Dropbox-jaettujen kansioiden käyttöopas

Dropbox on uskomattoman hyödyllinen työkalu pitää kaikki tiedostosi synkronoituna tietokoneiden ja pilven välillä. Tässä tarkastellaan, miten voit pitää kaikki tiimisi samalla sivulla Dropboxin jaetuilla kansioilla.

Jaetun kansion luominen

Jaetun kansion asettaminen Dropboxiin on helppoa. Lisää tiedostot, jotka haluat jakaa, tietokoneeseen Dropbox-kansioon, napsauta sitten hiiren kakkospainikkeella kansiossa, valitse Dropbox ja valitse sitten Jaa tämä kansio.

Kirjaudu vaihtoehtoisesti Dropbox-tilillesi verkossa, napsauta jaettavan kansion vieressä olevaa avattavaa valikkoa ja napsauta Jaa tämä kansio.

Kirjoita nyt niiden henkilöiden sähköpostiosoitteet, joille haluat jakaa kansion, ja valitse haluamasi viesti, jossa selitetään, miksi jaat kansiota.

Kehotetut henkilöt saavat sähköpostiviestin, jossa heidät pyydetään katsomaan ja liittymään jaettuun kansioon. Jos he eivät ole kirjautuneet Dropboxiin, he voivat kirjautua suoraan; muuten he voivat yksinkertaisesti kirjautua Dropbox-tiliin ja aloittaa tai muokata tiedostoja.

Jaetuilla kansioilla on hieman erilainen kuvake Dropboxissa. Huomaa, että vasemmalla olevalla jaetulla kansiolla on kuvake, jossa on 2 henkilöä, kun taas oikeanpuoleinen kansio, jota ei jaeta, näyttää sen sisällön esikatselut.

Katso Jaetun kansion historia

Aina kun yhteistyökumppanisi käyttävät jaettuja kansioita lisäävät tai muuttavat tiedostoja, näet työkaluvihjeilmoituksen, jossa kerrotaan, mikä on muuttunut.

Voit myös tarkastella muutoksia verkossa. Kirjaudu sisään Dropbox-tilillesi selaimessasi ja valitse Tapahtumat-välilehti. Tämä näyttää kaikki Dropboxiin tehdyt muutokset, mutta voit tarkastella vain jaettuja kansioita koskevia muutoksia valitsemalla sen nimen vasemmalla sivupalkilla.

Nyt voit nähdä kaikki viimeisimmät muutokset kansioon ja näkevät myös, kuka lisäsi tai poisti jokaisen tiedoston.

Sivun alareunassa voit jopa lisätä kommentin, jonka kaikki yhteistyökumppanit näkevät.

Jos joku on poistanut tiedoston, jota tarvitset, voit palauttaa sen napsauttamalla sen linkkiä tässä online-historiassa. Voit myös tarkastella poistettuja tiedostoja napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Explorerin Dropbox-kansiota. Valitse Dropbox ja napsauta sitten Näytä poistetut tiedostot.

Ilmoita, kun muutos on tehty

Et ole aina tietokoneen edessä; sinulla on elämäsi yli hankkeidenne (ainakin toivottavasti). Jos haluat todella pysyä yhteydessä siihen, mitä projektissasi tapahtuu, voit helposti tehdä sen riippumatta siitä, missä olet.

Jaettu Dropbox-kansion historia-sivu tarjoaa RSS-syötteen kaikista kansion muutoksista. Klikkaa Tilaa tämä syöte hyperlinkki.

Napsauta avautuvassa ponnahdusikkunassa "Kopioi leikepöydälle", jotta voit käyttää tätä RSS-syötettä.

Voit tilata RSS-syötteitä monien web-selaimien, sähköpostiohjelmien, omien syötteenlukijoiden ja paljon muuta kautta. Firefoxissa, Internet Explorer 7/8: ssa tai Operassa voit liittää syötteen osoitteen osoiteriville ja tilata syötteen suoraan selaimessasi.

