Piilotettujen henkilötietojen poistaminen Microsoft Office lisää asiakirjoihisi

Microsoft Office tallentaa piilotetut metatiedot Office-asiakirjoihin, mukaan lukien kuinka kauan olet työskennellyt heidän kanssaan, kaikkien asiakirjassa työskentelevien nimien, asiakirjan luomisen ja jopa aiempien asiakirjan versioiden nimet.

Ennen kuin julkaistat Office-asiakirjoja julkisesti tai lähetät niitä jollekin, haluat ehkä tarkistaa, mitä piilotettuja tietoja asiakirja sisältää, ja poista arkaluonteiset tiedot. Tämä metatiedot voivat loukata yksityisyyttäsi tai olla kiusallisia.

Näytä ja poista piilotetut tiedot

Napsauta Office 2013: ssa tai Office 2010: ssä Tiedosto-valikkoa, valitse Tiedot ja Tarkasta asiakirja -työkalu on etu- ja keskipiste, joka kertoo asiakirjan mahdollisesti sisältämistä arkaluonteisista tiedoista. Nämä tiedot ovat selvempiä kuin vanhemmissa Office-versioissa, mutta on silti helppo unohtaa, jos et tiedä, että Office lisää nämä arkaluonteiset tiedot asiakirjoihin.

Napsauta Office 2007: ssä nauhalla olevaa Office-orb-painiketta, osoita Valmistele ja valitse Tarkista dokumentti.

Voit tarkastella asiakirjan piilotettuja metatietoja napsauttamalla Tarkista ongelmat -painiketta, valitsemalla Tarkista dokumentti ja valitsemalla metatietojen tyypit, joita haluat tarkastella. Voit jättää kaikki valitut asetukset tarkastelemaan asiakirjaa kaikentyyppisille metatiedoille.

Napsauta Tarkista ja Office tutkii asiakirjan metatiedoista. Napsauta Poista kaikki -painiketta sen vieressä olevan metatiedon vieressä.

Huomaa, että et voi palauttaa suurinta osaa tästä metatiedosta sen poistamisen jälkeen. Tästä syystä Microsoft suosittelee uuden asiakirjan kopion luomista (käytä Tallenna nimellä -ominaisuutta) ennen metatietojen poistamista ja asiakirjan julkaisemista. Sitten sinulla on kopio asiakirjasta metatietojen kanssa. Tietenkin, jos et halua tätä metatietoa lainkaan, voit vain poistaa sen huolimatta kopion säilyttämisestä.

Millaisia ​​metatietoja Office Save -toiminnon avulla?

Office säästää asiakirjan ominaisuuksia, kuten tietoja, kuten tekijää, kohdetta, otsikkoa, asiakirjan luontipäivää, viimeksi muokattua sitä ja kuinka kauan olet työskennellyt asiakirjassa. Nämä ominaisuudet sisältävät myös minkä tahansa mallin nimen, jota käytit asiakirjan, sähköpostiosoitteiden ja muiden siihen liittyvien tietojen luomisessa. Tämä voi mahdollisesti olla kiusallista - esimerkiksi voit lähettää TPS-raportin pomollesi ja sanoa, että käytit koko päivän töissä yksin. Mutta metatiedot saattavat paljastaa, että olet työskennellyt vain TPS-raportissa muutaman minuutin ajan, tehnyt yhteistyötä muiden ihmisten kanssa ja että käytit mallia nimeltä ”Käyttämätön TPS-raporttimalli” luodessasi sitä. Vielä pahempaa on, että tässä on muitakin yksityisyyden suojaa koskevia asioita - haluat ehkä julkaista asiakirjan verkossa ilman nimeäsi, mutta nimesi näkyy asiakirjan ominaisuuksissa oletusarvoisesti.

Otsikot, alatunnisteet, vesileima ja teksti, joka on muotoiltu piilotetuksi tekstiksi, voidaan myös sisällyttää, mutta ne eivät näy, jos teet asiakirjan kireän. Työkalu kertoo, sisältääkö asiakirja näitä tietoja.

Jos teit yhteistyötä muiden ihmisten kanssa, kun kirjoitat asiakirjaa, se sisältää vielä enemmän tietoja. Metatiedot näyttävät kaikkien asiakirjassa työskentelevien nimet sekä kaikki kommentit, tarkistusmerkit, musteen merkinnät ja asiakirjan aiemmat versiot. Jos julkaiset asiakirjan, jota olet työskennellyt, haluat ehkä poistaa kaikki nämä tiedot sen sijaan, että jaat sen.

Office-ohjelman pysäyttäminen metatietojen tallentamisesta

Valitettavasti sinun on käytettävä asiakirjavalvontatyökalua poistaaksesi arkaluonteiset tiedot kustakin yksittäisestä asiakirjasta ennen julkaisemista tai jakamista jonkun kanssa. Ei ole sisäänrakennettua tapaa poistaa nämä tiedot useista asiakirjoista kerralla, eikä myöskään Office-laajuista asetusta estetä Office-sovellusta soveltamasta näitä tietoja asiakirjoihin.

Voit kuitenkin poistaa Office-metatiedot automaattisesti aina, kun tallennat tiedoston. Sinun on sovellettava tätä asetusta jokaiseen käyttämääsi asiakirjaan - se on asiakirjakohtainen asetus, ei koko järjestelmän asetus.

Jos haluat estää Officein tallentamasta metatietoja asiakirjojen mukana, napsauta Tiedosto-valikkoa, valitse Asetukset ja valitse Trust Center -luokka. Napsauta Trust Center Settings -painiketta ja valitse Privacy Options. Ota käyttöön "Poista henkilökohtaiset tiedot tiedostojen ominaisuuksista tallennuksessa" -vaihtoehto. Jos se näkyy harmaana, napsauta alla olevaa Document Inspector -painiketta, suorita Document Inspector ja poista kaikki asiakirjan henkilökohtaiset tiedot. Tämän jälkeen sinun pitäisi pystyä napsauttamaan valintaruutua.

Muista, että tämän vaihtoehdon on muutettava erikseen jokaisen asiakirjan osalta.

Nämä tiedot voivat olla hyödyllisiä, ja osa niistä on jopa ratkaisevan tärkeää yhteistyölle tai yrityksille, jotka pitävät kirjaa siitä, kuka työskenteli asiakirjassa. Mutta kun on aika julkaista asiakirja, haluat todennäköisesti poistaa tämän metatiedot.