Valmistele Word-asiakirja massan levittämistä varten

Tämä vierasartikkeli on kirjoittanut DemarGeek-teknologia-sivuston takana oleva Askar.

Jos työskentelet tiimissä tai kun olet tekemisissä asiakkaiden kanssa, kannattaa varmistaa, että jaat asiakirjat oikein siten, että asiakirjassa olevat tiedot saavuttavat oikean yleisön ja että tietojen luottamuksellisuutta kunnioitetaan.

Word 2007: ssä on ominaisuus, jonka avulla voit muodostaa Word-asiakirjan virallisesti jakeluun ihmisryhmälle tai jopa kaikille henkilöille, joilla on tietty uskottavuuskerroin.

Valmistautuminen

Käynnistä Word 2007 ja luo asiakirja haluamallasi tavalla.

Kun olet tyytyväinen asiakirjaan ja olet valmis jakamaan, keskeytä hetki ennen kuin lyömällä sähköpostisovellukseen ja noudata näitä yksinkertaisia ​​ohjeita saadaksesi asiakirjan valmiiksi jakelua varten. Muista, että nämä vaiheet on eristetty ja mitä se tarkoittaa, voit valita ja valita haluamasi vaiheet.

Klikkaa Office-painike ja klikkaa ”Valmistella”Valikkovaihtoehto. On 7 erilaista vaihtoehtoa, joita pitäisi nähdä. Selitän jokaisen näistä vaihtoehdoista, jotta voit valita ja valita oikean vaihtoehdon yhdistelmän jakeluvaatimuksillesi.

Asiakirjan ominaisuudet

Luettelon ensimmäinen on ”ominaisuudet vaihtoehto, jolla voit syöttää asiakirjan metatiedot.

Voit kirjoittaa asiakirjan tekijän nimen, otsikon, aiheen, avainsanat, luokka, tila ja kommentit.

Joitakin näistä voidaan tarkastella tiedosto >> ominaisuudet dialogi.

Muista, että kun olet viimeistellyt asiakirjan, et näe näitä ominaisuuksia, mutta siihen saakka voit liittää asiakirjan ominaisuuksia muille, jotta he voivat saada käsityksen asiakirjasta ennen sen avaamista.

Tarkista asiakirja

Luettelon toinen vaihtoehto on "Tarkista asiakirja”. Osana asiakirjan levittämisen valmistelua voit tarkastaa asiakirjan kommenttien, tarkistusten, tarkistusmerkkien, musteen merkinnän. Voit tarkastella piilotettuja metatietoja tai dokumenttiin tallennettuja henkilökohtaisia ​​tietoja. Voit tarkastaa asiakirjan kanssa tallennettuja mukautettuja XML-tietoja. Voit myös tarkistaa tietoja otsikoista, alatunnisteista ja kaikista vesileimoista. Lopuksi voit myös tarkastaa asiakirjan piilotettuja tekstejä.

Valitse tarkastusvaihtoehdot, jotka haluat varmistaa ennen asiakirjan levittämistä ja kun napsautatTarkastaa-Näppäin Word tarkastaa asiakirjan ja ilmoittaa sinulle kaikista tarkastuksessaan havaituista kohteista.

Huomioon tarvitsemasi kohteet on merkitty huutomerkillä ja voit tarkastaa uudelleen, jos haluat.

Salaa asiakirja

Kolmanneksi luettelossa onSalaa asiakirja”. Valitse tämä vaihtoehto, jos haluat, että asiakirjaa tarkastelevat vain tietyt ihmiset, joita luotat. Sen avulla voit salata asiakirjan valitsemallasi salasanalla, ja käyttäjien on annettava tämä salasana asiakirjan tarkastelemiseksi.

Valitse salasana, jonka voit jakaa ryhmälle. Minun neuvoni ei ole valita salasanaa, jota käytät henkilökohtaisesti, vaan salasanaa, jota kukaan ei voi käyttää jäljittämään online-tilejäsi tai herkkiä tilejä, joita käytät henkilökohtaisesti.

Vahvista salasana vielä kerran. Salasanat ovat kirjainkohtaisia ​​ja varmista, että salasana säilytetään / muista, koska salasanaa ei voi palauttaa, jos unohdat, eikä tiedostoa voi avata, jos unohdat salasanan.

