Miten saada Outlook-ilmoituksia vain tärkeille sähköpostiviesteille

Microsoftin mielestä ne olivat hyödyllisiä, kun ne perustivat ilmoituksia uudesta sähköpostista. Ilmoitusten jatkuva sulkeminen voi kuitenkin häiritä ajattelusi. Voit kytkeä ilmoitukset kokonaan pois tai vielä paremmat - voit määrittää Outlookin ilmoittamaan sinulle vain tärkeistä sähköpostiviesteistä.

Yksinkertaisen säännön luominen

Jos joudut vastaamaan tiettyihin ihmisiin, kuten asiakkaisiin, pomoon tai perheenjäseniin, voit käyttää Outlookin sääntöjä saadaksesi ilmoituksia vain tietyistä viestistä. Näin voit määrittää säännön, joka näyttää vain tietyn lähettäjän sähköposti-ilmoitukset.

Helpoin tapa määrittää tämä sääntö on löytää sähköpostiviesti kyseiseltä henkilöltä. Tässä esimerkissä määritän säännön, jossa ilmoitetaan minulle, kun saan sähköpostin pomostani, koska pomosi sähköpostit ovat aina tärkeitä, eikö? Niinpä, napsautan hiiren kakkospainikkeella How-To Geekin päätoimittaja Whitson Gordonin sähköpostiosoitetta ja valitse "Säännöt" ja sitten "Luo sääntö" ponnahdusvalikosta.

Valitse Luo sääntö -valintaikkunassa ne ehdot, joilla haluat saada ilmoituksia uudesta sähköpostista. Haluan saada välittömästi ilmoituksia Whitsonin saamista sähköpostiviesteistä, joten valitsen ensimmäisen valintaruudun.

Valitsen myös "Lähetetyt" -valintaruudun ja varmista, että nimeni on valittu avattavasta luettelosta, joten saan ilmoitukset sähköpostitse lähetetyistä sähköpostiviesteistä suoraan minulle. Jos et halua saada ilmoitusta sähköposteista, joissa olet CC'-palvelussa, tai jossakin useista vastaanottajista, valitse avattavasta Lähetetyt-luettelosta ”vain”. Napsauta OK, kun olet tehnyt valintasi.

Näyttöön tulee “Menestys” -valintaikkuna, jossa on vaihtoehto ”Suorita tämä sääntö nyt nykyisessä kansiossa jo oleviin viesteihin”. Napsauta OK. Haluan selvittää, mitkä sähköpostiviestit ovat postilaatikossani Whitsonista, joten valitsen valintaruudun.

Näyttöön tulee Uusi viestihälytykset -valintaikkuna, jossa vaaditaan välitöntä toimintaa. Tällä hetkellä postilaatikossani on vain yksi sähköpostiosoite Whitsonista, joten tämä on ainoa tässä valintaikkunassa lueteltu. Kuitenkin, jos Whitsonilta olisi enemmän sähköpostiviestejä, heidät kaikki luetellaan tässä. Jos haluat tarkastella sähköpostia suoraan tästä valintaikkunasta, valitse katseltava sähköpostiosoite ja napsauta "Avaa kohde". Sulje valintaikkuna napsauttamalla Sulje.

Uusi viestihälytykset -valintaikkuna pysyy auki, kunnes napsautat ”Sulje”, vaikka avaat sähköpostiviestin valintaikkunasta ja suljet sitten viestin.

Lisäasetusten luominen

Sääntöjä luodessasi voit valita lisää, tarkempia vaihtoehtoja kuin pääluettelon Luo sääntö -valintaikkunassa. Voit tehdä tämän avaamalla "Luo sääntö" -valintaikkunan, kuten tässä artikkelissa on kuvattu. Valitse sitten Lisäasetukset.

“Sääntöjen ohjatun” -valintaikkunan ensimmäisessä näytössä on luettelo tarkista ehdoista. Valitse niiden ehtojen valintaruudut, jotka haluat tarkistaa sähköpostitse. Haluan saada ilmoituksia, kun saan sähköpostiviestejä Whitsonilta, jotka lähetetään vain minulle, joten valitsen nämä ehdot.

Sininen alleviivattu teksti on linkkejä, joiden avulla voit määrittää arvon, jonka haluat tarkistaa kyseisessä kunnossa. Kun olet valinnut tämän tilan, napsauta sinäistä linkkiä kyseisessä kunnossa ”Vaihe 2” -ruutuun muokata arvoja.

Kun olet valinnut haluamasi ehdot, napsauta Seuraava.

Valitse nyt vaihtoehdot, jotka osoittavat, mitä pitäisi tehdä, kun vastaanotettu viesti vastaa valittuja ehtoja. Voit tehdä asioita, kuten siirtää viestin tiettyyn kansioon, välittää sen yhdelle tai useammalle henkilölle, vastata mallin avulla tai merkitä sen luettavaksi. Haluan vastaanottaa työpöytähälytyksen, kun saan sähköpostiviestin Whitsonilta, joten valitsen luettelosta viimeisen vaihtoehdon, ”näytä Desktop Alert”. Kun olet valinnut haluamasi viestin, napsauta Seuraava.

Seuraavassa näytössä on vaihtoehtoja sääntöjen poikkeusten asettamiseen, kuten jos et halua saada ilmoitusta, jos viesti on kokouskutsu tai päivitys. Valitse poikkeukset, joita haluat soveltaa sääntöön, ja napsauta Seuraava. En halua mitään poikkeuksia, joten klikkaa ”Seuraava” ohittaaksesi tämän näytön.

