Kuinka nopeasti lisätä tekstilohkot Microsoft Wordiin automaattisen tekstin avulla

Meillä kaikilla on muutamia suuria tekstikappaleita, jotka meidän on kirjoitettava säännöllisesti, kuten osoite, pitkät nimet tai lauseet tai jopa taulukot ja kuvat, joita käytät usein. Wordin AutoText-ominaisuuden avulla voit tallentaa nämä tekstikappaleet ja lisätä ne nopeasti muutamalla näppäinpainalluksella, joten voit tuhlata vähemmän aikaa kirjoittamalla.

AutoText-toiminto on ollut osa Office-toimistoa jo pitkään, mutta on nyt osa Quick-osia, joka lisättiin Office 2007: ään. Automaattisen tekstin merkintöjen lisäksi Quick Parts -ominaisuuden avulla voit lisätä asiakirjan ominaisuuksia (kuten otsikkoa ja kirjoittajaa) ) ja kentät (kuten päivämäärät ja sivunumerot). Quick Parts ja AutoText -merkinnät tunnetaan myös nimellä "Building Blocks" ja Word sisältää monia ennalta määritettyjä rakennuspalikoita. Voit myös lisätä niin monta mukautettua rakennuspalikkaa kuin haluat.

HUOMAUTUS: Olemme aiemmin kirjoittaneet, miten Word-asiakirjojen tekstiä voidaan viitata, jotta voit lisätä uudelleenkäytettävän sisällön muihin asiakirjoihin, jotka päivittyvät automaattisesti. Tässä artikkelissa käsitelty temppu on samanlainen kuin automaattisen tekstin merkinnän käyttäminen. Kuitenkin, kun sisältö on lisätty automaattisen tekstin merkinnän avulla, kyseistä sisältöä ei päivitetä automaattisesti, kun muutat automaattisen tekstin merkintää.

On olemassa myös muita ohjelmistoja, kuten ilmaista PhraseExpress for Windows -ohjelmaa, joka suorittaa samanlaisen tehtävän koko järjestelmässä. Se on hienoa, koska se toimii kaikissa sovelluksissa, ei vain Wordissa, mutta AutoTextillä on muutamia etuja omalla nimellään, sillä on enemmän muotoiluvaihtoehtoja (varsinkin Word-spesifisiä) kuin PhraseExpress, ja se on käytettävissä missä tahansa Wordissa. Jos siis et voi asentaa kolmannen osapuolen ohjelmia työtietokoneeseesi, voit silti käyttää automaattista tekstiä.

Voit tallentaa AutoText-merkinnät vain malleihin, ei itse dokumentteihin. Oletusarvon mukaan uudet automaattisen tekstin merkinnät tallennetaan Normal.dotm-malliin. Tämä rajoittaa AutoText-merkintöjen saatavuutta vain laitteeseesi, ellei Normal.dotm-mallia jaeta muihin koneisiin. Voit lisätä automaattisen tekstin merkintöjä muokattuihin malleihin, mutta siihen liittyy rajoituksia, joista keskustelemme myöhemmin tässä artikkelissa.

Uuden automaattisen tekstimerkinnän luominen

Aloita luomalla uusi Word-asiakirja ja kirjoittamalla sisältö (teksti, kuvat, taulukot jne.), Jonka haluat lisätä automaattisena tekstinä. Korosta sitten sisältö ja napsauta Lisää-välilehteä.

Jos haluat, että automaattisen tekstin syöttöteksti tallennetaan kaikkien merkinnöissä olevien kappaleiden kappaleiden muotoiluun, mukaan lukien viimeinen kappale, varmista, että viimeisen kappaleen lopussa oleva merkintämerkki sisältyy valintaan. Kappalemerkki tallentaa kappaleen muotoilun. Kun et valitse kappaleen merkintää kappaleen lopussa, kyseinen kappale vie ympäröivän tekstin kappaletyyliä, kun asetat sen. Jos et näe kappalemerkkiä kunkin kappaleen lopussa, voit valita, näkyvätkö ne vaihtoehdoissa. AutoText-sisältöäsi koskevat merkkien muotoilut tallennetaan automaattisesti automaattiseen tekstiin.

Napsauta "Teksti" -osiossa "Selaa pikaosia" -painiketta ja siirrä hiirtä avattavasta valikosta "Automaattinen teksti". Valitse sitten alivalikosta ”Tallenna valinta AutoText-galleriaan”.

HUOMAUTUS: Saatat huomata "Tallenna valinnan pikavalikko" -vaihtoehdon, joka on käytettävissä suoraan pika-osien valikossa. Tämä vaihtoehto lisää valitun tekstin “Quick Parts” -merkiksi, ei “AutoText” -merkinnäksi. “Quick Parts” ja “AutoText” ovat molemmat rakennuspalikoita. Voit lisätä merkinnän näin, mutta aiomme keskustella sen lisäämisestä automaattisen tekstin syötteeksi.

