Kuinka kopioida rivit Excelissä

Kun käytät laskentataulukoita Microsoft Excelissä ja kopioit vahingossa rivejä, tai jos teet monta muuta laskentataulukkoa, saat esiin kaksoiskappaleita, jotka on poistettava. Tämä voi olla hyvin mieletön, toistuva, aikaa vievä tehtävä, mutta on olemassa useita temppuja, jotka tekevät siitä yksinkertaisemman.

Päästä alkuun

Tänään puhumme muutamista kätevistä menetelmistä kopioida rivejä Excelissä. Jos sinulla ei ole tiedostoja, joissa on päällekkäisiä rivejä, voit ladata kätevän resurssin, jossa on useita tämän oppaan luomia riviä. Kun olet ladannut ja avannut resurssin tai avannut oman asiakirjan, olet valmis jatkamaan.

Vaihtoehto 1 - Poista kaksoiskappaleet Excelissä

Jos käytät Microsoft Office Suite -ohjelmistoa, sinulla on vähän etua, koska on olemassa sisäänrakennettu ominaisuus kaksoiskappaleiden löytämiseksi ja poistamiseksi.

Aloita valitsemalla solut, jotka haluat kohdistaa hakuun. Tässä tapauksessa valitsemme koko taulukon painamalla “Control” ja “A” samanaikaisesti (Ctrl + A).

Kun olet valinnut taulukon, sinun täytyy napsauttaa näytön yläosassa olevaa Data-välilehteä ja valita sitten Poista kopiot -toiminto alla olevan kuvan mukaisesti.

Kun olet napsauttanut sitä, näyttöön tulee pieni valintaikkuna. Huomaa, että ensimmäinen rivi on poistettu automaattisesti. Syynä on se, että "Omat tiedot ovat otsikot" -ruutu on merkitty.

Tällöin meillä ei ole mitään otsakkeita, koska taulukko alkaa rivillä 1. Rivi "Omat tiedot ovat otsikot" poistetaan. Kun olet tehnyt sen, huomaat, että koko taulukko on korostettu uudelleen ja "Sarakkeet" -osiossa muutettiin "kaksoiskappaleista" "Sarake A, B ja C".

Kun koko taulukko on valittuna, poista kaikki kopiot painamalla vain OK-painiketta. Tällöin kaikki rivit, joissa on päällekkäisiä tietoja lukuun ottamatta yhtä, on poistettu ja poiston tiedot näkyvät ponnahdusikkunassa.

Vaihtoehto 2 - Edistynyt suodatus Excelissä

Toinen työkalu, jota voit käyttää Excelissä kaksoiskappaleiden tunnistamiseen ja poistamiseen, on "Advanced Filter". Tämä menetelmä koskee myös Excel 2003: ta. Käynnistämme uudelleen avaamalla Excel-laskentataulukon. Voit lajitella laskentataulukon ensin valitsemalla kaikki käyttämällä “Control” ja “A”, kuten aiemmin on esitetty.

Kun olet valinnut pöydän, klikkaa ”Data” -välilehteä ja napsauta ”Lajittele & Suodata” -osiossa ”Lisäasetukset” -painiketta alla olevan kuvan mukaisesti. Jos käytät excel 2003: ta, napsauta “Data” -pudotusvalikkoa ja sitten “Suodattimet” ja sitten “Edistyneet suodattimet…”

Nyt sinun on valittava "Ainoat tietueet" -valintaruutu.

Kun napsautat "OK", asiakirjassa pitäisi olla kaikki kopiot, paitsi yksi poistettu. Tässä tapauksessa kaksi jätettiin, koska ensimmäiset kaksoiskappaleet löytyivät rivistä 1. Tässä menetelmässä oletetaan, että taulukossa on otsikoita. Jos haluat, että ensimmäinen rivi poistetaan, sinun on poistettava se manuaalisesti tässä tapauksessa. Jos sinulla olisi oikeassa otsakkeissa kuin ensimmäisessä rivissä, olisi vain yksi kopio olemassa olevista kopioista jätetty.

Vaihtoehto 3 - Korvaa

Tämä menetelmä sopii pienempiin laskentataulukoihin, jos haluat tunnistaa kokonaiset rivit, jotka on kopioitu. Tässä tapauksessa käytämme yksinkertaista "korvaa" -toimintoa, joka on rakennettu kaikkiin Microsoft Office -tuotteisiin. Sinun täytyy aloittaa avaamalla laskentataulukko, jota haluat käsitellä.

Kun se on auki, sinun on valittava solu, jonka sisältöä haluat etsiä ja korvata ja kopioida. Napsauta solua ja paina “Control” ja “C” (Ctrl + C).

Kun olet kopioinut etsittävän sanan, sinun on painettava “Control” ja “H”, kun haluat korvata korvaavan toiminnon. Kun se on valmis, voit kopioida kopioidun sanan “Etsi mitä:” -osiossa painamalla “Control” ja “V” (Ctrl + V).

Nyt kun olet tunnistanut etsimäsi, paina "Options >>" -painiketta. Valitse ”Täydellinen koko sisältö” -valintaruutu. Syynä tähän on se, että joskus sana saattaa esiintyä muissa soluissa muiden sanojen kanssa. Jos et valitse tätä vaihtoehtoa, voit vahingossa lopettaa solujen poistamisen. Varmista, että kaikki muut asetukset vastaavat alla olevassa kuvassa esitettyjä asetuksia.

Nyt sinun on annettava arvo "Korvaa:" -ruutuun. Tässä esimerkissä käytetään numeroa "1." Kun olet syöttänyt arvon, paina "Korvaa kaikki".

Huomaatte, että kaikki arvot, jotka vastasivat "pettää", on muutettu arvoon 1. Syy, miksi käytimme numeroa 1, on se, että se on pieni ja erottuu. Nyt voit helposti tunnistaa, mitkä rivit olivat päällekkäisiä.

Jotta voit säilyttää yhden kopion kopioista, liitä alkuperäinen teksti takaisin ensimmäiseen riviin, joka on korvattu 1: llä.

Nyt kun olet tunnistanut kaikki rivit, joissa on päällekkäistä sisältöä, mene dokumentin läpi ja pidä "Control" -painiketta alhaalla, kun napsautat kunkin jäljennöksen rivin numeroa alla olevan kuvan mukaisesti.

Kun olet valinnut kaikki rivit, jotka on poistettava, napsauta hiiren kakkospainikkeella jotakin harmaata numeroa ja valitse ”Poista”. Siksi sinun täytyy tehdä tämä sen sijaan, että painaisit tietokoneesi "Poista" -painiketta, että se poistaa rivit pikemminkin kuin sisällön.

Kun olet valmis, huomaat, että kaikki jäljellä olevat rivit ovat ainutlaatuisia arvoja.