Useiden otsikoiden ja alatunnisteiden käyttäminen yhdessä asiakirjassa
Wordissa on muutamia sisäänrakennettuja tapoja muuttaa otsikkosi ja alatunnisteesi asiakirjassa. Voit esimerkiksi olla melko helposti erilaisilla otsikoilla ja alatunnisteilla parittomille ja parillisille sivuille, tai sinulla voi olla eri otsikko ja alatunniste ensimmäisellä sivulla. Jos haluat mennä pidemmälle, sinun on luotava dokumenttiin useita osioita ja opittava linkittämään ja irrottamaan otsikot ja alatunnisteet edellisestä osasta.
Esittelyä varten olemme luoneet yksinkertaisen asiakirjan, jossa käytetään tavallista tekstin otsikkoa sanoilla "How-To Geek" ja tavallisen tekstin alatunnisteen, jossa on sivunumero (kuten artikkelin yläosassa olevassa kuvassa).
Huomautus: Käytämme Word 2016: ta esimerkkeihimme tässä artikkelissa, mutta tekniikat, joista puhumme, koskevat melko paljon Word-versiota.
Luo eri otsikko ja alatunniste ensimmäiselle sivulle
Yksi tyypillinen asiakirjan yleissopimus on erilainen otsikko ja alatunniste asiakirjan ensimmäisellä sivulla kuin se näkyy muussa asiakirjassa. Ehkä sinulla on otsikko, johon et halua mitään otsikkoa tai alatunnistetta lainkaan. Tai ehkä haluat, että ensimmäisen sivun alatunniste näyttää yrityksellesi jonkin virallisen vastuuvapauslausekkeen, ja alaviite muussa asiakirjassa näyttää sivunumerot. Riippumatta syystäsi, Word tekee siitä helppoa.
Tee ensin alueen sivun ylä- tai alatunnistealueella kaksoisnapsauttamalla alueita aktiiviseksi.
Otsikko / alatunniste-alue muuttuu aktiiviseksi ja näet uuden "Design" -välilehden, joka näkyy nauhassasi hallintalaitteilla, jotka käsittelevät otsikoita ja alatunnisteita. Valitse kyseisessä välilehdessä ”Erillinen ensimmäinen sivu” -vaihtoehto.
Kun valitset tämän vaihtoehdon, kaikki ensimmäisen sivun otsikossa ja alatunnisteessa oleva teksti poistetaan. Huomaa myös, että ensimmäisellä sivulla olevien alueiden nimi muuttuu "First Page Header" ja "First Page Footer." Voit jättää ne tyhjiksi, tai voit täyttää välilyönnit muulla tekstillä, joka ei vaikuta otsikoihin ja alatunnisteisiin myöhemmin.
Luo eri otsikot ja alatunnisteet pariton ja parillinen sivu
Wordissa on myös sisäänrakennettu vaihtoehto eri otsikoiden ja alatunnisteiden luomiseksi parittomille ja parillisille sivuille. Tähän mennessä yleisimmin käytetty ominaisuus on, että sivunumerot näkyvät sivujen ulkoreunoissa, kuten näet useimmissa kirjoissa.
Voit tehdä tämän kaksoisnapsauttamalla minkä tahansa sivun otsikon tai alatunnistealueen sijaintia, jotta nämä alueet ovat aktiivisia.
Otsikko / alatunniste-alue muuttuu aktiiviseksi ja näet uuden "Design" -välilehden, joka näkyy nauhassasi hallintalaitteilla, jotka käsittelevät otsikoita ja alatunnisteita. Valitse kyseisellä välilehdellä "Erilaiset parittomat ja parilliset sivut" -vaihtoehto.
Kun valitset tämän vaihtoehdon, kaikki parillisten numeroiden sivujen alatunnisteissa olevat tiedostot poistetaan. Sitten voit laittaa mitä haluat, ja kohdista se kuitenkin haluamallasi tavalla.