Näyttöön tulee "Luo uusi rakennuslohko" -valintaikkuna. Syötä AutoText-merkinnän nimi Nimi-muokkausruutuun.

Suosittelemme, että automaattisen tekstin nimien nimet vaihtelevat tarpeeksi, jotta sinun tarvitsee kirjoittaa vain muutama merkki, jotta jokainen merkintä lisätään asiakirjaan. Jos useissa automaattisen tekstin merkinnöissä on nimiä, jotka ovat hyvin samankaltaisia, sinun on kirjoitettava riittävästi nimeä niin, että Word tietää, mitä merkintää haluat lisätä.

Voit myös muuttaa tämän merkinnän luokkaa. Luokka-luetteloruudussa on "Luo uusi luokka" -vaihtoehto, jonka avulla voit lisätä tämän automaattisen tekstin merkinnän mukautettuun luokkaan. Voit myös muuttaa ”Galleriaa”, jossa merkintä on luotu.

Asetukset-pudotusvalikossa voit määrittää, miten merkintä lisätään asiakirjaan. Jos lisäät vähän tekstiä, kuten yrityksen nimeä, valitse ”Insert content only”, joka lisää syötteen sisällön kohdistimeen. Voit myös lisätä sisällön omaksi kappaleeksi tai omalle sivulleen (sopii täydellisesti tavallisten kansisivujen luomiseen).

Hyväksy "Tallenna" -luettelon oletusasetus. Tämä tallentaa automaattisen tekstin merkinnän Normaali-malliin.

Kun olet määrittänyt uuden automaattisen tekstin merkinnän, napsauta OK..

Kun suljet viimeisen avatun Word-asiakirjan, seuraava valintaikkuna saattaa näyttää kysyvän, haluatko tallentaa Normal.dotm-malliin tehdyt muutokset, jos olet ottanut käyttöön vaihtoehdon, jossa sinua pyydetään tallentamaan Normaali-malli. Jos haluat tallentaa AutoText-merkinnän "Normal.dotm" -malliin, napsauta "Tallenna".

Automaattisen tekstin lisääminen asiakirjaan

Nyt kun olemme luoneet uuden automaattisen tekstin merkinnän, lisätään se asiakirjaan. Luo uusi Word-asiakirja tai avaa olemassa oleva asiakirja. Napsauta uudelleen Lisää-välilehteä ja siirrä hiirtä avattavasta valikosta ”Automaattinen teksti”. Huomaat, että lisäämäsi automaattisen tekstin merkintä on saatavilla suoraan AutoText-alivalikossa. Valitse se, jos haluat lisätä sisällön kyseiseen merkintään.

Voit myös lisätä automaattisen tekstinsyötön syöttämällä yksinkertaisesti automaattisen tekstin merkinnän. Pieni ponnahdusikkuna, jossa on vastaavan automaattisen tekstin merkinnän nimi ja ohjeet, joiden avulla voit syöttää "Enter". Paina ”Enter” lisätäksesi koko automaattisen tekstin merkinnän asiakirjaan. Voit myös painaa “F3”.

AutoText-merkinnän sisältö lisätään alkuperäisten rivinvaihtojen ja muotoilun kanssa.

Voit lisätä automaattisen tekstinsyötön lisäämisen nopeammin ja helpommin lisäämällä pikakäytön työkalupalkkiin "AutoText" -painikkeen.

"Näytä automaattisen täydennysehdotuksen" ottaminen käyttöön

Jos et näe automaattisen täydennyksen ehdotusta, kun kirjoitat automaattisen tekstinsyötön nimen, saatat joutua ottamaan käyttöön Näytä automaattisen täydennyksen ehdotukset -vaihtoehdon.

Jos haluat ottaa käyttöön "Näytä automaattisen täydennysehdotuksen", avaa olemassa oleva Word-asiakirja tai luo uusi ja napsauta "Tiedosto" -välilehteä.

Napsauta taustakuvan näytössä vasemmalla olevien vaihtoehtojen luettelossa "Asetukset".

Napsauta ”Lisäasetukset” ”Word-asetukset” -valintaikkunan vasemmalla puolella olevien kohteiden luettelossa.

Napsauta "Muokkausvaihtoehdot" -osiossa "Näytä automaattisen täydennyksen ehdotukset" -valintaruutu, joten ruutuun on valintamerkki..

Nyt voit nyt painaa Enter-näppäintä sen jälkeen, kun olet kirjoittanut osan automaattisen tekstinsyötön nimestä lisäämällä sen.

Olemassa olevan automaattisen tekstimerkinnän sisällön muokkaaminen

Sano, että muutit uuteen kotiin, ja sinun on muutettava osoitetta AutoText-merkinnässä. Se on helppo tehdä. Kirjoita kirjoitus haluamallasi tavalla uuteen Word-asiakirjaan, valitse se ja avaa sitten AutoText-alivalikko kuten aiemmin keskustelimme. Valitse alivalikosta "Tallenna valinta AutoText Gallery" -valikkoon, joka on olemassa olevien AutoText-merkintöjen alapuolella.

