Kuinka piilottaa sähköpostiosoitteet, kun lähetät useita vastaanottajia Outlook 2013 ssa

Kun lähetät sähköpostia useille vastaanottajille (joista jotkut saattavat tuntea toisilleen), on parempi olla näyttämättä kaikkien sähköpostiosoitetta. Näin saat tämän Outlookissa.

Kun lähetät sähköpostia useille vastaanottajille, sinulla on muutamia vaihtoehtoja sähköpostiosoitteiden syöttämiseksi. Voit laittaa useita osoitteita kenttiin "To" tai "Cc" (Carbon Copy), mutta sitten nämä osoitteet näkyvät kaikille, jotka saavat sähköpostin. Tämä on kunnossa, jos se on pieni ryhmä, jossa kaikki tuntevat toisensa, mutta jos lähetät viestin suuremmalle ryhmälle tai sellaiselle, jossa ihmiset eivät tunne toisiaan - se ei ole niin hyvä idea. Jotkut saattavat järkyttää, jos heidän sähköpostiosoitteensa jaetaan ihmisten kanssa, joita he eivät tiedä. Tässä on kenttä "Bcc" (Blind Carbon Copy) ja yhteyshenkilö, jonka nimi on "Undisclosed Recipients"..

Bcc-kentän käyttäminen

Kun asetat osoitteen Bcc-kenttään, mikään viestin vastaanottaja ei näe osoitetta. Bcc-kenttä on hyödyllinen eri olosuhteissa:

• Jos haluat lähettää viestin sokean kopion jonkun huomion kaltaiselle johtajalle tai hallinnolliselle avustajalle - ilman, että päätuottaja tietää siitä.
• Jos lähetät viestin monille ihmisille. Näin sähköpostin otsikko ei ole täynnä osoitteita.
• Jos lähetät viestin usealle henkilölle, jotka eivät ehkä jo tiedä toisiaan tai ainakin toistensa sähköpostiosoitteita.

Asia on, "Bcc" -kenttä on piilotettu oletusarvoisesti Outlookissa. Se on kuitenkin helppo kytkeä päälle.

Kun luot viestin, napsauta viestiikkunassa Asetukset-välilehteä. Napsauta "Näytä kentät" -osiossa "Bcc" -vaihtoehtoa.

"Bcc" -kenttä lisätään nyt viestien ikkunaan, ja voit aloittaa osoitteiden lisäämisen samalla tavalla kuin "To" tai "Cc" -kenttiin. Vielä parempi, "Bcc" -kenttä näkyy nyt kaikissa uusissa viestissä oletusarvoisesti. Voit kytkeä sen pois päältä napsauttamalla samaa "Bcc" -painiketta "Asetukset" -välilehdessä.

Voit laittaa haluamasi osoitteet kenttiin ”To” tai ”Cc” yhdessä minkä tahansa Bcc-kenttään asettamasi. Muista vain, että vain Bcc-kentän osoitteet on piilotettu vastaanottajilta. Voit myös jättää "To" - tai "Cc" -kentät tyhjiksi ja vain lähettänyt viestin Bcc-kentän osoitteisiin.

Huomautus: Jos lähetät viestejä usein samalle suurelle joukolle ihmisiä, harkitse jakelujen luomista helpottamaan asioita. Joidenkin Internet-palveluntarjoajien tiedetään myös asettavan rajoituksia niiden henkilöiden määrälle, joille voit lähettää sähköpostia. Jos ilmenee ongelmia, yritä lähettää viestisi kerrallaan noin 20 vastaanottajalle.

On kuitenkin olemassa yksi ongelma, joka saattaa tulla esiin. Jos jätät To-kentän tyhjäksi, monet roskapostin tarkistajat tulkitsevat viestin roskapostiksi ja vastaanottajat eivät koskaan näe sitä. Voit välttää tämän ongelman kahdella tavalla. Ensimmäinen on yksinkertaisesti laittaa oma osoite "To" -kenttään. Vastaanottajat saavat osoitteen joka tapauksessa, koska olet lähettänyt viestin. Toinen tapa on luoda "julkistamattomien vastaanottajien" yhteyshenkilö.

Käyttämättä jääneiden vastaanottajien yhteystiedot

”Julkistamattomien vastaanottajien” yhteystiedon luominen antaa sinulle mahdollisuuden laittaa jotain ”Vastaanottaja” -kenttään, joka antaa vastaanottajille selväksi, että myös muut ihmiset saavat saman viestin ja että nimet ovat piilotettuja. Voit ajatella sitä kohteliaisuutena. Jokainen, joka vastaanottaa viestin, näkee viestin pää vastaanottajana yksinkertaisesti "julkistamattomat vastaanottajat".

"Undisclosed Recipients" -yhteys ei ole Outlookissa erityinen yksikkö. Pikemminkin se on vain toinen yhteys, johon on liitetty oma sähköpostiosoitteesi. Voit nimetä yhteystietosi mihin tahansa, mutta "julkistamattomat vastaanottajat" on tullut hyväksyttäväksi perinteeksi.

Napsauta Outlookin pääikkunassa Navigaatiopalkin ”Ihmiset” -painiketta. Jos navigointipalkki on kompakti, näet vain kuvakkeen (vasemmalla, alla). Näet sanan "Ihmiset", jos palkki ei ole kompakti näkymä (oikealla, alla).

Siirry "Yhteystiedot" -ikkunaan "Koti" -välilehdelle. Napsauta nauhan "Uusi" -osiossa "Uusi yhteys" -painiketta.

Kirjoita “Koko nimi” -ruutuun uuden yhteystiedon nimi. Kuten sanoin, voit nimetä sen haluamallasi tavalla, mutta "julkistamattomat vastaanottajat" on jotain, jota ihmiset todennäköisesti näkevät. Kirjoita oma sähköpostiosoitteesi Sähköposti-ruutuun ja napsauta sitten Tallenna ja sulje -painiketta.

Nyt, kun luot uuden viestin, voit käyttää ”Vastaanottajaa” -kenttää ”Vastaanottaja” -kenttään ja kirjoita sitten kaikkien vastaanottajien osoitteet Bcc-kenttään.