Mitä BCC on ja miksi olet kauhea henkilö, jos et käytä sitä
Vähän modernin digitaalisen työnkulun mukavuuksia on niin laajalti saatavilla, mutta niin laajalti sivuutettu (tai väärin väärin) kuin sähköpostin BCC-toiminto. Jos olet syyllinen väärin tai laiminlyönyt sen voiman (ja sinulla on hyvät mahdollisuudet), on aika tehdä parannus ja alentaa roskapostia ja suojella ystävien ja perheen yksityisyyttä.
Mikä on BCC ja mistä se tuli?
Jokaisessa sähköpostiohjelmassa on kolme osoitepaikaa: TO, CC ja BCC, jotka edustavat vastaavasti "[toimitus] -," hiili - kopio "- ja" sokea - kopio ". Nämä merkinnät ovat pidätys maailmasta, joka edeltää sähköistä postia: fyysiset kirjeet ja muistutukset.
Esimerkiksi vuosisadan puolivälissä yritysmuistioissa olisi ensisijainen vastaanottaja TO-paikka, CC-paikka niille henkilöille, jotka tarvitsivat olla viestinnässä, mutta jotka eivät olleet ensisijaisia vastaanottajia, ja kolmas paikka, BCC, henkilöt, jotka joutuivat olemaan mukana viestinnässä, mutta jostain syystä heidän identiteettinsä pidätettäisiin TO- ja CC-osoitepaikan vastaanottajille lähetetyistä muistioista.
Sähköisen postin saapuessa kopioitiin samat yleissopimukset, joita käytettiin paperilähetyksissä ja muistioissa, sekä tuntemattomilta että siksi, että ne olivat hyödyllisiä, vaikka viestiä ei enää kopioitu ja toimitettu fyysisesti.
Jos nämä yleissopimukset olisivat olemassa vuosikymmeniä ennen sähköpostiviestin alkua ja että ne ovat edelleen olemassa puolivälissä olevalla puolisadalla tai niin, missä sitten ongelmia ilmenee? BCC: n väärinkäytöllä on kaksi muotoa: passiivinen-aggressiivinen sokean hiilidioksidin kopiointi (haittaohjelman muoto) ja laiminlyönti käyttää pelkän hiilen kopiointia yksityisyyden suojaamiseksi (tietämättömyydestä aiheutuvat ongelmat). Katsotaanpa, miten ja miksi välttää jokainen.
Sano ei passiivista aggressiivista sokeahiilen kopiointia
Pimeän hiilikopion pahin käyttö on passiivisesti aggressiivisesti työtoverin peittäminen. Tällainen BCC-väärinkäyttö kasvaa, kun työntekijät käyttävät BCC-toimintoa keinona epäsuorasti harjoittaa työtovereitaan, imeä heidän pomoonsa tai muuten harjoittaa toimintahäiriöitä..
Kuva EC Comicsilta.
Työntekijä voi esimerkiksi asettaa pomonsa BCC-vastaanottajalle sähköpostiviestiin, jonka he lähettävät toiselle työntekijälle, jotta heidän esimiehensä näkee, että he ovat yhteydessä toiseen työntekijään tai että toinen työntekijä ei täytä jonkinlaista velvoitetta tai takaraja. Tällainen salaisuus-orava viestintä on yleistynyt työpaikalla ja emme aio hyväksyä minkäänlaista käyttäytymistä, joka kasvattaa pikkumaisen ja passiivisen aggressiivisen työympäristön.
Ainoa neuvomme asiasta on: Pysäytä se.
Ellei henkilöstöosastosi tai pomosi ole nimenomaisesti tulee sinulle ja opastaa sinua viestinnän BCC: hen, sinun pitäisi välttää käytäntöä.
Jos ensisijaisen viestinnän ulkopuoliset henkilöt on pidettävä silmukassa, jopa korkeammat, paras käytäntö on sisällyttää ne CC-vastaanottajiksi ja ilmoittaa TO: n vastaanottajille, kuka oli mukana ja mistä syystä.