Syötä sama nimi kuin nykyisen automaattisen tekstin merkinnän "Nimi" -ruutuun ja napsauta "OK".

Näyttöön tulee vahvistusikkuna. Napsauta "Kyllä", jos haluat korvata edellisen automaattisen tekstin merkinnän uudella.

Nyt voit lisätä päivitetyn automaattisen tekstin merkinnän mihin tahansa uuteen tai olemassa olevaan Word-dokumenttiin kuten aiemmin.

HUOMAUTUS: Muista, että automaattisen tekstin merkinnän muuttaminen ei muuta kyseisen merkinnän sisältöä olemassa olevissa asiakirjoissa, joissa olet jo asettanut sen. AutoText-merkinnän tarkistettua sisältöä käytetään vain, kun syötät merkinnän milloin tahansa sen muuttamisen jälkeen.

Olemassa olevan automaattisen tekstin syötteen ominaisuuksien muokkaaminen

Automaattisen tekstinsyötön sisällön muokkaamisen lisäksi voit myös muuttaa merkinnän ominaisuuksia, kuten mallia, johon se on tallennettu, luokka ja niin edelleen.

Voit tehdä tämän luomalla uuden Word-asiakirjan tai avaamalla olemassa olevan asiakirjan. Napsauta ”Insert” -välilehteä ja napsauta ”Explore Quick Parts” -painiketta ”Text” -osassa. Valitse avattavasta valikosta ”Building Blocks Organizer”.

Näyttöön tulee "Building Blocks Organizer" -valintaikkuna. Luettelo kaikista "Rakennuspalikat" -näytöstä, joka näyttää kunkin nimen "Nimi" ja minkä "Galleria", "Luokka" ja "Malli" ne ovat. Ne on lueteltu aakkosjärjestyksessä "Galleria" -kohdan mukaan. Uusi osoiteosoite on listattu alkuun, koska se on ”AutoText”-galleriassa. Valitse se napsauttamalla sitä. Valintaikkunan esikatselu näkyy valintaikkunan oikealla puolella.

Kun olet valinnut osoitteen, napsauta "Muokkaa ominaisuuksia" alla "Rakennuspalikat" -luettelon alapuolella..

Sama valintaikkuna tulee näkyviin kuin silloin, kun luot automaattisen tekstin merkinnän; nyt se on nimeltään "Muokkaa rakennuskappaletta". Aiomme muuttaa vaihtoehtoa ”Lisää sisältöä omaan kohtaan, joten osoite lisätään aina erillisestä rivistä, vaikka kohdistin olisi toisen rivin lopussa. Napsauta OK, kun olet tehnyt muutoksen.

Vahvistusikkuna avautuu uudelleen, mikä vahvistaa, että haluat korvata automaattisen tekstin merkinnän tarkistetun kanssa. Valitse Kyllä.

AutoText-merkinnän poistaminen

Jos huomaat, että et tarvitse enää automaattista tekstiä, voit poistaa sen rakennuspalikoista. Jos haluat poistaa automaattisen tekstin merkinnän, avaa "Building Blocks Organizer" -valintaikkuna, kuten viimeisessä osassa on kuvattu. Valitse poistettava automaattisen tekstin merkintä ja napsauta "Poista" alla "Rakennuspalikat" -luettelon alapuolella..

Näyttöön tulee vahvistusikkuna, jossa kysytään, haluatko poistaa valitun rakennuspalvelun, tässä tapauksessa automaattisen tekstin merkinnän. Poista merkintä napsauttamalla Kyllä. Palaat "Building Blocks Organizer" -valintaikkunaan. Sulje se napsauttamalla Sulje ja palaa asiakirjaan.

AutoTextillä näyttää olevan yksi hämärä, kun käytetään mukautettua mallia. Testasimme automaattisen tekstinsyötön lisäämisen muokattuun malliin, mutta kun luomme uuden mallin tämän mallin perusteella, automaattisen tekstin merkintä ei ollut käytettävissä. Kun olemme luoneet uuden asiakirjan Normal-mallin perusteella ja liittäneet sitten mukautetun mallin kyseiseen asiakirjaan, AutoText-merkintä oli käytettävissä. Jos siis haluat tallentaa automaattisen tekstin merkinnät omaan muokattuun malliin, muista liittää malli asiakirjoihisi niiden luomisen jälkeen tai muuten automaattisen tekstin merkinnät eivät ole käytettävissä. Jos huomaat muuten, ilmoita siitä meille kommenteissa.

Vanhemmat Word-versiot (2003 ja ennen) antoivat voit kopioida automaattisen tekstinsyötön malleista toiseen. Kuitenkin, kuten Word 2007: ssä, tämä toiminto poistettiin.