Mikä on AutoArchive Outlookissa ja miten se toimii?
Jos olet käyttänyt postilaatikon puhdistustyökalua, olet nähnyt AutoArchive-painikkeen, mutta saatat olla varovainen siitä, miten se toimii ja mitä se tekee. Tässä on mitä se tekee ja miten voit käyttää sitä.
Kun napsautat AutoArchive-painiketta, prosessi siirtyy kaikkien Outlookin kansioiden läpi ja soveltaa kaikkia määrittämiäsi AutoArchive-sääntöjä (älä huoli, oletuksena AutoArchive-sääntö on tehdä mitään, joten et voi tehdä mitään haittaa napsauttamalla painiketta). Mutta jos haluat siirtää vanhemmat kohteet arkistoon, jossa he ovat poissa, AutoArchive on prosessi automatisoitu. Mennään läpi sen asettaminen ja käyttäminen.
AutoArchiven kytkeminen päälle
Ensinnäkin sinun täytyy kytkeä AutoArchive päälle ja valita sen asetukset. Valitse Tiedosto> Asetukset> Lisäasetukset ja napsauta sitten "Automaattisen asetuksen asetukset" -painiketta.
Niin kauan kuin "Suorita automaattinen arkistointi" -vaihtoehto on pois päältä (mikä on oletusarvo), automaattinen arkistointi ei koskaan toimi.
Kun olet käynnistänyt “AutoArchive-jokaisen” -vaihtoehdon, kaikki vaihtoehdot ovat nyt käytettävissä.
Toisin kuin Folder Cleanup, jossa on yksi asetusten ikkuna File Options -valikossa ja jonka jälkeen voit suorittaa nämä asetukset mihin tahansa haluamaasi kansioon manuaalisena tehtävänä, tässä näkyvät AutoArchive-asetukset ovat oletusasetuksia. Jokainen kansio, johon on kytketty AutoArchive, voi käyttää näitä oletusasetuksia, tai voit käyttää eri asetuksia eri kansioihin, jos haluat. Menemme läpi, miten se tehdään myöhemmin, mutta nyt tarkastellaan oletusasetuksia.
AutoArchiven määrittäminen
Ensimmäinen asia on huomata, että kun AutoArchive on päällä, se toimii 14 päivän välein. Voit muuttaa sitä käyttämällä Ylös- ja Alas-nuolia tai kirjoittamalla numeron, ja voit valita minkä tahansa arvon 1 - 60 päivästä. Voit kirjoittaa minkä tahansa kaksinumeroisen numeron, mutta jos se on yli 60, Outlook näyttää virheilmoituksen, kun napsautat "OK", ja sinun täytyy muuttaa arvoa ennen kuin voit tallentaa.
Seuraava vaihtoehto - “Kysy ennen automaattista ajoitusta” antaa sinulle valinnan siitä, että Outlook näyttää sinulle kehotteen, ennen kuin automaattinen arkistointi tapahtuu. Tämän kehotteen avulla voit tarkastella asetuksia tai peruuttaa AutoArchive-ohjelman, jos haluat.
Loput asetukset liittyvät siihen, mitä kohteita arkistoidaan ja mikä tapahtuu arkistoprosessin aikana. Ensimmäinen vaihtoehto täällä - ”Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansio)” - koskee sähköposteja, joiden voimassaolopäivä on lisätty niihin. Tämä ei vaikuta tehtäviin tai tapahtumiin, vaikka kytket AutoArchive-toiminnon käyttöön näihin kansioihin.
Loput asetukset koskevat kaikkia kohteita, ei vain sähköpostia. Tämä tarkoittaa kalenteritapahtumia, tehtäviä, muistiinpanoja ja päiväkirjamerkintöjä.
Oletetaan, että olet poistanut "Arkistoi tai poista vanhat kohteet", oletusasetukset ovat Outlookille siirtää yli 6 kuukauden ikäisiä kohteita uuteen erilliseen .pst-tiedostoon, jonka nimi on Arkisto (oletusarvoisesti), ja tee tämä näkyväksi navigointipaneelissa Outlookin avulla voit käyttää arkistoituja kohteita aina kun haluat. Voit muuttaa "Puhdista kohteet, jotka ovat vanhempia kuin" -arvon, 1 päivästä 60 kuukauteen, valita toisen .pst-tiedoston arkistoidaksesi kohteet, tai valitse "Poista vanhat kohteet pysyvästi."