Tämä ei vain luo kypsempää valintaikkunaa työpaikalla, vaan myös auttaa sinua välttämään erityisen kiusallista tapahtumaa: jos pomosi tai muu BCC-vastaanottaja käyttää vastaus-kaikki -toimintoa, ne tehokkaasti paljastavat itsensä ja paljastavat, että he ovat olleet tietoisia sisällöstä edellisen sähköpostiviestin. Yritä selittää, että yksi työtoverille, jonka kanssa olit salaliitossa, on vesijäähdyttimessä.
Onneksi BCC-toimintoa käyttävien henkilöiden määrä on pieni, mikä johtaa meidät niihin, jotka muodostavat suurimman osan väärinkäytöstä:.
Ystävät eivät Carbon Kopioi ystäviä
Jos suurin osa ihmisistä ei käytä haitallisesti BCC-toimintoa osana psykologista sodankäyntikampanjaa heidän työtovereitaan vastaan, niin mistä se jättää meidät? Se jättää meidät miljoonia ihmisiä, jotka ovat tahattomasti laiminlyöneet edes käyttämään BCC-toimintoa.
Kuva kohteliaisuudesta Denverin julkisesta kirjastosta, Länsi-historian kokoelma.
Miksi BCC toimii niin tärkeänä? Sen avulla voit lähettää sähköpostiviestin jollekin henkilölle, joka ei näe kaikkia muita, jotka saavat sähköpostin, tehokkaasti turvaamalla henkilökohtaisia tietojaan. Tässä on esimerkki sähköpostiviestistä, joka on poistettu omasta sähköpostiarkistostamme:
Jokainen sininen hämärtyminen yksityisyyttä suodatetussa kuvassa on sähköpostiosoite. Edellisten vastaanottajien luettelossa ei ollut vain yli 40 sähköpostiosoitetta, joihin olimme mukana, mutta lähetettyyn sähköpostiviestiin (ks. Edellä) on kaksi joukko jäljellä olevia ennakkolohkoja, jotka sisältävät vastaavasti 13 ja 8 sähköpostiosoitetta. Tämä tarkoittaa, että sähköpostin koko rungossa on yli 60 sähköpostiosoitetta.
Nyt saatat kysyä itseltäsi: "Mitä? Mitä se merkitsee? ”Se on tärkeää useista syistä. Ensinnäkin on yksinkertainen kysymys yksityisyydestä ja kosketusluettelossasi olevien henkilöiden yksityisyyden suojasta (olipa he ystäviä, perhettä tai liikekumppaneita) kunnioittavasti. On sanomattakin selvää, että ihmiset, jotka sytyttävät eteenpäin ja moneen sähköpostiin kymmenien ystäviensä ja yhteistyökumppaneidensa kanssa, eivät vie aikaa henkilökohtaisesti ottamaan yhteyttä näihin kymmeniin vastaanottajiin ja kysyä, haluavatko he yhteystietonsa kaikkien muiden kanssa. vastaanottajien luettelo. On täysin epäoikeudenmukaista jakaa yhteystietoja ilman kyseisen henkilön lupaa.
Se tulee entistä epäkunnioittavammaksi ja hankalammaksi, sitä monipuolisempi joukko ihmisiä, joille sähköpostiosoitteesi on. Jos lähetät sähköpostitse kymmenen henkilöä pienessä kansalaisjärjestössä, joka tuntee toisiaan, ongelma saattaa olla kiistanalainen. Jos olet opettaja ja lähetät sähköpostitse kymmeniä (jos ei satoja) opiskelijoita lisämateriaalia, jaat yhtäkkiä paljon henkilöiden henkilökohtaisia yhteystietoja, joissa on paljon muita ihmisiä, joita he eivät ehkä halua jakaa.
