Alaviitteiden ja merkintöjen käyttö Microsoft Wordissa

Käytätkö Microsoft Wordia henkilökohtaiseen tai ammatilliseen kirjoittamiseen, joskus kannattaa lisätä lisäkommentteja työsi osiin. Ehkä haluat tehdä sivukommentteja jollekin argumenteistasi, tai sinun täytyy mainita toisen tekijän työ ilman, että häiritsisit päätekstistä. Onneksi Wordilla on hyödyllisiä työkaluja lisätä alaviitteitä ja loppumerkkejä kirjoittamiseen.

Huomautus: Käytämme Microsoft Word 2016: ta, mutta Word on tukenut alaviitteitä ja loppumerkintöjä ainakin Word 2007: n jälkeen. Käytettävän Word-version mukaan tässä oppaassa käymämme valikot saattavat näyttää hieman erilaisilta. Mutta älä huoli - ominaisuudet ja toiminnot ovat samat.

Mitkä ovat alaviitteet ja merkinnät?

Alaviitteet ja loppumerkinnät ovat molemmat tapoja lisätä ylimääräisiä informaatioita kirjoittamiseen päätekstin ulkopuolella. Ajatelkaa niitä kuin sanallisia syrjään, vain kirjallisesti. Voit käyttää alaviitteitä ja huomautuksia lisätäksesi sivutarkistuksia työhön tai mainita muita julkaisuja, kuten kirjoja, artikkeleita tai verkkosivustoja. Ainoa ero alaviitteiden ja loppumerkkien välillä on se, missä ne näkyvät asiakirjassa.

Kuten nimestä voi päätellä, alaviitteet liitetään sivun alareunaan, jossa on lause, johon ne vastaavat. Toisaalta loppuviitteet lisätään osan tai asiakirjan loppuun. Kumpi, jota sinun pitäisi käyttää kirjoituksessasi, riippuu henkilökohtaisesta mieltymyksestäsi tai jos kirjoitat koulua tai työtä, organisaatiosi julkaisutaso.

Alaviitteiden ja huomautusten lisääminen

Palaa Microsoft Word ja avaa sitten asiakirja, johon haluat lisätä alaviitteitä (tai luo uusi asiakirja, jos olet juuri aloittamassa). Vaihda Wordin Ribbon ”Referenssit” -välilehdelle.

Täältä löydät joukon hyödyllisiä ominaisuuksia, joilla voit kommentoida tekstiä, mukaan lukien työkalut sisällysluettelon lisäämiseen, lainausten lisäämiseen ja bibliografian luomiseen. Tämän välilehden toinen ryhmä sisältää haluamamme alaviitteen ja loppumerkin ominaisuudet.

Jos haluat lisätä alaviitteen, aseta lisäyspiste tekstiin, johon haluat alaviitteen näkyvän, ja napsauta sitten Lisää alaviite -painiketta.

Word lisää pienen yläindeksin numeron, johon asetit lisäyspisteen.

Ja siirtää sitten tarkennuksen heti alaviitteen ruutuun ja sijoittaa lisäyspisteen uuteen alaviitteeseen, joten voit aloittaa kirjoittamisen heti.

Alaviitteet näkyvät sivun alaosassa lyhyen vaakasuoran viivan alapuolella. Joka kerta kun lisäät alaviitteen tälle sivulle, toinen numero lisätään luetteloon.

Kun olet lisännyt alaviitteet, voit siirtää kohdistimen kunkin lauseen viitemerkin päälle nähdäksesi alaviitteen esikatselun tekstissä.

Voit myös nopeasti siirtyä alaviitteiden välillä sekä päätekstissä että alaviitteen luettelossa sivun alareunassa napsauttamalla navigointipalkin Seuraava alaviite -painiketta.

Voit myös valita toisen navigointivaihtoehdon napsauttamalla “Seuraava alaviite” -painiketta pudotusvalikosta. Voit siirtyä edelliseen alaviitteeseen tai siirtyä seuraavaan tai edelliseen loppuviitteeseen.

Päättymien lisäämisen vaiheet ovat olennaisesti samat. Aseta lisäyspisteesi, johon haluat merkitä, ja napsauta sitten ”Lisää Endnote” -painiketta Wordin nauhan ”Referenssit” -välilehdessä.

Kuten alaviitteissä, Word liittää ylämerkin numeron, joka sisältää loppuviitteen. Tällä kertaa luodut muistiinpanot näkyvät nykyisen osan tai asiakirjan lopussa (voit muokata, missä ne näkyvät, ja puhumme siitä hieman vähän).