Työpöytäsovelluksen syötteen tilaaminen ei kuitenkaan auta sinua paljon, kun olet poissa tietokoneesta. Yksi hyvä vaihtoehto on tilata suosittu Google-lukija. Sitten voit tarkistaa syötteen mistä tahansa selaimesta, millä tahansa tietokoneella tai mobiililaitteella.

Jos haluat lisätä Dropbox-syötteen Google Readeriin, kirjaudu Google-lukijaan (linkki alla), klikkaus Lisää tilaus vasemmassa yläkulmassa liitä RSS-syöte Dropboxista ja valitse Lisää.

Nyt voit nähdä Google Readerin tiedostoihin tai kansioihin tehdyt muutokset.

Voit jopa lisätä syötteen iGoogle-etusivullesi. Klikkaa Lisää se nyt Google Readerin etusivun oikealla puolella oleva painike lisätä syötteesi iGoogleen.

Nyt voit nähdä tiedostojen päivitykset kotisivulta. Jos käytät toista tietokonetta, kirjaudu Google-tiliisi ja katso, mitä tapahtuu.

Voit myös käyttää useimpien tärkeimpien älypuhelimien, kuten iPhone, Windows Phone ja Blackberry, useiden ohjelmien ja sovellusten Google Reader-syötteitä.

Vastaanota Tweet tai teksti, kun muutoksia tehdään

Jos olet hyperliittynyt henkilö, voit lähettää ja vastaanottaa tweettejä matkalla. Jos näin on, tämä voi olla paras tapa saada ilmoitus, kun Dropbox-jaettuun kansioon tehdään muutoksia. Voit tehdä tämän tekemällä ensin uuden Twitter-tilin julkaisemalla muutokset. Jos et halua, että koko maailma näkee päivitykset, valitse Asetukset ja määritä uusi Twitter-tili Yksityiseksi.

Kun uusi tili on luotu, seuraa sitä normaalilla Twitter-tililläsi, niin näet päivitykset.

Nyt julkaise Dropbox RSS-syötteemme Twitteriin. Luo tili Twitter-syötteellä (linkki alla).

Kun tilisi on määritetty, lisää syötteesi siihen. Anna syötteen nimi ja anna syötteen osoite Dropboxista. Napsauta Lisäasetukset, jos haluat syöttää syötteen aivan kuten haluat.

Vaihda Lisäasetukset-taajuus "30 minuutin välein" varmistaaksesi, että päivität muutokset mahdollisimman nopeasti. Voit myös muuttaa muita asetuksia, jos haluat.

Napsauta "Jatka vaiheeseen 2" ja valitse sitten käytettävissä olevat palvelut valitsemalla Twitter.

Varmista, että olet kirjautunut uuteen Twitter-tiliisi, ja valitse sitten Authenticate Twitter.

Salli sovellus.

Valitse lopuksi Luo palvelu.

Aina kun muutos tehdään, saat uuden Twitter-tilin kautta tweetin. Ja koska voit vastaanottaa tweettejä tekstiviestillä tai monilla mobiilisovelluksilla, et koskaan ole kovin kaukana Dropbox-muutoksista!

johtopäätös

Dropboxin jaetut kansiot ovat hyvä tapa pitää koko tiimi yhdessä samoissa tiedostoissa projektissa. Näiden kätevien temppujen avulla voit seurata jaettuja tiedostojasi missä tahansa! Dropboxissa on paljon viileitä asioita, varmista, että tutustut Dropboxin lisäämiseen Windows 7 Start -valikkoon, Dropbox-tiedostojen käyttämiseen Chromesta ja Pidgin-profiilin synkronointi useiden tietokoneiden välillä.

Linkit

Rekisteröidy tai avaa Dropbox-tilisi

Google lukija

Lähetä syötteesi Twitter-syötteen avulla