Kuinka suodatetaan, mitä kohteita Outlook-lataukset vaihtuvat

Jos sinulla on rajoitettu asema tai hidas internetyhteys, voit halutessasi rajoittaa Outlookin lataamista. Olemme osoittaneet, miten voit hallita kohteita, jotka Outlook lataa kohteiden aikojen perusteella, mutta se ei ole kovin joustava. Se toimii myös postilaatikoissa (ja Outlook 2016: ssa ja uudemmissa postilaatikoissa), joten jos sinulla on pääsy julkisiin tai jaettuihin kansioihin tai sinulla on paljon kalenteritapahtumia ja -tehtäviä, tarvitset toinen vaihtoehto. Astu eteenpäin kansion synkronointi, jonka avulla voit suodattaa Outlookin lataamat asiat kansioiden mukaan.

Huomautus: Kansion synkronointi toimii kaikkien Outlook-asiakkaan tuettujen versioiden kanssa, kun olet yhteydessä Microsoft Exchange Serveriin, mukaan lukien Hotmail tai Outlook.com. Jos muodostat yhteyden toiseen palveluun, kuten Gmailiin tai henkilökohtaiseen sähköpostipalvelimeen, voit määrittää nämä asetukset, mutta Outlook voi jättää ne huomiotta.

Voit käyttää kansion synkronointiasetuksia napsauttamalla Kansio> Kansio-ominaisuudet.

Voit myös napsauttaa hiiren kakkospainikkeella Navigation (Navigointi) -ruudun kansiota ja napsauttaa sitten Properties (Ominaisuudet) -komentoa.

Vaihda kansion ominaisuuksien ikkunassa Synkronointi-välilehdelle.

Hyvä uutinen on, että tässä välilehdessä on vain yksi asia: luo suodatin. Avaa Suodatin-ikkuna ja aloita napsauttamalla Suodatin-painiketta.

Suodatin-ikkunan avulla voit valita, millä ehdolla (tai ehdoilla) viestin on täytettävä, jotta Outlook voi ladata sen tähän kansioon. Kaikki sähköposti, joka ei täytä näitä ehtoja, on edelleen palvelimessa, ja voit käyttää näitä sähköpostiviestejä Outlookin web-sovelluksen tai Outlookin kautta.

Kussakin kansiossa voi olla erilaisia ​​synkronointisuodattimia, joten jos luot suodatuksen Saapuneet-kansioon, se ei vaikuta mihinkään muuhun kansioon. Sinun täytyy luoda erillinen suodatin jokaiselle kansiolle, joten se on todella järkevää käyttää tätä kansioissa, joissa on paljon kohteita.

Juuri nyt postilaatikkoni on täynnä sähköposteja, joissa olen ollut CC'edissä sellaisissa asioissa, jotka eivät ole niin tärkeitä, joten aiomme luoda suodattimen, joka synkronoi vain minulle lähetetyt viestit ja missä olen ainoa henkilö, joka on Linjalle.

Jos haluat tehdä tämän, lisää nimi Lähetetty-ruutuun, ota käyttöön "Missä olen" -valintaruutu ja valitse sitten avattavasta valikosta "ainoa henkilö rivillä".

Napsauta OK-painiketta ja näyttöön tulee varoitusviesti.

Tämä viesti tarkoittaa, että kaikki suodattimelle sopivat sähköpostit ladataan kansioon ja kaikki sähköpostit, jotka eivät vastaa suodatinta, poistetaan paikallisesta kansiosta. Sähköpostiviestejä, jotka eivät täsmää, ei poisteta - ne ovat edelleen käytettävissä Outlookin web-sovelluksessa, ja jos muutat tai poistat suodattimen, Outlook voi ladata ne uudelleen.

Napsauta viestiä OK ja sitten Ominaisuudet-ikkunassa OK. Käynnistä Outlook uudelleen ja suodatinta tulee käyttää heti, vaikka tuhansia sähköpostiviestejä sisältävissä kansioissa synkronointi saattaa kestää jonkin aikaa. Kun sähköpostisuodatin on synkronoitu, voit tiivistää postilaatikkoasi maksimoidaksesi tilaa.

Jos haluat poistaa suodattimen, palaa Suodatin-ikkunaan ja napsauta Poista kaikki -painiketta. Sulje avoimet ikkunat ja käynnistä Outlook uudelleen käynnistääksesi muutokset.

Tämä synkronointityökalu on hyvä jaetuille postilaatikoille, joissa haluat vain nähdä sähköpostiviestin sinulle tai tiimellesi. Voit myös käyttää sitä lopettamaan tiettyjä ikäisiä vanhempia sähköpostiviestejä tai kalenteritapahtumia, suodattamaan suuria liitetiedostoja, lopettamaan sähköpostiviestien synkronoinnin tietyistä osoitteista ja paljon muuta. Suodattimen kriteerit ovat moninaisia ​​ja monipuolisia, joten jos haluat suodattaa tiettyjä sähköposteja, sinun pitäisi pystyä löytämään suodatinperusteiden yhdistelmä, jonka avulla voit tehdä sen.