Alaviitteiden ja merkintöjen määrittäminen Word 2016: ssa

Wordissa on oletusasetukset alaviitteille ja loppuviitteille, mutta voit säätää näitä asetuksia milloin tahansa Referenssit-välilehden valikosta.

Napsauta ”Alaviitteet” -valikon oikeassa alakulmassa olevaa nuolta.

Tämä tuo esiin alaviitteen ja merkinnän ikkunan, jossa voit muokata kaikkien alaviitteiden ja merkintöjen sijaintia, ulkonäköä ja muotoa.

Vaihda alaviitteiden ja merkintöjen sijainti

Oletusarvoisesti Word asettaa alaviitteet sivun alareunaan ja loppupäätteet asiakirjan lopussa, mutta voit muuttaa, missä nämä muistiinpanot näkyvät.

Etsi alaviitteessä ja Endnote-valikossa ”Location” -kohdassa vaihtoehto “Footnotes” (valitaan oletusarvoisesti, kun avaat valikon ensimmäisen kerran). Avaa kyseisen vaihtoehdon oikealla puolella oleva pudotusvalikko ja voit vaihtaa alaviitteen sijainnin sivun alareunaan tai tekstin alapuolelle. Jos valitset viimeksi mainitun vaihtoehdon, Word sijoittaa alaviitteet heti tekstikappaleen jälkeen sivun alareunan sijasta.

Jos haluat muuttaa päätemerkkien oletussijaintia, valitse ”Endnotes” -vaihtoehto ja avaa sitten pudotusvalikko oikealle. Siellä voit muuttaa lopetusmerkinnän sijainnin nykyisen osan loppuun tai asiakirjan loppuun.

Muunna alaviitteet loppuviitteiksi (ja varapuheenjohtaja)

Toinen vaihtoehto on muuntaa kaikki alaviitteet endnotesiksi tai päinvastoin. Tämän vaihtoehdon sijaan voit muuttaa niitä kaikkia kerralla. Jos työskentelet asiakirjassa, jossa on paljon muistiinpanoja, tämä vaihtoehto voi olla kätevä.

Napsauta alaviitteen ja merkinnän valikon "Sijainti" -osiossa "Muunna" -painiketta.

Muistiinpanojen muokkaaminen -valintaikkuna avautuu, jolloin voit valita kolme vaihtoehtoa: 1) Muunna kaikki alaviitteet loppumerkkeihin, 2) Muunna kaikki merkinnät alaviitteiksi ja 3) Vaihda alaviitteet ja loppumerkinnät. Valitse haluamasi vaihtoehto ja napsauta sitten OK-painiketta.

Muuta alaviitteiden ja loppumerkkien asettelua

Oletusarvoisesti Word luo alaviitteitä ja merkintöjen luetteloita, joiden ulkoasu on sama kuin sivulla, jolla ne näkyvät. Voit kuitenkin säätää tätä alaviite- ja lopetusnäytön ikkunasta napsauttamalla pudotusvalikkoa "Sarakkeet" ja valitsemalla haluamasi sarakkeiden määrän..

Voit asettaa alaviitteitä ja loppumerkkejä näyttämään enintään neljässä eri sarakkeessa sivulla.

Muokkaa alaviitteiden ja merkintöjen muotoa

Wordin avulla voit myös valita useista vaihtoehdoista muotoiluun, miten alaviitteet ja loppumerkit on numeroitu. Yleensä on hyvä valita jokainen muistiinpanotyyppi eri numerojärjestelmästä, varsinkin jos käytät samaa asiakirjaa alaviitteiden ja loppumerkkien yhdistelmää. Tämä auttaa sinua ja lukijaasi erottamaan toisistaan ​​nopeasti yhdellä silmäyksellä.

Napsauta Muotoilu-osiossa "Numeromuoto" -vaihtoehdon oikealla puolella olevaa avattavaa nuolta. Valitse haluamasi numeromuoto.

Voit myös merkitä muistiinpanosi mukautetun symbolin avulla tavallisen numerointijärjestelmän sijasta. Napsauta Custom Mark -vaihtoehdon vieressä Symbol-painiketta.

Symbolivalikko avautuu. Valitse symboli, jota haluat käyttää merkintöjen merkitsemiseen, ja napsauta sitten OK-painiketta.

Valitun kuvakkeen pitäisi näkyä "Mukautettu merkki" -ruutuun, ja Word käyttää nyt tätä symbolia merkintöjen merkitsemiseen.

