Luo pudotusluettelot Excelissä käyttämällä tietojen validointia
Jos olet iso Excel-käyttäjä, olet ehkä löytänyt itsesi tilanteessa, jossa halusit, että olisit voinut yksinkertaisesti valita solun arvon pudotusvalikosta valintojen sijasta eikä kopioida ja liittää tekstiä solujen välillä. Oletetaan esimerkiksi, että sinulla on Excel-arkin oma henkilökohtainen budjetti ja joka kerta, kun kirjoitat tapahtuman uuteen riviin, kirjoitat sen tulot tai kulut.
Hyvin joskus voit kirjoittaa sen väärin tai sinulla voi olla pitkä lista erilaisista kuluista ja tuloista, joten tämä voi olla kipu ylläpitää ja muistaa. Helppo ratkaisu Excelissä on luoda omasta avattavasta luettelosta valinnat, jotka on vedetty tietystä sarakkeesta samalle arkille tai toiselle arkille. Tämä voi olla erittäin hyödyllistä, koska nyt voit käyttää yhtä arkkia tallentamaan kaikki referenssiluettelot kuten tietokannan ja käyttämään niitä missä tahansa muussa työkirjan sivulla.
Joten miten teemme tämän? Se ei oikeastaan ole kovin vaikeaa! Näin voit:
1. Luo ensin uusi työkirja ja käynnistä se Sheet1 aloita rivin 1 sarakkeessa 1 (A1) ja kirjoita sarakkeeseen muutama kustannusluokka. Esimerkiksi tässä on se, mitä sain:
2. Nyt kun olet saanut luettelosi, mene eteenpäin ja valitse solut niihin sisältyvillä tiedoilla. Meidän tapauksessa valitsemme solut A1: stä A8: een. Napsauta A1-näppäintä hiiren vasemmalla painikkeella ja pidä hiiren painiketta alhaalla ja vedä, kunnes pääset kohtaan A8.
3. Kirjoita vasemmanpuoleisen kaavan tekstikentän vieressä olevaan ruutuun (kutsutaan myös Nimi-ruutuun) luettelon nimi ja paina Enter. Kirjoitin sisään Kulut listalle. Tällöin solut antavat soluille A1-A8: lle nimen niin, että soluryhmä voidaan nyt viitata nimen sijasta sanomalla A1-A8.
4. Nyt voimme käyttää luetteloa luomaan pudotusvalikon, jossa on nämä arvot. Valitse ensin solu, johon haluat avattavan luettelon. Tämä voi olla samassa arkissa tai eri verkkosivulla. Kävin eteenpäin ja valitsi esimerkin 2 solun A1.
Siirry seuraavaksi ylävalikkoon ja valitse data ja sitten Validation. Jos käytät Excel-versiota nauhaliitännällä, sinun täytyy napsauttaa data kieleke.
On asetukset välilehti Lista alla Sallia menossa. Varmista Solujen pudotusvalikko on valittu ja kirjoita sitten juuri aiemmin luomamme nimi (Kulut tässä tapauksessa) = merkki edessä. Joten sen pitäisi olla ”= Kulut”.
Klikkaus kunnossa Näet nyt, että valitsemallasi solulla on pieni nuoli, joka osoittaa sen viereen. Napsauta nuolta ja näet luettelon kohteista, joista olemme kirjoittaneet Sheet1: n.
Mitä jos tarvitset luetteloa 1000 rivillä? No, se on myös helppoa. Siirrä kohdistin vain A1-solun oikeassa alakulmassa ja vedä se alas niin pitkälle kuin haluat. Kaikissa soluissa on nyt pudotusvalikko.
Se siitä! Muista, että tätä voidaan käyttää missä tahansa Excel-arkissa, jossa on jonkinlainen hakulista, joka on kirjoitettava uudestaan ja uudestaan. Käyttämällä Data Validation -toimintoa voit välttää inhimillisiä virheitä ja lisätä tehokkuutta. Jos sinulla on kysyttävää pudotusvalikoiden käytöstä Excelissä, lähetä kommentti ja yritän auttaa. Nauttia!
