Microsoft Wordin vertailutoiminnon käyttäminen

Jos olet työntekijöiden yhteistyöryhmässä, tai olet yksinkertaisesti käsittelemässä useita omia töitäsi, on tärkeää, että voit seurata muutoksia. Microsoft Wordissa kyky verrata kaikkia eroja kahdessa lähes identtisessä asiakirjassa on rakennettu Vertailu-työkaluun. Näin voit käyttää sitä.

Avaa ensin Word ja mikä tahansa asiakirjatiedosto. (Se voi olla yksi niistä, joita vertaat, toinen asiakirja kokonaan tai yksinkertaisesti tyhjä projekti.) Napsauta näytön yläreunassa olevaa "Review" -välilehteä avataksesi nauhavalikon ja napsauttamalla sitten "Vertaa" -painiketta- se on lähellä valikon oikeaa reunaa.

Napsauta "Vertaa" uudelleen, jos toinen valikko avautuu. Valitse sitten uudessa ikkunassa kaksi asiakirjaasi: alkuperäinen (tai aikaisempi) asiakirja ja tarkistettu (tai uudempi) asiakirja. Jos et näe mitään avattavasta valikosta, napsauta oikealla olevaa kansiokuvaketta selataksesi asiakirjaa tiedostoselaimella.

Voit asettaa merkinnän, jonka avulla voit seurata, mikä ero kuuluu johonkin asiakirjaan. Täällä aion merkitä minun "myöhemmin", koska se on viimeisin käsikirjoituksen versio. Voit lisätä tunnisteen vain tarkistettuun asiakirjaan, mutta voit vaihtaa niiden välillä kaksoisnuolen kuvakkeella.

Näet lisäasetukset napsauttamalla Lisää-painiketta. Useimmat näistä ovat itsestään selviä, ja kaikki asetukset ovat oletusarvoisesti käytössä. Huomaa "Näytä muutokset" -vaihtoehto, joka näyttää yksittäiset muutokset joko yhden merkin kerrallaan (hyvin hidas) tai yhden sanan kerrallaan.

Napsauta ”OK”. Word avaa monimutkaisen näköisen valikoiman lasit yhdestä asiakirjasta. Vasemmalta oikealle sinulla on eritelty luettelo muutoksista, täydellinen näkymä tarkistetusta asiakirjasta, jossa on punaiset merkit vasemmassa reunassa ja jotka osoittavat muutokset, ja kaksoisruutu, jossa esitetään alkuperäiset ja tarkistetut asiakirjat pinottuina. Vierittäminen hiiren pyörän avulla selaa kaikki kolme ensisijaista ruutua kerralla, mutta voit käyttää vierityspalkkeja kummankin oikealla puolella vierittääksesi yksittäisiä ruutuja kullekin.

Versio-ruutu on tässä hyödyllisin. Se näyttää jokaisen muutoksen, mitä poistettiin ja mikä oli lisätty, jotta dokumentin yläosasta pohjaan. Se on loistava tapa nähdä tekstin ja muotoilun erot yhdellä silmäyksellä. Napsauttamalla mitä tahansa Revisions-ruudun merkintää selaa muut ruudut välittömästi kyseiseen kohtaan. Siisti!

Kun olet käyttänyt Tarkistukset-välilehteä löytääksesi tarkan tarkistuksen, voit napsauttaa hiiren kakkospainikkeella asiaankuuluvaa tekstiä keskikentässä. Napsauta ”Hyväksy” tai ”Hylkää” (jota seuraa vastaava toimenpide), jos haluat säilyttää tai palauttaa muutoksen.

Voit tallentaa tämän vertailukelpoisen asiakirjan erillisenä tiedostona, joka ei vaikuta jompaankumpaan parhaillaan katsottavista asiakirjoista. Napsauta Tiedosto> Tallenna nimellä ja tallenna se kuten mikä tahansa muu Word-asiakirja.

Huomaa, että Vertailu-ominaisuus ei ole käytettävissä, jos jommassakummassa asiakirjassa on salasanasuojaus tai sen muutokset on suojattu Wordissa. Voit muuttaa tätä asetusta yksittäisissä asiakirjoissa napsauttamalla Review> Track Changes.