Sähköpostien (ja muiden kohteiden) tallentaminen tiedostoiksi Microsoft Outlookissa

Voit tallentaa Outlook-sähköpostit, yhteystiedot ja tapaamiset yksittäisiksi tiedostoiksi. Näiden kohteiden tallentaminen voi auttaa niitä nopeammin ja helpommin myöhemmin. Se on kätevä tapa varmuuskopioida tai jakaa tiettyjä viestejä tai tehdä ne helposti.

Sähköpostiviestin tallentaminen tiedostona

Katsotaanpa ensin, miten viestit tallennetaan Outlook-tiedostoina. Tämä voi olla hyödyllistä, jos haluat varmuuskopion sähköpostiviestistä tietokoneellasi (tai kopioida toiseen tietokoneeseen) tai jos haluat käyttää viestiä tulevien viestien mallina myöhemmin.

Aloita avaamalla viesti, jonka haluat tallentaa. Napsauta sähköpostiikkunassa Ribbon ”File” -valikkoa.

Valitse ”Save As” -komento.

Siirry Tallenna nimellä -valikkoon paikkaan, johon haluat tallentaa tiedoston, ja kirjoita sitten tiedoston nimi. Oletusarvoisesti Outlook nimittää sen viestin alarivillä, mutta voit muuttaa sen haluamallesi tavalla.

Voit myös tallentaa viestin eri tiedostotyypeinä pudotusvalikosta Tallenna nimellä. Oletusasetus on Outlook-viestimuoto. Jos valitset tämän, voit kaksoisnapsauttaa tiedostoa avataksesi sen uudelleen Outlookissa. Voit kuitenkin valita muutamia muita vaihtoehtoja:

• Vain tekstiä: Kun tallennat viestin vain teksti-tiedostona, tallennat vain sanat, ei muotoilua tai kuvia.
• Outlook-malli: Viestin tallentaminen Outlook-mallina tarkoittaa, että voit käyttää muotoilua tuleviin sähköpostiviesteihin. Kun avaat tiedoston, Outlook luo uuden viestin, jossa on tiedoston sisältö, jonka voit sitten lähettää ja lähettää matkalla.
• HTML: Viestin tallentaminen HTML-dokumentiksi tarkoittaa, että tallennat sähköpostisi katsomalla verkkosivulla. Voit avata viestin millä tahansa Web-selaimella.
• MHT: MHT-tiedosto on verkkosivun arkistotiedosto. HTML-tiedoston tavoin se on suunniteltu katsomaan verkkoselaimessa. Toisin kuin MHT-tiedosto, HTML-tiedosto tallentaa kaikki tekstit, koodit, kuvat ja muut mediat yhteen tiedostoon.

Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta.

Viestisi tallennetaan nyt tiedostona.

Sähköpostiviestin tallentaminen PDF-muodossa

Voit myös tallentaa sähköpostisi PDF-muodossa Microsoftin Office-sisäänrakennetun PDF-tulostimen avulla. PDF-tallentaminen on loistava tapa tallentaa varmuuskopio viestistä, jonka voit lukea kaikilla asianmukaisilla muotoilla.

Napsauta sanoman ikkunassa Ribbon ”File” -valikkoa.

Napsauta Tulosta-komentoa.

Napsauta "Tulostin" -valikkoa ja valitse sitten "Microsoft Print to PDF" -vaihtoehto.

Huomaa, että jos tietokoneeseen on asennettu toinen PDF-luontiohjelma (tai jos käytät macOS-ohjelmaa), vaihtoehdot saattavat olla erilaisia. Jos esimerkiksi Adobe on asennettu, näet todennäköisesti "Adobe PDF" -vaihtoehdon. Se toimii yhtä hyvin.

Napsauta sitten "Tulosta" -painiketta.

Valitse avautuvasta Tallenna PDF-muodossa -ikkunasta, mihin PDF-tiedosto tallennetaan, kirjoita tiedostonimi ja valitse sitten Tallenna-painike.

Olet nyt tallentanut sähköpostisi PDF-muodossa.

Huomaa, että koska tulostat vain PDF-mallinnusmoottoriin, sama temppu toimii aivan samalla tavalla tallentamalla minkä tahansa kohteen Outlookissa (yhteystiedot, tapaamiset jne.) PDF-tiedostoon.

