Postilaatikkopuhdistuksen käyttäminen Outlookin kansioiden puhdistamiseen

Postilaatikon puhdistus Outlookissa on joukko työkaluja, jotka on suunniteltu poistamaan roskat postilaatikosta. Voit käyttää sitä tarkistaaksesi postilaatikon kokoa, puhdistaa kohteet automaattisesti koon ja päivämäärän mukaan ja tehdä muutamia muita toimintoja. Menemme läpi ja katsomaan.

Ensinnäkin sinun täytyy avata työkalu. Siirry kohtaan Tiedosto> Työkalut ja valitse Postilaatikon puhdistus.

Käytettävissä on joitakin työkaluja, ja aloitamme katsomalla postilaatikkosi tietojen määrää.

Tarkista postilaatikon koko

Outlook-postilaatikko koostuu kansioista - Saapuneet, Lähetetyt kohteet, Arkisto, ja niin edelleen ja kun tiedät kansioiden koon, näet, missä kaikki sähköpostisi ovat. Saat lisätietoja napsauttamalla Näytä postilaatikon koko.

Tämä avaa kansiokoon ikkunan, joka näyttää kunkin kansion koon. Oletuksena se avautuu Paikalliset tiedot -välilehdessä. Paikalliset tiedot ovat tietoja, jotka on tallennettu tietokoneellesi .pst- ja.ost-tiedostoissasi.

Sarakkeet näyttävät kansion nimen, koon ja kokokoon (joka on koko alikansioineen). Tämän näkymän paras osa on, että se näyttää kansiot, joita et ehkä yleensä ota huomioon, kuten kalenteri. Jos sinulla on useita vuosien ajan tapaamisia ja tapaamisia, voit helposti saada kalenterissa kunnon kilotavun, jonka voit puhdistaa poistamalla vanhat tapahtumat.

Jos haluat nähdä sähköpostipalvelimen kansioiden koon, napsauta "Server Data" -välilehteä. Kun avaat tämän välilehden ensimmäisen kerran, datan täyttäminen saattaa kestää jonkin aikaa. Tämä johtuu siitä, että Outlook ottaa yhteyttä Exchange-palvelimeen ja pyytää tietoja tiedostoistasi (joka lasketaan lennolla) ja sitten lataamalla ja näyttämällä tulokset.

Joka kerta, kun avaat tämän välilehden, tietojen haku on paljon nopeampaa, koska Exchange-palvelun on tehtävä vain erotusanalyysi, ja useimmat kansiot eivät muuta kokoa niin paljon. Kun välilehti on ladattu, näet Exchange-palvelimen kansiokoot. Tämä ei ehkä ole sama kuin Paikalliset tiedot -välilehden koko, koska Outlook ei lataa kaikkia viestejä tietokoneeseen.

Esimerkiksi Local Data -välilehdessä Archive-kansion koko-koko on 116805 kb, mutta Server Data -välilehdellä Total Size on 363399 kb-a ero 246594 kb: n (265 Mt) välillä. Se on paljon postia, jota ei näy paikallisissa tiedoissa. Mitä tapahtuu?

Oletusarvon mukaan Outlook säilyttää vain tietyn määrän sähköpostiviestejä paikalliselta asiakkaaltasi varmistaaksesi, että sähköpostisi ei vie liikaa tilaa. Tietokoneissa, joiden kiintolevy on suurempi kuin 64 gb (mikä on nykyään suurin osa niistä), Outlook säilyttää sähköpostit vain viime vuoden tietokoneesta. Vanhemmat sähköpostiviestit säilytetään sähköpostipalvelimessa, ja voit käyttää niitä. Voit ladata vanhemmat viestit ja muuttaa tätä oletusarvoa, jos haluat. Muista, että voit muuttaa oletusasetuksia niin, että se lataa Vähemmän samoin kuin postin lähettäminen, joten jos haluat kamppailua tilan takia, haluat ehkä muuttaa oletusarvon 1 vuodesta 6 kuukauteen (tai vähemmän).

(Huomaa: Tämä koskee vain tilejä, joissa käytetään Microsoft Exchange -palvelinta, kuten Hotmailia, live.comia, O365: ta ja joitakin yritystilejä. Jos käytät Outlookia lähettämään sähköpostia muilta palveluntarjoajilta, kuten Google tai Yahoo, tämä asetus jätetään huomiotta ja kaikki sähköpostiviesti ladataan.)

