Miten määrität vanhentumispäivän, kun jaat tiedostoja Google Driveen

Tiedoston jakaminen Google Drivesta on hyvä tapa antaa asiakkaille ja urakoitsijoille asiakirjoja käyttämättä niitä lataamalla niitä. Jos haluat vain, että ihmisillä on väliaikainen pääsy tiedostoihin, voit määrittää automaattisen vanhentumispäivän, kun jaat niitä. Näin on.

Huomautus: Jos haluat käyttää tätä ominaisuutta, dokumentin omistajana täytyy olla maksettu G Suite-tili. Ihmiset, joiden kanssa voit jakaa asiakirjan ei tarvitset maksullisen tilin, jotta voit tarkastella asiakirjoja.

Miten asetat vanhentumispäivän Google Drive -tiedostoihin

Palaa Google Drive, joka on linkitetty G Suite -tiliin, napsauta hiiren kakkospainikkeella tiedostoa, jonka haluat jakaa, ja valitse sitten kontekstivalikosta Jaa..

Lisää kaikkien niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joiden kanssa haluat jakaa tiedoston, ja napsauta sitten Lähetä-painiketta. Jos lähetät kutsun Gmail-tilille, nämä henkilöt lisätään automaattisesti niiden henkilöiden luetteloon, jotka voivat käyttää tiedostoa. Jos lähetät toiseen osoitteeseen, jokainen henkilö saa sähköpostiviestin, jossa on linkki tiedostoon.

Napsauta tiedostoa hiiren kakkospainikkeella ja napsauta "Jaa" -komentoa uudelleen.

Tällä kertaa, kun osakeoptiot ovat avoinna, napsauta Lisäasetukset-linkkiä.

Jokaisen henkilön yhteystietojen lisäksi näet ajastimen kuvakkeen. Napsauta sitä asettaaksesi vanhentumispäivän.

Valitse tästä avattavasta avattavasta päävalikosta 7 päivää, 30 päivää tai aseta mukautettu vanhentumispäivä.

Valinta ”Mukautettu päiväys” avaa kalenterin, jonka avulla voit valita tarkemman päivämäärän.

Jos haluat asettaa jonkun muun voimassaolopäivä, napsauta ajastinta heidän nimensä vieressä. Sinun on asetettava kullekin henkilölle viimeinen käyttöpäivä.

Viimeistele lopuksi kaikkien käyttäjien tekemät muokkaukset valitsemalla Tallenna muutokset.

Tässä on yksi varoitus, josta sinun pitäisi olla tietoinen. Oletusarvon mukaan henkilöt, joiden kanssa jaat, voivat ladata, tulostaa tai kopioida tiedoston, ja jos he niin tekevät, he voivat käyttää näitä kopioita minkä tahansa asetetun vanhentumispäivän jälkeen. Voit estää tämän estämisen tekemällä luvan tarkastella vain ja poistaa sitten "Poista kommentit ja katsojat", mutta ne eivät voi muokata asiakirjaa..

Jos sinulla on kuitenkin ihmisiä, jotka tarvitsevat vain väliaikaisen pääsyn asiakirjan katseluun tai kommentointiin, tämä ominaisuus toimii hyvin.