Yhteystiedon tallentaminen tiedostona

Voit myös tallentaa yhteystietoja tiedostoina Outlookin avulla. Se toimii lähes samalla tavalla kuin viestien tallentaminen, ja se voi olla hyödyllinen yksittäisten yhteystietojen varmuuskopioinnissa tai siirtämisessä uuteen tietokoneeseen. Yhteystiedot tallennetaan myös Vcard-tiedostoina (CVF) - useiden muiden yhteystietojen kanssa toimivien sovellusten käyttämään muotoon. Tämä helpottaa myös yhteystiedon siirtämistä toiseen sovellukseen tai yhteystiedon lähettämistä jollekin toiselle, jotta he voivat tuoda sen mihin tahansa käyttämään sovellukseen.

Napsauta Yhteystieto-ikkunassa pää Nauhassa olevaa Tiedostoa.

Napsauta Tallenna nimellä -komentoa.

Siirry Tallenna nimellä -ikkunassa kohtaan, johon haluat tallentaa yhteystiedoston, ja muuta nimeä, jos haluat.

Viestien tavoin voit valita muutamia eri tiedostomuotoja avattavasta Tallenna nimellä -luettelosta:

• Vain tekstiä: Kun tallennat yhteystiedon vain teksti-tiedostona, tallennat vain sanat, ei muotoilua tai kuvia.
• Rich Text Format: Yhteystiedon tallentaminen Rich Text -tiedostona tarkoittaa, että voit tallentaa tiedostoon useita erilaisia ​​muotoiluja, kuten lihavoitu ja italtics. Tämä muoto voi olla hyödyllinen, jos sinulla on kuva osoitekortilla.
• Outlook-viestin muoto: Kun tallennat yhteystiedon Outlook-viestimuodossa, voit avata sen Outlookissa (jopa toisessa tietokoneessa) ja se toimii kuten mikä tahansa muu Outlook-yhteyshenkilö. Mutta sitten se toimii samalla tavalla, jos tallennat sen oletusarvoiseen VCF-muotoon, joten tässä ei ole paljon etua.

Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta.

Olet nyt tallentanut yhteystiedon tiedostona.

Kuinka tallentaa nimitys (tai koko kalenteri) tiedostona

Ja kuten muiden Outlook-kohteiden tapaan, voit myös tallentaa tapaamiset tiedostoina. Vaikka ei ole läheskään yhtä hyödyllistä varmuuskopioida tallennettuja kopioita yksittäisistä tapaamisista, Outlook tukee vCalendar-standardia, joten voit tallentaa tapaamisen, lähettää sen jollekin toiselle, ja he voivat tuoda sen toiseen tuettuun sovellukseen.

Avaa haluamasi tapaaminen. Napsauta tapaamisikkunassa Ribbon ”File” -valikkoa.

Napsauta Tallenna nimellä -komentoa.

Siirry kohtaan, johon haluat tallentaa tapaustiedoston, ja anna sille sitten nimi.

Kuten viestien ja yhteystietojen tavoin, voit valita muutamia eri tiedostomuotoja avattavasta Tallenna nimellä -luettelosta:

• Vain tekstiä: Kun tallennat tapaamisesi vain teksti-tiedostona, tallennat vain sanat, ei muotoilua tai kuvia.
• Outlook-malli: Tapaamisen tallentaminen Outlook-mallina tarkoittaa, että voit käyttää muotoilua tuleviin kalentereihin tai kalenterimerkintöihin.
• Outlook-viestin muoto: Kun tallennat tapaamisen Outlook-viestimuodossa, voit avata sen Outlookissa uudelleen myös toisessa tietokoneessa.
• HTML: Viestin tallentaminen HTML-dokumentiksi tarkoittaa, että tallennat tapaamisesi katsomalla verkkosivulla.
• MHT: MHT-tiedosto on verkkosivun arkistotiedosto. HTML-tiedoston tavoin se on suunniteltu katsomaan verkkoselaimessa. Toisin kuin MHT-tiedosto, HTML-tiedosto tallentaa kaikki tekstit, koodit, kuvat ja muut mediat yhteen tiedostoon.
• iCalendar-muoto: iCalendar on toinen kalenteristandardi, jonka avulla voit siirtää kalenteritietoja eri kalenterisovelluksiin.

Valitse, jos haluat tallentaa yhden tapaamisen tai koko kalenterisi. Koko kalenterin tallentaminen tallentaa kaikki nykyisen Outlook-kalenterin tiedot.

Kun olet valmis, napsauta Tallenna-painiketta.

Ja olet nyt onnistuneesti tallentanut tapaamisen tai kalenterin.