Viimeisessä näytössä voit määrittää säännön nimen ja määrittää joitakin sääntöasetuksia, joista yksi on "Ota tämä sääntö käyttöön" välittömästi. Jos haluat käynnistää säännön välittömästi postilaatikossa jo olevissa viesteissä, valitse "Suorita sääntö nyt viestissä, jotka on jo" Saapuneet-kansiossa "".

Tarkista säännön kuvaus kohdassa ”Vaihe 3” ja napsauta ”Valmis”, kun olet valmis.

Nyt kun saan sähköpostiviestin Whitsonilta, työpöydän hälytys näkyy Windowsin työpöydällä. Huomaa, että tämä eroaa uuden viestin hälytykset -valintaikkunasta, sen sijaan se on natiivi Windowsin ilmoitus. Jos pidät tätä ilmoitustapaa, sinun täytyy mennä läpi "Lisäasetukset" jokaiselle luodulle säännölle ".

Sääntöjen muokkaaminen

Sääntöjen muuttaminen, poistaminen tai jopa tilapäinen sammuttaminen on helppoa. Haluan muokata sääntöäni "New Mail Alerts" -valintaikkunan sijaan "Desktop Alert" -työkalun sijaan. Voit tehdä tämän napsauttamalla Koti-välilehteä.

Napsauta "Siirrä" -osiossa "Säännöt" -painiketta ja valitse avattavasta valikosta "Hallitse sääntöjä ja hälytyksiä".

Näyttöön tulee "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkuna. Napsauta "E-mail Rules" -välilehdessä "Change Rule" ja valitse avattavasta valikosta "Edit Rule Settings".

Kuten aiemmin kerrottiin, “Sääntöjen ohjatun toiminnon” ensimmäinen näyttö näyttää luettelon tulevista sähköpostiviesteistä. Valinnat, jotka tein, kun asetin ensin säännön näytön luettelon yläreunaan, ja kuvaus nykyisillä asetuksilla näkyvät kohdassa ”Vaihe 2”. En halua muuttaa ehtoja, joten napsautan Seuraava. Jos haluat muuttaa säännön ehtoja, tee muutokset ja napsauta sitten Seuraava.

Näytössä, jossa luetellaan saapuvien sähköpostiviestien ottamistoimenpiteet (olosuhteista riippuen), poistan "Näytä työpöytähälytys" -vaihtoehdon, joka näkyy luettelon yläosassa, ja napsauta sitten Seuraava..

Oletetaan, että haluat näyttää enemmän "New Mail Alerts" -valintaikkunan. Selaa alaspäin toimintojen luettelon alareunaan ja valitse ”Näytä tietty viesti New Item Alert -ikkunassa” -valintaruutu. Voit muokata viestiä, joka näkyy "Uusi sähköpostihälytykset" -valintaikkunassa, napsauttamalla kohdan "Vaihe 2" alla olevaa "erityinen viesti" -linkkiä..

Kirjoita "Hälytysviesti" -valintaikkunassa viesti, joka näkyy "Uusi sähköpostihälytykset" -valintaikkunassa ja napsauta "OK".

Jos haluat lisätä tai poistaa poikkeuksia, napsauta ”Seuraava” päästäksesi poikkeusluetteloon ja tekemällä muutokset. Voit muuttaa säännön nimeä tai muuttaa muita asetuksia ”Ohjattu ohjattujen sääntöjen” viimeisessä näytössä napsauttamalla ”Seuraava” uudelleen poikkeusnäytössä. En halua muuttaa mitään muuta, joten hyväksyn muutokset ja sulje sääntöjen ohjatun toiminnon napsauttamalla Toiminta-näytössä Valmis-painiketta..

Palaat "Säännöt ja hälytykset" -valintaikkunaan. Sulje se napsauttamalla OK. Voit suorittaa säännön välittömästi napsauttamalla "Suorita säännöt nyt" "Sähköpostisäännöt" -välilehden yläreunassa.

Valitse Suorita säännöt nyt -valintaikkunassa Valitse säännöt, joita haluat käyttää -valintaruudun valintaruutu, jonka haluat suorittaa, ja napsauta "Suorita nyt".

HUOMAUTUS: Kun olet suorittanut säännön, "Suorita säännöt nyt" -valintaikkuna ei sulkeudu automaattisesti. Sulje se napsauttamalla Sulje. “Säännöt ja hälytykset” -valintaikkuna ei sulkeudu automaattisesti, niin sulje se napsauttamalla OK.

Uusi viestihälytykset -valintaikkuna avautuu mukautetun viestin yläosassa.

Outlookin Sääntö-ominaisuus tarjoaa monia vaihtoehtoja sähköpostiviestien käsittelemiseksi automaattisesti. Voit saada tiettyjä viestejä siirtymään tiettyihin kansioihin, suorittaa viestejä sähköpostiviesteissä tietyllä tekstirivillä tai jopa poistaa viestejä automaattisesti tiettyjen ehtojen perusteella. Outlookin säännöt saattavat tuntua aluksi ylivoimaisilta kaikkien käytettävissä olevien vaihtoehtojen takia. Jos kuitenkin tiedät, miten haluat hallita tiettyjä sähköpostiviestejä, ei ole niin vaikeaa luoda ja hallita omia sääntöjäsi.