Varoitetaan, että tämä poisto ohittaa poistetut kohteet -kansiot, ja kohteesi poistetaan Outlookista kokonaan. Saatat silti käyttää sitä sähköpostipalvelimessa asetusten mukaan, mutta sinun ei pitäisi luottaa siihen. Valitse tämä vaihtoehto vain, jos haluat poistaa kohteet ikuisesti.
Kun napsautat OK, AutoArchive käynnistetään. Se toimii valittujen arvojen "Suorita automaattinen arkistointi" mukaisesti (oletusarvoisesti 14 päivän välein). Joten kun otat sen käyttöön, sinun pitäisi odottaa, että se toimii melko nopeasti. Testeissä se kesti alle kymmenen minuuttia sen kytkemisen ja vastaanottavan kehotuksen välillä. AutoArchive toimii vain oletusarvoisesti muutamilla kansioilla, joten jos haluat, että se toimii tietyissä kansioissa tai haluat muokata sitä, miten se toimii eri kansioissa, pidä lukemista.
Miten kytkeytyy päälle ja muokkaa AutoArchive eri kansioihin
Kun otat AutoArchive-toiminnon käyttöön, se toimii vain oletusarvoisesti seuraavia kansioita vastaan:
- Lähetetyt
- Poistetut kohteet
- Kalanteri
- tehtävät
Jos haluat, että se toimii millä tahansa muulla kansiolla, sinun täytyy ottaa se käyttöön jokaiselle kansiolle (tai kytke se pois päältä millä tahansa näistä neljästä kansiosta, joita vastaan et halua sitä). Tee tämä napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella navigointipaneelin kansiota ja valitsemalla Ominaisuudet.
Voit myös käyttää kansion ominaisuuksia valitsemalla nauhasta Kansio> Kansio-ominaisuudet. (Kansioissa, kuten kalenterissa ja tehtävissä, jotka eivät näy navigointipaneelissa, tämä on ainoa tapa käyttää kansion ominaisuuksia.) On myös mahdollisuus siirtyä suoraan AutoArchive-asetuksiin, mikä säästää askeleen, kun olet uudelleen kansio-ominaisuuksien sisällä.
Napsauta Kansion ominaisuudet -ikkunassa AutoArchive-välilehteä, jos haluat käyttää kyseisen kansion asetuksia.
Useimmissa kansioissa "Älä arkistoi tämän kansion kohteita" -asetus on oletusarvoisesti käytössä. Tämä tarkoittaa sitä, että kun AutoArchive-prosessi on käynnissä, kansio jätetään huomiotta, eikä siihen sisälly arkistoituja kohteita. Jos haluat sisällyttää kansion, kytke ”Arkistoi tämän kansion kohteet oletusasetusten avulla” -vaihtoehto.
Vaihtoehtoisesti, jos haluat, että tämän kansion automaattiset arkistointiasetukset poikkeavat oletusarvoista, ota käyttöön “Arkistoi tämä kansio käyttämällä näitä asetuksia” ja muuta asetuksia haluamallasi tavalla.
Jos haluat palauttaa kaikki kansiot, joissa haluat käyttää oletusasetuksia, voit palata Tiedosto> Asetukset> Lisäasetukset> AutoArchive-asetukset ja napsauttaa "Käytä näitä asetuksia kaikkiin kansioihin" -painiketta. Tämä muuttaa kaikki kansiot, joiden ”Arkistoi tämä kansio näillä asetuksilla” on päällä, jotta ”Arkistoi tämän kansion kohteet oletusasetuksilla” on päällä.
Kun olet saanut AutoArchive-oletusasetukset ja asetukset kansiota kohden, voit määrittää haluamasi prosessin, voit jättää prosessin hiljaa työskentelemään taustalla, vapauttamalla tilaa ja pitämällä kansiosi liian paisuneet.