Vielä pahempaa, jos joku vahingossa osuu "Vastaa kaikki" -kohtaan mihin tahansa lähettämiinsi sähköpostiviesteihin, joissa on täysin ladatut TO- ja CC-korttipaikat, jokainen alkuperäinen vastaanottajaluettelossa oleva henkilö saa vastauksen. Parhaimmillaan se on suhteellisen vaaraton, mutta varmasti tuhlaa kaikkien muiden aikaa, kun he avaavat sähköpostin nähdäksesi, mitä keskustelussa on uutta. Pahimmassa tapauksessa, kuten on tapahtunut monta kertaa yrityksissä eri puolilla maailmaa, sähköposti voi ottaa itselleen oman elämänsä, sillä satoja työntekijöitä vastaa, väittää ja muuten vuorovaikutuksessa sähköpostin kanssa. Tällainen vastaus - kaikki ketjureaktiot voivat ulottua tuhansille sähköpostiviesteille ja ne voivat jopa tuoda liekkisodat (oli yksi tällainen liekkisota Tandem-tietokoneissa 1900-luvun lopulla, joka kesti vuotta).
Toiseksi, ja enemmän käytännön huolenaiheita niille, jotka voisivat välittää vähemmän hyvästä sähköpostin etiketistä ja suojella ystäväsi yksityisyyttä, tällaiset irtotavaraviestit luovat vahingossa pieniä luetteloita haittaohjelmien ja roskapostittajien sähköpostiosoitteista. Jos sähköpostiosoitteesi tulee valtavaan sähköpostiviestiin, joka lähetetään sananlaskun maailman ympärille, voit olla varma, että jonnekin linjan kohdalla pääset roskapostiluetteloon. Vielä pahempaa on, että jos joku käyttäjistä, jotka tulevat lähettämäsi sähköpostiviestisi istumaan postilaatikkonsa suolistossa, kärsivät haittaohjelmista, jotka toistuvat postilaatikoissa olevien yhteystietoluetteloiden ja sähköpostiosoitteiden kautta, päädyt todennäköisesti todennäköisesti haitalliseen sähköpostiviestiin löytää tiensä sinulle.
BCC: n käyttäminen viisaasti
Jos olet viimeksi mainitussa leirissä, ne, jotka sivuuttavat BCC-toiminnon, kysyvät itseltäsi, mitä voit tehdä estääkseen edellä kuvatun yksityisyyden ja turvallisuuden. Älä ole huolissasi, kun olet tietoinen siitä, kuinka kauheaa on sivuuttaa BCC-toiminto, on selvää, mitä sinun tarvitsee tehdä, jotta voit pestä itsesi aiemmasta huonosta sähköpostikäyttäytymisestäsi.
Ensinnäkin ja ennen kaikkea aloitat kysymällä itseltäsi: ”Täytyykö minun lähettää tämä sähköpostiviesti kaikille yhteystietoluettelossani oleville? Heistä kolmekymmentä? Mikä tahansa niistä? ”Vastaus näihin kysymyksiin useimmissa sähköpostiviesteissä on: Ei. Sinun ei tarvitse räjäyttää henkilökohtaisia sähköpostiviestejä tai lähettää niitä kaikille yhteystietoluettelossasi oleville.
Toiseksi, kun sinä tehdä löytää itsesi oikeutetulla syyllä lähettää monta ihmistä kerralla. Kuten esimerkiksi, siirryt uuteen sähköpostipalvelun tarjoajaan tai haluat lähettää uuden sähköpostiosoitteesi sadalle ystävällesi ja sukulaisellesi, ainoa sopiva asia on laittaa osoitteensa BCC-paikkaan. Näin varmistetaan, että kaikki massan TO / CC-sähköpostin lähettämiset ovat tyhjiä: kaikkien vastaanottajien sähköpostiosoitteet pidetään yksityisinä, ei ole mahdollisuutta roskapostia tai haittaohjelmia vastaanottaa yhdellä vastaanottajan tietokoneella, joka korjaa toisen vastaanottajan sähköpostin, ja jos joku heistä tarvitsee vastata kysymykseesi tai sellaiseen, he eivät räjäytä kysymyksiään tai kommenttejaan jokaiselle muulle henkilölle.
BCC lisää yksityisyyttä, lisää turvallisuutta ja leikkaa postilaatikkoon, jonka ystäväsi ja yhteistyökumppanisi täytyy kulkea läpi. Ei ole mitään syytä välttää sen käyttöä, kun se on niin yksinkertaista kuin osoitteet eri osoiteriville.