Nyt kun tiedät, kuinka paljon kansiot sisältävät tietoja, voit priorisoida ne, jotka puhdistat.

Vanhan tai suuren postin etsiminen

Jos sinulla on useita eri kansioita, voit hakea koko postilaatikosta vanhempia tai suurempia sähköpostiviestejä.

Tämä on erittäin hyödyllistä, jos haluat etsiä suuria liitetiedostoja, joita voit joko poistaa tai siirtää Outlookista kiintolevylle tai pilvipalvelulle. Esimerkiksi, jos haluat löytää kaikki yli 5 Mt: n suuruiset viestit, voit muuttaa kenttää "Etsi kohteet, jotka ovat suurempia" kuin 5000 kb ja napsauta sitten Etsi-painiketta.

Standardin Outlook-hakupaneelin mukana tulee luettelo vähintään 5 Mt: n mailista.

Nämä tulokset palauttavat vain sähköpostit, mutta voit muuttaa "Look" -kenttää mihin tahansa tietyn tyyppiseen tiedostoon, jos haluat heittää laajemman verkon.

Hakutuloksista voit avata kaikki sähköpostit ja poistaa ne tai poistaa liitetiedostot. Älä unohda tallentaa liitetiedostoja ennen niiden poistamista tai poistamista, jos haluat tallentaa ne.

AutoArchiven poistaminen käytöstä

Voit määrittää automaattiset parametrit jokaiselle Outlookin yksittäiselle kansiolle, mitä olemme aiemmin käsitelleet osana laajempaa Outlookin sujuvuutta. Jos olet määrittänyt automaattisia sääntöjä, voit käynnistää ne postilaatikon siivouksessa napsauttamalla "AutoArchive" -painiketta.

Tämä prosessi kiertää kaikkia Outlookin kansioita ja soveltaa kaikkia määrittämiäsi automaattisia arkistosääntöjä. Jos et ole asettanut mitään, saatat olla huolissaan tämän painikkeen lyömisestä vahingossa, mutta älä huoli - oletusarvoisesti automaattinen arkistosääntö on tehdä mitään.

Tarkastele ja tyhjennä poistetut kohteet

Jos haluat "pehmentää" viestisi siirtämällä ne Poistetut kohteet -kansioon ja tyhjennät sen harvoin, tämä vaihtoehto on sinulle.

Huomautus: Jotkut haluavat käyttää poistettuja kohteita -kansiota eräänlaisena arkistona, tossing asiat siellä eikä koskaan tyhjennä kansiota. Tämä ei ole hyvä idea, koska on olemassa paljon tapoja, joilla voit poistaa Poistetut kohteet -kansiota liian helposti. Sen sijaan, jos haluat säilyttää viestin, asenna arkisto!

Napsauta ”Näytä poistetut kohteet”, niin näet, kuinka paljon tilaa poistetut kohteet ovat ottamassa, ja ota sitten syvään henkeä ja napsauta ”Tyhjä”.

Tämä poistaa kaikki poistetut kohteet -kansiosta. Jos tämä pelottaa sinua, ota hetki aikaa siirtää kaikki tärkeät viestit arkistoon ensin, mutta sinun pitäisi todella tyhjentää poistetut kohteesi säännöllisesti ja ei käyttää sitä arkistona.

Näytä ja poista konfliktiviestit

Postilaatikon puhdistus -toiminnon viimeinen vaihtoehto on poistaa konfliktiviestejä. Nämä ovat sähköpostiviestejä, joita Outlook pitää ristiriidassa olemassa olevan sähköpostin kanssa, koska niillä on sama otsikkotieto. Normaalisti tämä johtuu väliaikaisista synkronointiongelmista Exchange-palvelimen kanssa, ja sinun pitäisi pystyä poistamaan nämä sähköpostit ilman ongelmaa. Jos haluat nähdä, onko sinulla ristiriitakansiossa sähköpostiviestejä, napsauta Näytä ristiriitojen koko -painiketta, jos haluat nähdä suodatetun version kansiokokoikkunasta.

Jos siellä on sähköpostiviestejä, sulje kansiokoko-ikkuna ja napsauta sitten ”Poista” -painiketta Postilaatikon puhdistus -ikkunassa.

Se on Postilaatikon puhdistus -työkalu. Se ei ole erityisen räikeä, mutta se on tehokasta ja hyödyllistä.