Luo eri otsikot ja alatunnisteet asiakirjan eri osille
Valitettavasti otsikon ja alatunnisteiden helppo hallitseminen Wordissa päättyy. Jos haluat muuttaa asiakirjan otsikot ja alatunnisteet enempää kuin olemme jo katseet, sinun täytyy murtaa asiakirja osioiksi. On olemassa kaikenlaisia syitä, joita haluat ehkä tehdä. Esimerkiksi:
- Asiakirjassa on joitakin grafiikkaa tai laskentataulukoita, jotka haluat maisemakohtaisilla sivuilla, kun muu asiakirja on muotokuva. Haluat silti silti otsikot ja alatunnisteet sivujen pystysuorassa ylä- ja alaosassa.
- Luodaan pitkä asiakirja, jossa on useita lukuja, ja et halua otsikot ja alatunnisteet (tai haluavat, että ne näyttävät erilaisilta) kunkin luvun otsikkosivuilla.
- Haluat laskea joitakin sivuja eri tavalla. Esimerkiksi ehkä haluat, että esittelysi ja sisältötaulukot on numeroitu roomalaisilla numeroilla, mutta asiakirjan pääteksti on numeroitu arabialaisilla numeroilla.
Riippumatta siitä, mistä syistä, temppu on luoda eri osia, joissa haluat, että otsikot ja alatunnisteet näyttävät erilaisilta. Henkilökohtaisesti mielestäni on helpointa ajatella asiakirjaa etukäteen ja luoda kaikki tarvitsemani osat ennen kuin aloitan asiakirjan kokoamisen. Tämä estää usein outoja ulkoasuongelmia, joita voit saada (ja sitten täytyy ratkaista), kun jaat jo täydellisen asiakirjan. Voit kuitenkin luoda osia olemassa olevaan asiakirjaan, ja prosessi on sama.
Aseta kohdistin missä tahansa, jos haluat luoda osion tauon (tyypillisesti tämä on sivun lopussa), ja vaihda sitten "Layout" -välilehdelle nauhalle. Napsauta ”Breaks” -painiketta ja valitse haluamasi tauko. Yleensä tämä tulee olemaan sivunvaihto, joten sitä me käytämme täällä.
Kaksoisnapsauta sivun otsikko- tai alatunnistealuetta jälkeen Syöttämäsi tauko. Napsauta Ribbon ”Suunnittelu” -välilehdellä ”Linkitä edelliseen” -painiketta, jos haluat kytkeä tämän asetuksen pois päältä. Tämä rikkoo tämän jakson ja edellisen osan otsikon tai alatunnisteen (mitä olet valinnut) välistä yhteyttä. Jos haluat rikkoa linkin sekä otsikon että alatunnisteen, sinun on tehtävä jokainen vuorotellen tällä tavalla.
Poistaminen ei poista olemassa olevaa tekstiä tai kuvia otsikossa tai alatunnisteessa. Voit poistaa, muokata tai korvata otsikon tai alatunnisteen jo tekemäsi ja muutokset eivät vaikuta edellisen osan otsikoihin ja alatunnisteisiin.
Jos päätät palauttaa linkin edellisiin osioihin tai alatunnisteeseen, tämä toiminto on tuhoisa. Kun vaihdat osia uudelleen, aktiivisen osan otsikko ja alatunniste poistetaan ja korvataan mitä tahansa edellisessä osassa. Voit tehdä sen kaksoisnapsauttamalla taukoa seuraavan sivun otsikkoa tai alatunnistetta. Napsauta Ribbon ”Suunnittelu” -välilehdellä ”Linkitä edelliseen” -painiketta, jos haluat ottaa sen uudelleen käyttöön.
Word varoittaa, että poistat nykyisen otsikon tai alatunnisteen, ja korvataan se edellisen osan otsikossa tai alatunnisteessa. Napsauta ”Kyllä”, jotta se tapahtuu.
Ja juuri näin, otsikko tai alatunniste yhdistetään uudelleen edelliseen osaan. Muista vain, että sinun täytyy yhdistää tai irrottaa sekä otsikko että alatunniste erillisinä toimina.