Kun olet salannut, sinun pitäisi pystyä näkemään, että valikkovaihtoehdolla on pieni taustaväri, joka osoittaa, että tämä asiakirja on salattu.

Kun jakeluryhmässäsi olevat henkilöt yrittävät avata salatun asiakirjan, heitä pyydetään antamaan salasana.

Ilman salasanaa he eivät voi avata asiakirjaa lainkaan.

Rajoita lupaa

Neljäs luettelossa onRajoita lupaa”. Voit rajoittaa "Rajoita lupaa" -vaihtoehtoa, jos haluat rajoittaa mitä ihmiset voivat tehdä asiakirjan kanssa. Jos asiakirja on herkkä, voit käyttää rajoitusten rajoittamista rajoittamaan asiakirjojen muokkaamista, kopiointia ja tulostamista.

Rajoita käyttöoikeutta käyttää Windows Rights Management -asiakas käyttää rajoituksia.

Sinua saatetaan pyytää asentamaan Windows-oikeuksien hallinta työkalu. Älä huoli, siirry eteenpäin ja asenna se, se on luotettavasta lähteestä. Asennuksen jälkeen sinun pitäisi pystyä määrittämään, mitä ihmiset voivat tehdä asiakirjan kanssa.

Lisää digitaalinen allekirjoitus

Viides lista on ”Lisää digitaalinen allekirjoitus”. Digitaaliset allekirjoitukset varmistavat asiakirjan eheyden. Ajattele digitaalisia allekirjoituksia paperin allekirjoituksena, mutta tehdään sähköisesti kätevästi. Kun asiakirjassa on digitaalinen allekirjoitus, se merkitsee asiakirjan eheyttä ja luottamusta. Tämä olisi kätevää, jos jaat asiakirjan suurelle yleisölle.

Klikkaa "Lisää digitaalinen allekirjoitus”Vaihtoehto ja Word kehottaa sinua yllä olevan valintaikkunan avulla etsimään Digital Signature -toimittajia Office Marketplace -palvelussa.

Office Online Marketplace -verkostossa pitäisi löytää digitaalisen allekirjoituksen tarjoaja, jonka avulla voit allekirjoittaa asiakirjan.

Suorita yhteensopivuuden tarkistin

Ohita viimeinen vaihtoehto ”Suorita yhteensopivuuden tarkistin”Ensin. Jos olet käyttänyt mitään Word 2007: lle ominaisia ​​ominaisuuksia ja epäilet, että yleisösi käyttää vanhempia Word-versioita, kannattaa ehkä suorittaa yhteensopivuuden tarkistus, jotta koko yleisö voi lukea asiakirjan..

Word 2007 suorittaa joukon ennalta määritettyjä yhteensopivuuden tarkistuksia, ja jos se löytää yhteensopivuusongelmia, se luetteloi ne yllä olevaan valintaikkunaan, jos et ole hyvä siirtymään viimeiseen vaiheeseen ennen asiakirjan jakelua.

Merkitse lopulliseksi

Tämän pitäisi olla viimeinen vaihe, jonka haluat seurata ennen kuin levität asiakirjaa ryhmälle. Kuten nimi osoittaa, tämä toiminto merkitsee asiakirjan kaikkien asetusten mukaisesti.

Koska tämä tekee merkittäviä muutoksia asiakirjaan, sinua pyydetään varmistamaan, että haluat merkitä asiakirjan lopulliseksi.

Kun asiakirja on merkitty lopulliseksi, asiakirjaa ei voi muokata ja se puhdistetaan kaikista todisteista, kommenteista jne.

Lopulliset asiakirjat saavat uuden kuvakkeen tilapalkista, joka näyttää enemmän kuin paperikynän.

Jakelua varten valmistetun asiakirjan saaminen auttaa sinua välttämään tiettyjä ilmeisiä virheitä, joita teet, kun levität asiakirjaa suurelle joukolle ihmisiä. Sinun ei tarvitse noudattaa kaikkia vaiheita; pikemminkin voit valita ja valita, mihin haluat / haluat. Word 2007 on tarpeeksi joustava, jotta voit tehdä sen, mitä pyydät tekemään valmisteltaessa asiakirjaa jakelua varten.

Toivottavasti löydät tämän hyödylliseksi, ja toivon, että käytät Word 2007: n kykyä viimeistellä asiakirja asianmukaisesti ennen jakelua. Jos sinulla on kysyttävää tai kommentteja, kerro minulle kommenteista.