Microsoft Wordin muiden asiakirjojen viittaus
Sinulla on todennäköisesti teksti, jonka kirjoitat usein Word-asiakirjoihin, kuten osoitteisiin. Sen sijaan, että kirjoittaisit tätä tekstiä joka kerta, kun sitä tarvitset, voit laittaa tämän yhteisen tekstin yhteen Word-asiakirjaan ja viitata siihen muissa asiakirjoissa - se päivittyy automaattisesti kaikkiin asiakirjoihin, jos muutat sitä.
Sano, että haluat laittaa osoitteen asiakirjojen alatunnisteeseen, mutta osoite muuttuu ajoittain. Voit tallentaa osoitteen erilliseen, yhteiseen Word-asiakirjaan ja käyttää raportin kenttää vetämään tekstiä yhteisestä asiakirjasta ja päivittämään sen aina, kun se muuttuu. Näytämme, miten tämä tehdään.
Aloita luomalla uusi Word-asiakirja, joka toimii arkistona sille osoitteelle, jonka haluat lisätä muihin Word-asiakirjoihin. Tallenna se paikkaan, johon pääsee muiden asiakirjojen avulla. Älä esimerkiksi tallenna sitä verkkoasemaan, johon et aina pääse käsiksi.
Käytämme kirjanmerkkien avulla yhteistä asiakirjaamme koskevaa osoitetta. Kirjoita tekstirivi, jonka haluat lisätä muihin asiakirjoihin (meidän tapauksessamme osoitteeseen). Luo kirjanmerkki korostamalla nimi ja menemällä Lisää> Kirjanmerkki ja antamalla sille nimi, kuten ”Osoite”. Lisätietoja niiden luomisesta on Word-kirjanmerkkien oppaassa.
Huomaa, että kirjanmerkkien nimissä ei ole välilyöntejä. Suosittelemme, että kirjanmerkin nimi asetetaan jokaisen yhteisen tiedonsiirtotiedoston kohdalle, jotta voit helposti tietää, mihin nimeen haluat käyttää. Tämä on erityisen hyödyllistä, jos aiot käyttää tässä uudessa asiakirjassa paljon uudelleenkäytettäviä kohteita. Esimerkillämme lisäsimme osoitteen yhteiseen tietopakettiin ja panimme kirjanmerkin nimen ”Osoite” kohteen yläpuolelle.
Kun olet lisännyt kohteen yhteiseen asiakirjaan, voit tallentaa ja sulkea. Avaa asiakirja, johon haluat lisätä osoitteen, ja sijoita kohdistin kohtaan, johon haluat tekstin. Esimerkkinämme aiomme lisätä alatunnisteen ja lisätä siihen osoitteen.
Käytämme INCLUDETEXT-kenttäkoodia viittaamalla yhteiseen asiakirjaan luomaan kirjanmerkkiin. Voit tehdä tämän painamalla ”Ctrl + F9”, jos haluat lisätä kenttäkoodin kiinnikkeet.
HUOMAUTUS: Et voi vain kirjoittaa tavallisia sulkuja kenttäkoodien ympärille. Sinun on käytettävä ”Ctrl + F9”, jos haluat lisätä oikeantyyppiset kiinnikkeet.
Kohdistin sijoitetaan automaattisesti kiinnikkeiden väliin. Kirjoita seuraava teksti suluissa, korvaa ”” absoluuttisella täydellä polulla yhteiseen Wordiin, joka sisältää lisättävän nimen. Korvaa ”” kirjanmerkin nimen kanssa, jonka olet määrittänyt yhteiseen asiakirjaan.
INCLUDETEXT ""
HUOMAUTUS: Älä anna sulkeita kenttäkoodiin.
Kirjoitimme esimerkiksi seuraavan kentän koodikehysten väliin:
INCLUDETEXT "C: Käyttäjät Lori Dokumentit Yleistä tietoa CommonInformation.docx" Osoite
HUOMAUTUS: Sinun on käytettävä polkua kaksoiskappaleita, kuten teimme. Varmista myös, että käytät suoria lainauksia, ei älykkäitä lainausmerkkejä, kun kirjoitat yllä olevaa koodia kenttään.
Voit tarttua osoitteeseen yhteisestä asiakirjasta ja lisätä sen juuri syöttämäsi kenttäkoodiin napsauttamalla kenttäkoodia hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla ponnahdusikkunasta "Päivitä kenttä".
Osoite näkyy asiakirjassa. Suluissa näkyy edelleen osoitteen ympärillä, jos sinulla on Näytä kirjanmerkit -vaihtoehto. Katso myös kirjanmerkkejä koskeva artikkeli oppiaksesi, miten tämä vaihtoehto poistetaan käytöstä. Myös kenttäkoodi saattaa olla varjostettu. Voit kuitenkin kytkeä tämän pois päältä.
Jos haluat muuttaa kenttäkoodia, voit näyttää koodin uudelleen tuloksen sijaan. Voit tehdä tämän napsauttamalla tuloksena olevaa kohdetta hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla ponnahdusvalikosta ”Vaihda kenttäkoodit”. Kentän koodiin kirjoittamasi teksti näkyy uudelleen ja voit muokata sitä. Päivitä kenttä vain, jos haluat näyttää uuden tuloksen.
Kun olet luonut yhteisen asiakirjan, voit käyttää sitä tallentamaan muita kohteita, jotka kirjoitat usein Word-dokumentteihin. Käytä vain erillistä INCLUDETEXT-kenttää Word-dokumentteihisi jokaisen tietokappaleen osalta, jonka haluat lisätä automaattisesti yhteiseen asiakirjaasi.
