Käytä ehdollista muotoilua tärkeiden Outlook-viestien erottamiseksi
Outlookin avulla voit luoda ja muokata kansionäkymiä monin tavoin, kuten sarakkeiden lisäämisen tai poistamisen tai viestien ryhmittelyn ja lajittelun avulla. Voit myös soveltaa sääntöjä, joiden avulla Outlookin viestit näkyvät eri tavoin niiden ominaisuuksien perusteella (kuten lähettäjän, aihepiirin tai aikaleiman perusteella). Tätä kutsutaan ehdollinen muotoilu. Katsotaanpa, miten se toimii.
Päivittää: Yksi lukijoista toi huomiomme, että ehdollinen muotoilu on käytettävissä vain Outlookin ja Windows-version Windows-versiossa ei MacOS-versio. Kiitos, Christy!
Päästä alkuun
Voit aloittaa ehdollisen muotoilun määrittämisen valitsemalla Näytä> Näytä asetukset.
Voit myös käyttää Lisäasetusten näkymiä napsauttamalla kansiopäätä hiiren kakkospainikkeella ja valitsemalla "Näytä asetukset" -komennon.
Lisäasetukset-ikkunan avulla voit muokata kansionäkymää. Napsauta "Ehdollinen muotoilu" -painiketta.
Näin pääset ehdolliseen muotoiluun, jossa käytät erilaisia sääntöjä viestien muotoilemiseksi.
”Tämän näkymän säännöt” -luettelossa näkyvät kohdat ovat oletusarvoisia sääntöjä, jotka sisältyvät kansioon, jota ei ole mukautettu. Voit esimerkiksi nähdä, että "lukemattomat viestit" näkyvät lihavoituina, sininen Segoe UI -kirjasin, jonka koko on 11 pistettä.
Miten säännöt toimivat
"Säännöt" ovat ehdot, joiden mukaan viestin on täytettävä, jotta Outlook käyttää muotoilua. Oletussäännöissä esimerkiksi "Lukemattomien viestien" sääntö aktivoituu, kun viesti on merkitty lukemattomaksi. Kun sääntö on aktivoitu, Outlook näyttää sen lihavoitu, sininen, 11 pisteen Segoe UI -kirjasin.
Outlook käyttää sääntöjä järjestyksessä luettelon yläosasta. Luettelossa olevat säännöt ovat etusijalla alempiin sääntöihin. Miten tämä toimii käytännössä? Oletetaan, että sinulla on kaksi sääntöä: yksi luettelon yläosassa, joka muuttaa fontin vihreäksi, ja yksi alempi alas luettelossa, joka muuttaa fonttia punaiseksi. Jos viesti täyttää molempien sääntöjen ehdot, fontti muuttuu vihreäksi, koska sääntö on korkeampi luettelossa - sääntö, joka asettaa fontin punaiseksi, jätetään huomiotta.
Oletussääntöjen avulla voit vain muuttaa fonttia. Et voi poistaa oletussääntöjä tai siirtää järjestystä tai muuttaa säännön ehtoja. Voit ottaa oletusasetukset pois käytöstä poistamalla ne valitsemalla ”Tämän näkymän säännöt” -luettelosta.
Uuden säännön lisääminen
Osoita ehdollisen muotoilun ikkunassa Lisää-painiketta. Luetteloon lisätään uusi sääntö, jonka nimi on ”Untitled”. Anna sääntösi nimi ja napsauta "ehto" -painiketta.
Suodatin-ikkunan avulla voit päättää, millä ehdolla tai edellytyksillä postin on täytettävä, jotta se voidaan alustaa.
Käytämme vain yksinkertaista esimerkkiä ja etsimme sitä, mitä Rob Woodgate on lähettänyt ja jotka sisältävät sanan ”Outlook” Aihe-kentässä.
Voit tehdä tämän napsauttamalla ensin ”From” -painiketta, joka avaa osoitekirjan ja valitse yhteystieto.
Sitten lisätään "Outlook" -kenttään "Etsi sana (t)" -kenttään, varmista, että "Ainoastaan kenttä" -vaihtoehto on valittu avattavasta "In" -luettelosta. Napsauta OK, kun olet valmis.
Takaisin ehdolliseen muotoiluun napsauta Fontti-painiketta.
