Outlook-tilisi siirtäminen jollekulle
Kalenterin jakaminen Outlookissa on tarpeeksi yleistä ja useissa yrityksissä kaikki Outlook-kalenterit näkyvät oletusarvoisesti koko toimistossa. Voit kuitenkin antaa jokaiselle paljon korkeamman näkyvyyden ja valvonnan delegoimalla tilisi, jotta he voivat luoda ja vastata kokouksiin ja sähköposteihin. Katsotaanpa, miten se toimii.
Jos haluat siirtää postilaatikkosi jollekin, napsauta Tiedosto> Tiliasetukset ja napsauta sitten "Siirrä käyttöoikeutta" -komentoa.
Tämä avaa lähetysikkunan, joka on tyhjä, kun avaat sen ensimmäisen kerran. Napsauta Lisää-painiketta asettaaksesi valtuutetun.
Tämä avaa maailmanlaajuisen osoiteluettelon (luettelo kaikista yrityksesi henkilöistä), joten voit valita edustajan. (Et voi siirtää tiliäsi jollekin muulle sähköpostiosoitteesi ulkopuolelle, mikä tarkoittaa, että jos sähköpostiosoitteesi on [email protected], voit siirtää postilaatikkosi vain jollekin, jolla on sähköpostiosoite, joka päättyy ”@ mycompany.com. ”)
Valitse henkilö, jolle olet valtuuttanut, ja avaa sitten valtuutetut edustajat napsauttamalla OK.
Oletusoikeudet antavat delegoidulle editorille oikeudet Kalenteri- ja Tehtäväluetteloon, mutta älä anna heille pääsyä Saapuneet-, Yhteystiedot- tai Muistiinpanoihin. Voit kuitenkin muuttaa minkä tahansa näiden luokkien oletuslupaa. Vaihtoehdot ovat:
- Ei mitään: Edustajalla ei ole pääsyä.
- arvostelija: Valtuutettu voi lukea kohteita, mutta ei muokata niitä.
- Kirjoittaja: Valtuutettu voi lukea ja luoda kohteita sekä muuttaa ja poistaa luomiaan kohteita (kuten kokouspyyntöjä tai tehtäviä).
- Leikkaus: Valtuutettu voi tehdä kaiken, mitä tekijä voi tehdä, ja voi myös muuttaa ja poistaa luomasi kohteet.
Jos haluat vain, että valtuutettu hallitsee kalenteria (ja tehtäviä, jotka voidaan määrittää muille ihmisille), oletusoikeudet toimivat hyvin. "Edustaja vastaanottaa minulle lähetettyjä kokouksiin liittyviä viestejä" -vaihtoehto on käytössä, joten valtuutettu ei tarvitse pääsyä postilaatikkoon. Kokouspyynnöt ja vastaukset lähetetään heille automaattisesti, kun se kytketään päälle.
Valtuutettu ei näe kokouksia tai tapaamisia, jotka olet luonut ja merkitty yksityisiksi; he vain näkevät, että siellä on yksityinen tapaaminen. Jos haluat, että he näkevät (ja muokkaavat) yksityiset tapaamiset, kytke "Edustaja näkee yksityiset kohteet" -vaihtoehdon päälle.
Lopuksi on yleensä hyvä, että lähetät automaattisesti viestin lähetettäväksi valtuuttamaan yhteenvedon näistä oikeuksista, jotta valtuutettu tietää, että heillä on lupa käyttää postilaatikkoa.
Napsauta OK palataksesi edustajapaneeliin. Alla olevat kolme vaihtoehtoa, jotka olivat harmaita ennen valtuutetun lisäämistä, ovat nyt käytettävissä.
Oletusasetusten kokouspyynnöt lähetetään valtuutetuille, ja kopio lähetetään sinulle useimpien henkilöiden referenssitöitä varten, mutta muutat johonkin muuhun vaihtoehtoon, jos haluat.
Kun napsautat "OK", valtuutettu lisätään. Ne voivat nyt lisätä postilaatikkosi Outlook-profiiliinsa ja käyttää mitä tahansa, mitä olet antanut heille.
