Kuinka ajoitetaan tai viivästetään sähköpostiviestien lähettäminen Outlookissa

Kun napsautat Lähetä sähköpostilla, se lähetetään yleensä välittömästi. Mutta mitä jos haluat lähettää sen myöhemmin? Outlookin avulla voit viivyttää yhden viestin tai kaikkien sähköpostiviestien lähettämistä.

Esimerkiksi ehkä lähetät jonkun sähköpostiviestin myöhään illalla ja ne ovat aikavyöhykkeellä, joka on 3 tuntia etukäteen. Et halua herätä niitä keskellä yötä sähköpostiviestillä puhelimessa. Sen sijaan ajoita sähköpostiviesti, joka lähetetään seuraavana päivänä, kun tiedät, että ne ovat valmiita vastaanottamaan sähköpostiviestin.

Outlook mahdollistaa myös kaikkien sähköpostiviestien viivästymisen tietyn ajan ennen niiden lähettämistä. Näytämme, kuinka voit viivyttää yhden viestin lähettämisen ja miten luodaan sääntö kaikkien viestien toimittamisen lykkäämiseksi.

Yksittäisen sähköpostiviestin toimittamisen viivästyminen

Jos haluat viivyttää yhden sähköpostiviestin lähettämisen, luo uusi viesti, kirjoita vastaanottajan sähköpostiosoite, mutta älä napsauta Lähetä. Napsauta sen sijaan Viesti-ikkunan Asetukset-välilehteä.

Napsauta Lisää vaihtoehtoja -kohdassa “Viivästystoimitus”.

Napsauta Ominaisuudet-valintaikkunan Toimitusasetukset-osiossa "Älä anna ennen" -valintaruutua, joten ruutuun on valintamerkki. Napsauta sitten päivämääräruudun alas-nuolta ja valitse päivämäärä ponnahdusikkunasta.

Napsauta aikakentän alas-nuolta ja valitse aika avattavasta luettelosta.

Napsauta sitten ”Sulje”. Sähköpostiviesti lähetetään sinä päivänä, jolloin valitsit.

HUOMAUTUS: Jos käytät POP3- tai IMAP-tiliä, sinun on jätettävä Outlook auki, kunnes viesti on lähetetty. Määritä käyttämäsi tilin tyyppi tämän artikkelin viimeisestä osasta.

Kuinka viivyttää kaikkien sähköpostiviestien lähettämistä sääntöä käyttäen

Voit viivyttää kaikkien sähköpostiviestien lähettämistä tietyllä minuuttimäärällä (enintään 120) käyttämällä sääntöä. Voit luoda tämän säännön napsauttamalla Outlookin pääikkunan Tiedosto-välilehteä (ei Viesti-ikkunaa). Voit tallentaa viestisi luonnoksena ja joko sulkea Viesti-ikkunan tai jättää sen auki ja aktivoida sen napsauttamalla pääikkunaa.

Napsauta backstage-näytössä "Hallitse sääntöjä ja ilmoituksia".

Näyttöön tulee Säännöt ja ilmoitukset -valintaikkuna. Varmista, että sähköpostisäännöt-välilehti on aktiivinen ja napsauta "Uusi sääntö".

Näyttöön tulee Ohjattu ohjatun valintaikkuna. Vaiheessa 1: Valitse mallipohja Käynnistä tyhjästä säännöstä -kohdasta Valitse Apply sääntö lähetettävissä viestissä. Sääntö näkyy kohdassa 2. Napsauta ”Seuraava”.

Jos haluat käyttää ehtoja, valitse ne vaiheessa 1: Valitse ehtojen luetteloruutu. Jos haluat soveltaa tätä sääntöä kaikkiin sähköpostiviesteihin, napsauta ”Seuraava” valitsemalla mitään ehtoja.

Jos valitsit “Seuraava” valitsemalla mitään ehtoja, vahvistusikkuna näyttää kysyvän, haluatko soveltaa sääntöä jokaiseen lähetettävään viestiin. Valitse Kyllä.

Valitse Vaihe 1: Valitse toiminnot -luettelosta ”Jatka toimitus minuuteilla” -valintaruutu. Toiminto lisätään Vaihe 2 -ruutuun. Voit määrittää, kuinka monta minuuttia viivästyttää kaikkien sähköpostiviestien lähettämistä, napsauttamalla vaiheessa 2 olevaa ”useita” -linkkiä.

Kirjoita Lykätty toimitus -valintaikkunassa minuuttien määrä viivästyttää sähköpostiviestien toimittamista muokkausruutuun tai valitse ylä- ja alanuolinäppäimillä summa. Valitse OK..

"Useiden" -linkki korvataan syötettyjen minuuttien lukumäärällä. Jos haluat muuttaa minuuttien määrää, napsauta numerolinkkiä. Kun olet tyytyväinen sääntöasetuksiin, napsauta Seuraava.

Jos sääntöön on poikkeuksia, valitse ne vaiheessa 1: Valitse poikkeus (t) luetteloruudusta. Emme aio soveltaa mitään poikkeuksia, joten klikkaamme “Seuraava” valitsematta mitään.

Syötä lopullisen säännön asetusnäytössä tämän säännön nimi kohtaan ”Vaihe 1: Määritä tämän säännön nimi” -ruutuun ja napsauta sitten Valmis..

Uusi sääntö lisätään sähköpostisääntöjen välilehden luetteloon. Valitse OK..

Kaikki lähettämäsi sähköpostiviestit jäävät nyt Lähtevät-kansioon sääntöjen määrittelemien minuuttien lukumääräksi ja lähetetään automaattisesti.

HUOMAUTUS: Kuten yhden viestin viivästymisessä, IMAP- ja POP3-viestejä ei lähetetä määritetyn ajan, ellei Outlook ole auki.

Kuinka määrität käyttämäsi sähköpostitilin tyypin

Jos haluat selvittää, millaista tiliä käytät, napsauta Outlookin pääikkunan File (Tiedosto) -välilehteä ja valitse sitten Account Account (Tilin asetukset) ja valitse avattavasta valikosta Account Settings (Tiliasetukset).

Tiliasetukset-valintaikkunan Sähköposti-välilehdessä luetellaan kaikki tilit, jotka olet lisännyt Outlookiin, ja kunkin tilin tyyppi.

Voit myös käyttää lisäosaa ajastamaan tai viivyttämään sähköpostiviestejä, kuten SendLater. On ilmainen versio ja pro-versio. Vapaa versio on rajallinen, mutta se tarjoaa ominaisuuden, jota Outlookissa ei ole käytettävissä. SendLaterin ilmainen versio lähettää IMAP- ja POP3-sähköpostit määritetyn ajan, vaikka Outlook ei ole auki.