Outlook-kalenterin jakaminen
Outlook-kalenterin jakaminen on helppoa, mutta miten teet sen, sillä on merkitystä, jos et halua, että ihmiset, joiden kanssa jaat sen, kamppailevat sen kanssa. Katsotaanpa, miten jaetaan Outlook-kalenteri, onko vastaanottaja samassa organisaatiossa kuin sinä.
Jaatko Outlookin kalenterin organisaationne ulkopuolisen henkilön kanssa (eli henkilöiden kanssa, joilla on sama sähköpostiosoite) organisaation ulkopuolella, jakamisprosessi on samanlainen. Tapa, jolla vastaanottaja käyttää jaettua kalenteriasi, on kuitenkin hieman erilainen, varsinkin jos organisaatiosi ulkopuolella oleva henkilö ei käytä Outlookia. Se on silti melko yksinkertainen, ja me katamme, miten se toimii, joten voit osoittaa ihmiset täällä, jos he kamppailevat pääsemällä jaettuun kalenteriin.
Kalenterin jakaminen kollegan kanssa
Jos haluat jakaa kalenterin jonkun kanssa, joka toimii samassa organisaatiossa, prosessi on melko yksinkertainen. Avaa kalenteri Outlookissa ja valitse sitten Koti> Jaa kalenteri> Kalenteri.
Jos käytät Outlookia useammalle kuin yhdelle tilille, varmista, että valitset sen tilin kalenterin, jonka haluat jakaa.
"Kalenterin ominaisuudet" -ikkuna avautuu "Oikeudet" -välilehdellä, josta näet, kenellä on tällä hetkellä pääsy kalenteriin. Oletusarvon mukaan Outlook on määritetty siten, että kukaan organisaatiossasi voi nähdä, milloin olet varattu, mutta ei muuta. Tietotekniikkasi henkilöt ovat saattaneet muuttaa tätä useilla eri tavoilla, joten keskitymme jakamaan kalenterisi organisaatiosi yksilöön.
Voit jakaa kalenterin jonkun kanssa napsauttamalla Lisää-painiketta.
Tämä avaa osoitekirjan ja näyttää oletusarvoisesti organisaationne henkilöt. Lisää henkilö, jolle haluat jakaa kalenterin, ja valitse sitten OK.
Valitsemasi henkilö näkyy Luvat-ikkunassa. Oletusarvoisesti heillä on lupataso "Näyttää kaikki yksityiskohdat", jota voit muuttaa, jos haluat.
Kun olet valmis, jaa kalenteri napsauttamalla OK.
Jos haluat tarkastella kalenteria, jonka joku on jakanut kanssasi, valitse Koti> Lisää kalenteri> Avaa jaettu kalenteri.
Avaa avautuvassa ikkunassa sen henkilön nimi, joka on jakanut kalenterin kanssasi, ja valitse sitten OK.
Kalenteri ilmestyy nyt näkyviin vasemmalla puolella olevan Jaettu kalenterit -luettelon alla.
Kalenterin jakaminen jonkun ulkoisen kanssa
Jos haluat jakaa kalenterin jonkun kanssa, joka toimii organisaation ulkopuolella, prosessi on hyvin samanlainen. Avaa kalenteri Outlookissa ja valitse sitten Koti> Jaa kalenteri> Kalenteri.
Jos käytät Outlookia useammalle kuin yhdelle tilille, varmista, että valitset sen tilin kalenterin, jonka haluat jakaa.
"Kalenterin ominaisuudet" -ikkuna avautuu "Oikeudet" -välilehdellä, josta näet, kenellä on tällä hetkellä pääsy kalenteriin.
Voit jakaa kalenterin jonkun kanssa napsauttamalla Lisää-painiketta.
Tämä avaa osoitekirjan. Valitse Osoitekirjan avattavasta luettelosta Yhteystiedot.
Näyttöön tulee kaikki osoitekirjan ulkoiset yhteystiedot. Jos haluat jakaa kalenterin ulkoisen henkilön kanssa ja niitä ei näytetä tässä, sinun on lisättävä ne ensin yhteystietona.
Lisää henkilö, jolle haluat jakaa kalenterin, ja valitse sitten OK.
Valitsemasi henkilö lisätään Oikeudet-ikkunaan. Oletusarvon mukaan heillä on lupataso "Näyttää kaikki yksityiskohdat", jonka voit muuttaa, jos haluat. Toisin kuin jakaminen organisaation henkilöiden kanssa, et voi antaa ulkopuolisille ihmisille "voi muokata" tai "valtuuttaa" oikeuksia.
Kun olet valmis, jaa kalenteri napsauttamalla OK.
Miten vastaanottaja hyväksyy kutsun katsella kalenteria on, missä prosessi eroaa hyvästä jakamisesta jonkun kanssa organisaation sisällä.
Kalenterisi jakamasi henkilö lähetetään sähköpostitse.
Jos he napsauttavat "Hyväksy ja katsele kalenteria", ne viedään Outlook.comiin kirjautuakseen Microsoft-tiliin, jossa jaettu kalenteri on saatavilla.
Tämä prosessi on melko saumaton, mutta ei paljon apua, jos vastaanottaja käyttää muuta kuin Microsoft-tuotetta. Näytämme sinulle, miten voit lisätä jaetun kalenterin Google-kalenteriin, koska tämä on suosituin kalenterisovellus, mutta voit lisätä jaetun kalenterin melko paljon mihin tahansa kunnolliseen kalenterisovellukseen, jota haluat mainita.
Sähköpostin alareunassa on "tämä URL-osoite".
Napsauta tätä URL-osoitetta hiiren kakkospainikkeella ja napsauta "Kopioi linkin sijainti" (tai vastaava komento sen mukaan, mitä ohjelmaa käytät postin katseluun).
Avaa Google-kalenteri, napsauta "Lisää kalenteria" -kohdan vieressä olevia kolmea pistettä ja valitse sitten "URL-osoitteesta".
Liitä kopioitu URL-osoite sähköpostiosoitteesta ja valitse sitten Lisää kalenteri.
Kalenteri näkyy vasemmanpuoleisessa luettelossa ”Muut kalenterit”.
Tämä ei kuitenkaan ole kovin ystävällinen muoto, varsinkin jos on olemassa useampi kuin yksi jaettu kalenteri. Voit nimetä sen uudelleen nimeä napsauttamalla napsauttamalla lopussa näkyviä kolmea pistettä ja valitsemalla sitten Asetukset.
Muuta Nimi-kenttä haluamallasi tavalla ja napsauta sitten Asetukset-kohdan vieressä olevaa nuolta.
Sinulla on nyt paljon ystävällisempi kalenterin nimi.
Sähköpostiosoitteesta kopioitu URL-osoite on jaetun kalenterin URL-osoite iCalendar-muodossa (.ics), joka on nimityksestä huolimatta mikään tekemistä Applen kanssa. Sen sijaan se on avoin muoto kalenteritietoihin, jotka ovat olleet noin 20 vuotta. Jokainen kalenterisovellus, jota todennäköisesti käytät, hyväksyy .ics-muotoisen kalenterin, joten vaikka olemme siirtäneet tämän Google-kalenteriin, linkin pitäisi toimia Apple-kalenterissa, Yahoo! Kalenteri, salama Thunderbirdille tai muu käyttämäsi kalenterisovellus.