Aiomme laatia viestejä, jotka vastaavat asetettua suodatinta, näytetään violetilla ja lihavoidulla. Aseta itsesi haluamallasi tavalla, napsauta OK-painiketta, sulje ehdollisen muotoilun ikkuna napsauttamalla OK-painiketta ja sulje sitten Lisäasetukset-ikkuna.
Sääntöjä sovelletaan välittömästi. Alla näet, että ehtomme täyttävät viestit ovat nyt rohkeita ja violetteja.
Tämä on vain yksinkertainen esimerkki - voit lisätä paljon ehtoja, jopa hyvin monimutkaisia. Takaisin suodatinikkunaan voit siirtyä "Lisää valintoja" -välilehdelle nähdäksesi joukon muita ehtoja, jotka voit valita.
Täällä voit valita, vastaako viesti:
- Se on määritetty tietylle ryhmälle
- Se on luettu tai lukematon
- Siinä on liitetiedostoja tai liitteitä
- Se on merkitty korkeana, normaalina tai matalana
- Te, joku muu on merkinnyt sen kenellekään, eikä kukaan ole merkinnyt sitä täydelliseksi
- Teksti, jota etsit, tarvitsee vastaavan tapaukseen
- Se on tietty koko, joka on suurempi tai pienempi kuin tietty koko, tai kahden koon välillä
Vaihda Lisäasetukset-välilehteen ja voit luoda monimutkaisia olosuhteita.
Lisäasetukset-välilehdellä voit valita minkä tahansa kentän missä tahansa Outlookissa ja valita tilan, jonka haluat täyttää. Tämä voi olla melko yksinkertaista, kuten lähettäjän sovittaminen tarkkaan osoitteeseen, mutta sinulla on paljon vaihtoehtoja. Oletetaan, että haluat, että sääntösi vastaavat saamiasi sähköposteja. Napsauta ”Kenttä” -painiketta, valitse ”Päiväys / aika-kentät” ja valitse sitten Vastaanotettu-vaihtoehto.
Napsauta "Ehto" -pudotusvalikkoa ja valitse ehto.
Valinnat ovat paljon suuremmat kuin mitä oletat odottavan:
- Milloin vain
- Eilen
- Tänään
- Huomenna
- Viimeisten 7 päivän aikana
- Seuraavien 7 päivän aikana
- Viime viikko
- Tämä viikko
- Ensi viikko
- Viime kuukausi
- Tässä kuussa
- Ensikuussa
- Päällä
- Käytössä tai sen jälkeen
- On tai ennen
- Välillä
- Olemassa
- Ei ole olemassa
Ja muut kentät, jotka voit valita, tarjoavat samanlaisia määriä vaihtoehtoja.
Valitse ehto, lisää arvo ja napsauta Lisää luetteloon -painiketta.
Voit lisätä luetteloon niin monta ehtoa kuin haluat. Voit antaa sinulle jonkinlaisen käsityksen siitä, kuinka monta kenttää on, tässä on vain "Kaikki viestit-kentät" -valikko.
"Kaikki yhteystiedot-kentät" -valikossa on yli neljä saraketta vaihtoehtoja - niin monet emme voineet sovittaa sitä järkevään kuvakaappaukseen. Joten emme aio käydä läpi kaikkia kenttiä ja ehtoja, mutta nyt tiedät, missä ne ovat ja miten niitä käytetään.
Voit asettaa sääntöön useita ehtoja saadaksesi asiat niin tarkasti kuin haluat. Haluatko, että Outlook-näkymän viestit näkyvät punaisena 16p: n kirjasimena, jos ne ovat peräisin tietystä yhteystiedosta, joka on vastaanotettu viimeisten seitsemän päivän aikana, sisältävät aiheen tietyn sanan, ja sisältää liitteen? Ei ole ongelma.
Säännön poistaminen
Jos olet luonut säännön ja et enää halua sitä, se on helppo poistaa. Valitse Ehdollinen muotoilu -ikkunassa sääntö, jonka haluat poistaa, ja napsauta Poista-painiketta. Muista, että voit vain poistaa sääntöjä, jotka olet luonut, eikä Outlookin sisäänrakennettuja oletussääntöjä.
Voit lisätä niin monta ehtoa kuin haluat, ja sinulla on niin paljon sääntöjä kuin haluat. Ja kuten aiemmin esitimme, kun olet asettanut ehdolliset muotoilusäännöt haluamallasi tavalla, voit kopioida näkymän toiseen kansioon tai kaikkiin kansioihin, jos haluat.