Oletusarvoisesti Word numeroi alaviitteitä ja päätteitä yksittäisissä sarjoissa alkaen kohdasta "1" (tai , minä, minä, jne.) ja jatkuu koko asiakirjassa. Voit kuitenkin muokata sekä muistiinpanojen lähtökohdan että jatkuvuuden.

Jos haluat alaviitteiden tai loppumerkkien alkavan muualla kuin sarjan ensimmäisessä numerossa (esimerkiksi, 2 sijasta 1), napsauta "Start At" -luetteloruudussa olevia nuolia lisätäksesi tai alentaaksesi alkuarvoa. Yksi esimerkki siitä, missä tämä saattaa olla hyödyllistä, on, jos kirjoitat kirjaa, joka sisältää loppumerkkejä, ja säästät kunkin luvun erillisenä Word-dokumenttina. Voit määrittää kunkin luvun asiakirjan alkuun numeroiden lopettamiseen, jossa viimeinen luku on poistettu.

Voit muuttaa numerointisarjojen jatkuvuutta napsauttamalla "Numerointi" -vaihtoehdon vieressä olevaa avattavaa valikkoa.

Näet kolme vaihtoehtoa alaviitteiden ja merkintöjen numerointiin: Jatkuva, Käynnistä jokainen osio uudelleen ja käynnistä jokainen sivu uudelleen. Jos haluat, että alaviitteet ja -merkinnät numeroidaan jatkuvasti asiakirjan alusta loppuun, valitse ”Jatkuva” -vaihtoehto. Jos haluat, että muistiinpanot on numeroitu luvun tai jakson mukaan, valitse “Käynnistä jokainen jakso uudelleen”. Tai valitse ”Uudelleenkäynnistä jokainen sivu”, kun haluat lisätä muistiinpanosi sivulle.

Käytä muutoksia asiakirjaan

Kun olet määrittänyt yllä olevat asetukset, sinun on valittava, miten haluat, että muutokset koskevat asiakirjaasi. Napsauta valikon alaosassa "Käytä muutoksia" -vaihtoehdon vieressä olevaa alasvetovalikkoa.

Jos haluat, että muutokset koskevat kaikkia asiakirjan sivuja ja osia, valitse "Koko asiakirja" -vaihtoehto. Tai valitse ”Tämä jakso”, jos haluat tehdä muutoksia vain asiakirjan osaan, johon olet parhaillaan. (Huomaa, että tätä vaihtoehtoa ei näytetä, jos dokumentissa ei ole osioita.)

Kun olet tyytyväinen asetuksiin, napsauta valikon oikeassa alakulmassa olevaa Apply-painiketta.

Voit myös lisätä uuden alaviitteen valitsemiesi asetusten avulla napsauttamalla valikon vasemmassa alakulmassa olevaa ”Lisää” -painiketta.

Miten Word 2016: n ristiviittaukset ja -merkinnät

Jos haluat käyttää samaa alaviiteä tai päätettä useammin kuin kerran koko tekstissäsi, on helppo tehdä se ilman, että tarvitset samaa asiaa uudestaan ​​ja uudestaan.

Aseta lisäyspiste, johon haluat tekstin lisäämisen. Napsauta Viitteet-välilehdessä ”Ristiviite” -painiketta.

Valitse ristiviittausikkunassa “Alatyyppi” tai “Loppuvihko” avattavasta valikosta.

Napsauta seuraavaksi pudotusvalikkoa “Lisää viittaus”.

"Alaviitteen numero" -vaihtoehto lisää alaviitteen numeron tavalliseen tekstiin, kun taas "Alaviitteen numero (muotoiltu)" -vaihtoehto lisää alaviitteen numeron yläindeksissä. ”Sivunumero” -vaihtoehto lisää viitetyn sivun numeron alaviitteen numeron sijaan. "Ylhäällä / Alla" -vaihtoehto lisää joko sanan "Ylhäällä" tai "Alla" riippuen siitä, missä alkuperäinen alaviite näkyy ristiviittauksen yhteydessä. Valitse haluamasi vaihtoehto.

Wordin avulla voit luoda hyperlinkkejä ristiviittausten välillä, jotta voit helposti löytää saman alaviitteen kaikkialla, missä se näkyy asiakirjassa. Lisäasetukset -valintaruutu valitaan oletusarvoisesti, joten voit napsauttaa mitä tahansa ristiviittausta ja ottaa automaattisesti asiakirjan osan, joka sisältää alkuperäisen alaviitteen. Suosittelemme, että jätät tämän vaihtoehdon tarkistetuksi, mutta voit poistaa valinnan, jos haluat.

.