Kuinka käytät keskustelujen puhdistustyökalua Outlookissa
Jotkut haluavat pitää Outlook-kansiot täydellisesti hallittuna, ja sähköpostit on luokiteltu siististi ja tallennettu loogiseen, minimaaliseen kansiorakenteeseen. Useimmat meistä eivät ole niin, joten Microsoft on tarjonnut apuvälineitä. Yksi näistä työkaluista on vähän tunnettu Conversation Cleanup -työkalu, joka poistaa tai siirtää redundantteja sähköpostiviestejä keskustelusta. Näin se toimii.
Voit suorittaa Keskustelujen puhdistus -työkalun yksittäistä keskustelua, kansiota tai kansiota ja kaikkia sen alikansioita vastaan. Se etsii tarpeettomia sähköpostiviestejä, mikä tarkoittaa niitä, jotka sisältyvät kokonaisuudessaan toiseen keskustelun viestiin. Sitten se poistaa (oletusarvoisesti) tai siirtää nämä sähköpostit toiseen kansioon sen mukaan, miten olet asettanut sen. Tämä auttaa pitämään postilaatikkosi täyttämättä useita saman viestin kopioita.
Ensinnäkin sinun on asetettava Keskustelujen puhdistus -parametrit. Siirry kohtaan Tiedosto> Asetukset> Sähköposti ja siirry sitten “Keskustelujen puhdistus” -osaan.
Oletusarvoisesti keskustelun puhdistus poistaa kohteet, mutta jos haluat siirtää redundantteja kohteita kansioon, voit napsauttaa "Selaa" ja valita kansion, johon haluat siirtää ne. Tämä on kätevää, jos haluat itse tarkistaa, että työkalun löytämät viestit ovat todella tarpeettomia. Keskustelujen puhdistus -työkalu on luotettava kokemuksessamme, mutta joskus ei voi korvata asioita itse.
Voit luultavasti jättää muut oletusasetukset sellaisiksi kuin ne ovat, koska ne tekevät paljon järkeä, mutta jos tilanne tai mieltymykset ovat erilaisia, siirry eteenpäin ja kytke parametrit päälle tai pois päältä. Kun olet saanut asetukset haluamallasi tavalla, napsauta OK ja palaa Outlookiin.
Nyt sinun täytyy avata työkalu. Napsauta "Koti" -välilehdessä "Puhdista" -painiketta. Avattavasta valikosta voit puhdistaa kansion, koko kansion tai koko kansion ja kaikkien alikansioiden parhaillaan valitsemasi keskustelun.
Voit myös avata tämän valikon napsauttamalla Kansio> Puhdista kansio, jos et tarvitse ”Puhdista keskustelua” -vaihtoehtoa.
Menemme nyt "Clean Up Folder" -toiminnolla, mutta prosessi on sama riippumatta siitä, puhdistatko keskustelun, kansion tai kansion ja sen alikansiot. Yhden napsautuksen kohdalla voit aina napsauttaa hiiren kakkospainikkeella kansiota Navigointi-ruudussa ja valita ”Puhdista kansio”.
Kun käynnistät tämän työkalun ensimmäisen kerran, näyttöön tulee varoitus, joka antaa sinulle mahdollisuuden muuttaa asetuksia, suorittaa työkalun tai peruuttaa toiminnon.
Jos haluat, että työkalu suoritetaan näkemättä tätä ponnahdusikkunaa, ota käyttöön "Älä näytä tätä viestiä uudelleen" -vaihtoehto.
Suorita työkalu napsauttamalla Clean Up Folder (Puhdista kansio) (jos valitsit "Älä näytä tätä viestiä uudelleen" -vaihtoehdon, tästä ajasta alkaen työkalu käynnistyy heti, kun valitset sen). Kun työkalu on käynnissä, joka voi kestää jonkin aikaa, jos käytät sitä ensimmäistä kertaa kansiossa, jossa on paljon viestejä, tilailmoitus näkyy Outlookin alareunassa olevassa palkissa..
Voit käyttää Outlookia, kun tämä on käynnissä. Kun tilailmoitus katoaa, työkalu on päättynyt. Se ei kerro, että se on valmis - työkalu on suunniteltu toimimaan taustalla auttamaan sinua, ei pommittamaan sinua viestien kanssa, mutta se kertoo sinulle, jos se ei löydä mitään viestejä puhdistettaviksi.
Se on kaikki siinä. Kun suoritimme tämän työkalun esimerkkikansiossa, joka sisälsi 2487 sähköpostiviestiä, se löysi 502 viestiä, jotka voitiin poistaa. Yli viidesosa kansiossa olevista sähköpostiviesteistä oli tarpeeton, joten se on silmien avaaja ja työkalu, jota kannattaa käyttää, jos olet tyhjä tilaa tai väsynyt keskustelemaan keskusteluista.
