkin toiseen sisäänrakennettuun näkymään napsauttamalla Näytä> Muuta näkymää.
Compact-näkymä on oletusnäkymä, jota jokainen kansio käyttää, mutta voit vaihtaa jompaankumpaan seuraavista kahdesta:
- Yksittäinen: Tämä poistaa päivämäärän ryhmittelyn ja näyttää kaikki viestisi yksinkertaisessa luettelossa.
- esikatselu: Tämä (hieman intuitiivisesti) poistaa esikatselupaneelin.
Olemassa olevan näkymän mukauttaminen
Voit mukauttaa nykyisen kansionäkymän napsauttamalla Näytä> Näytä asetukset.
Tämä avaa Lisäasetukset-ikkunan, jossa voit muuttaa kaikkia näkymää koskevia asioita.
Muutamme näytettyjä sarakkeita ja lajitteluasetuksia esimerkkinä. Avaa Näytä sarakkeet -ikkuna napsauttamalla sarakkeita.
Valitse oikeanpuoleisessa sarakkeessa "Mainita", napsauta "Poista" -painiketta ja valitse sitten "OK".
Napsauta Lisäasetukset-ikkunassa Lajittele-painiketta avataksesi Lajittelu-ikkunan.
Valitse avattavasta "Lajittele kohteet" -valikosta "Alkaen" ja valitse sitten "OK".
Napsauta nyt OK-painiketta Lisäasetusten näkymissä. Kansionäkymä on nyt muuttunut niin, että "Mainita" -sarakkeessa on piilotettu ja että kansio on lajiteltu postin lähettäjä.
Nämä ovat vain kaksi nopeaa esimerkkiä siitä, mitä voit tehdä. Voit lisätä tai poistaa useita eri sarakkeita, ryhmitellä ja lajitella viestejä eri tavoin ja jopa muuttaa viestien näyttämiseen käytettäviä fontteja ja tyylejä. Voit leikkiä eri vaihtoehtojen avulla löytääksesi sinulle parhaiten sopivan.
Käytä näkymää muille kansioille
Kun olet mukauttanut näkymääsi, voit soveltaa samaa näkymää mihin tahansa muuhun kansioon ilman, että sinun täytyy mukauttaa niitä. Valitse Näytä> Näytä asetukset uudelleen ja tällä kertaa napsauta "Käytä nykyistä näkymää muihin kansioihin" -komentoa.
Valitse kansiot, joihin haluat soveltaa näkymää, ja valitse sitten OK.
Voit valita niin monta kansiota (tai alikansiota) kuin haluat.
Tallenna mukautettu kansionäkymä
Voit myös pitää räätälöidyn näkymän mallina, jotta voit soveltaa sitä muihin kansioihin tulevaisuudessa. Valitse Näytä> Näytä asetukset uudelleen ja valitse ”Tallenna nykyinen näkymä uutena näkymänä”.
Tämä avaa Kopioi näkymä -ikkunan, jossa voit antaa näkymän nimen ja valita, kuka näkee näkymän. Napsauta OK, kun olet asettanut kaiken.
Jos valitset Näytä> Näytä asetukset uudelleen, Outlook näyttää uuden näkymän käytettävissä olevana vaihtoehtona. Napsauta "Hallitse näkymiä" nähdäksesi kaikki näkymät, joihin sinulla on pääsy.
Hallitse kaikkia näkymiä -ikkunan avulla voit lisätä, muokata ja poistaa näkymiä sekä nähdä kunkin näkymän asetukset.
Luo näkymä naarmuuntumiselta
Jos haluat luoda upouuden näkymän, napsauta "Uusi" -painiketta Hallitse kaikkia näkymiä -ikkunassa. Tämä avaa Luo uusi näkymä -ikkunan.
Valitse aloitusnäkymän tyyppi, jonka haluat aloittaa, ja napsauta OK-painiketta. Näyttöön tulee Lisäasetukset-ikkuna, ja voit muokata näkymää haluamallasi tavalla. Kun olet valmis, napsauta OK, kunnes pääset takaisin Hallitse kaikkia näkymiä -ikkunaan ja napsauta sitten Käytä sovellusta, jos haluat käyttää näkymää nykyiseen kansioon.
Kun olet luonut uuden näkymän, voit hakea mihin tahansa muuhun kansioon, muokata sitä edelleen tai käyttää sitä uuden uuden näkymän pohjana.
Poista mukautukset näkymästä
Jos olet tehnyt joitakin mukautuksia nykyiseen näkymään, voit palata takaisin olemassa olevaan näkymään helposti. Tämä on hyvä tapa kokeilla asioita ilman, että sinun pitäisi huolehtia niiden peruuttamisesta, jos muutokset eivät toimi. Poista kaikki tallentamattomat mukautukset nykyisestä kansiosta valitsemalla Näytä> Nollaa näkymä.
Näiden Näytä työkalujen avulla voit tehdä kansiot toimimaan juuri haluamallasi tavalla..
