Tietojen tulon rajoittaminen Excelissä tietojen validoinnin avulla
Jos käytät Excel-laskentataulukoita tietojen keräämiseen muista ihmisistä, mutta huomaat, että ne täyttävät usein huolellisesti suunniteltuja solujasi väärällä tavalla, tietojen validointi voi auttaa.
Tämän työkalun avulla voit rajoittaa tiettyjä soluja sallimaan vain oikein muotoillut tiedot. Jos joku syöttää mitään, jota ei pitäisi olla siellä, kuten "lounas lentokentällä" "$ 15.68" sijasta kustannusraportissa-Excel hylkää syötteen, kunnes he saavat sen oikein. Ajattele sitä passiivisena aggressiivisena tapana varmistaa, etteivät ihmiset tuhlaa aikaa.
Esimerkkinä mainittakoon How-To Geekin perustietokannan laskentataulukko. Oletetaan, että haluamme varmistaa, että henkilöt syöttävät tietyissä soluissa vain sellaisia numeerisia arvoja, jotka on muotoiltu valuutaksi (ts. Jotkin numerot, jota seuraa desimaalipiste, jota seuraa vielä kaksi numeroa).
Valitse ensin kaikki solut, joita haluat rajoittaa.
Siirry nauhan ”Data” -välilehdelle ja napsauta sitten ”Data Validation” -painiketta. Jos ikkuna ei ole täysikokoinen ja et voi nähdä tarroja, se on kuvake, jossa on kaksi vaakasuoraa laatikkoa, vihreä valintamerkki ja punainen risti.
Napsauta Asetukset-välilehden Tietojen validointi -ikkunassa avattavaa valikkoa "Salli". Täällä voit määrittää tietyntyyppisen tulon valittujen solujen sallimiseksi. Kustannusselvityksemme osalta vaadimme, että käyttäjät asettavat numeron, jossa on kaksi desimaaliarvoa, joten valitsisimme "Decimal" -vaihtoehdon. Voit myös valita muita kriteereitä, kuten varmistaa, että solussa on tekstiä, kellonaika tai päivämäärä, tietyn pituinen teksti tai jopa oma mukautettu validointi.
Riippumatta siitä, minkä tyyppiset tiedot valitset avattavasta avattavasta luettelosta, voit muuttaa käytettävissä olevia vaihtoehtoja muualla ”Asetukset” -välilehdellä. Koska haluamme valuuttaa vastaavan numeerisen arvon, asetamme "Data" -luettelon "väliltä" -asetukselle. Sitten määritämme minimiarvon 0,00 ja maksimiarvon 10000,00, mikä on tarpeeksi tarpeeksi tarpeemme kattamiseksi.
Jos haluat testata sen, napsauta OK-painiketta, kun haluat käyttää validointiasetuksia, ja yritä sitten asettaa väärän arvon. Jos esimerkiksi kirjoitamme aamiaisen arvoksi "pannukakkuja" aterian hinnan sijaan, saat virheilmoituksen.
Vaikka tämä ei rajoita ihmisten syöttämistä vain oikean tyyppiseen tietoon, se ei anna heille palautetta siitä, minkä tyyppisiä tietoja tarvitaan. Joten, asetetaanko se myös.
Palaa Data Validation -ikkunaan (Data> Data Validation on Ribbon). Sinulla on kaksi vaihtoehtoa (ja voit käyttää molempia, jos haluat). Voit käyttää “Syöttöviesti” -välilehteä, jos haluat, että ponnahdusikkunan kärki näyttää ihmisille haluamasi datatyypin aina, kun ne valitsevat solun, jolle tietojen validointi on otettu käyttöön. Voit myös käyttää Virheilmoitus-välilehteä muokkaamaan virheitä, joita he näkevät, kun ne syöttävät väärän tyyppistä dataa.
Siirrytään ensin “Input Message” -välilehdelle. Varmista, että ”Näytä syöttösanoma, kun solu on valittu” -vaihtoehto on käytössä. Sitten anna syötteen työkalupiirille otsikko ja teksti. Kuten alla näet, vain napsauttamalla yhtä soluista ilmestyy viesti, jonka avulla ihmiset tietävät, mitä odotetaan.
Virheilmoitus-välilehdessä voit muokata virheviestiä, jonka ihmiset näkevät, kun ne antavat väärän tyyppistä tietoa. Varmista, että “Näytä virheilmoitus virheellisten tietojen syöttämisen jälkeen” -vaihtoehto on käytössä. Valitse tyyli pudotusvalikosta. Voit siirtyä pysäytykseen (punainen ympyrä, jossa on X), varoitus (keltainen kolmio, jossa on huutomerkki) tai Information (sininen ympyrä, jossa on pienet kirjaimet i), riippuen siitä, kuinka voimakkaasti haluat viestin kohdata.
Kirjoita viestisi otsikko, viestin teksti ja paina sitten OK-painiketta.
Jos joku yrittää syöttää virheellisiä tietoja, virheilmoitus on hieman hyödyllisempi (tai sarkastinen, jos haluat).
Se on hieman ylimääräistä työtilaa, joka määrittää tietojen validoinnin, mutta se voi säästää paljon aikaa myöhemmin, jos käytät laskentataulukoita tietojen keräämiseen muista ihmisistä. Se on jopa hyödyllinen omien virheiden estämiseksi. Tämä on totta, jos olet asettanut kaavoja tai kaikenlaisia automatisointitehtäviä, jotka luottavat kyseisiin tietoihin.
