Miten seurata muutoksia Excelissä

Etsitkö tapa seurata Excel-laskentataulukkoon tehtyjä muutoksia? On monia tapauksia, joissa sinun on jaettava tiedosto usealle henkilölle ja seurattava, mitä muutoksia on tehty. Haluat ehkä seurata, kun muutos tehtiin, joka teki muutoksen, mitä solua muutos tapahtui ja mitä tietoja muutettiin.

Excelissä on sisäänrakennetut seurantatoiminnot, jotka voivat käsitellä kaikkia edellä mainittuja tapauksia. Voit tarkistaa kaikki muutokset helposti työarkilla ja voit myös hyväksyä tai hylätä jokaisen muutoksen. Excelin seurantatoiminnoista on muutama kohta:

1. Seurannan ottaminen käyttöön ei tarkoita, että voit palauttaa laskentataulukon takaisin aikaisempaan tilaan peruuttamalla muutokset. Se on pohjimmiltaan lokitiedosto, joka tallentaa kaiken ja näin. Voit siirtyä manuaalisesti ja nähdä, mitkä tiedot on poistettu tai lisätty, mutta sinun on tehtävä muutokset laskentataulukkoon itse.

2. Seurannan käynnistäminen ei tarkoita, että jokainen tekemäsi muutos tallennetaan. Kaikki soluun tallennetut tiedot seurataan, mutta muut muutokset, kuten alustaminen, eivät ole. Muita muutoksia, joita ei seurata, ovat rivien ja sarakkeiden, kommenttien ja solujen arvojen piilottaminen / piilottaminen, jotka muuttuvat kaavan uudelleenlaskennan vuoksi.

3. Muutoshistoriaa säilytetään vain 30 päivää oletuksena. Jos teet muutoksia Excel-laskentataulukkoon ja avaatte työkirjan uudelleen 45 päivää myöhemmin, näet muutoshistorian kaikkien 45 päivän ajan, kunnes suljet työkirjan. Kun suljet sen, kaikki yli 30 päivää vanhemmat muutoshistoriat ovat poissa. Tämä tarkoittaa sitä, että kun seuraavan kerran avaat sen, et näe muutosta, jonka olit tehnyt 45 päivää aikaisemmin.

4. Kun seuranta käynnistetään, työkirjasta tulee jaettu työkirja. Tämä tarkoittaa sitä, että useat käyttäjät muuttavat asiakirjaa.

Nyt kun tiedät, miten seuranta toimii Excelissä, keskustelemme siitä, miten se voidaan ottaa käyttöön, muuttaa asetuksia ja seurata muutoksia!

Seurannan ottaminen käyttöön

Mene eteenpäin ja kytke ensin seuranta. Avaa Excel ja napsauta Arvostelu nauhalla. Oikealla oikealla pitäisi nähdä vaihtoehto nimeltä Jäljitä muutokset alla muutokset jakso.

Napsauta painiketta ja valitse Korosta muutokset. Saat valintaikkunan, jossa sinun täytyy nyt tarkistaa vaihtoehto “Seuraa muutoksia muokkauksen aikana. Tämä jakaa myös työkirjan..

Tässä on useita vaihtoehtoja Kun, Kuka, ja Missä. varten Kun, Kaikki tarkoittaa, että jokainen muutos korostuu. Sinulla on myös mahdollisuus tuoda esiin muutokset viimeisimmän asiakirjan tallennuksen jälkeen, tietyn päivämäärän jälkeen, tai muutoksia, joita ei ole vielä tarkistettu.

Jos valitset Kuka, voit seurata kenenkään tekemiä muutoksia tai kaikkien tekemiä muutoksia lukuun ottamatta sinua. Missä vaihtoehdon avulla voit seurata vain tietyn laskentataulukon osan muutoksia. Napsauta oikealla olevaa painiketta ja valitse solualue, jonka haluat seurata.

Lopuksi voit poistaa tarkistuksen Korosta näytön muutokset vaihtoehto, jos et halua muiden tietävän, että seuraat muutoksia. Oletusarvoisesti, kun olet aloittanut seurannan ja tämä vaihtoehto on valittu, mikä tahansa muutettu solu näyttää pienen nuolen vasemmassa yläkulmassa osoittamaan sen muuttuneen.

Jos napsautat muutettua solua (ja Korosta näytön muutokset on kytketty päälle), saat pienen ponnahdusikkunan, jossa näkyy, mitä arvoa muutettiin ja muutettiin ja mihin aikaan. Jos poistat valintaruudun Korosta muutokset -valinnasta, pienen mustan kolmion ei näy.

Joten mitä voit tehdä esimerkiksi piilottaa näytön muutokset, kun et valitse ruutua, lähetä tiedosto kaikille, jotka joutuvat tekemään muutoksia siihen, ja kun saat sen takaisin, mene vain Jäljitä muutokset ja tarkista laatikko uudelleen.

Määritä seuranta

Seuraava vaihe on tarkastella seurannan asetuksia ja säätää niitä tarpeidesi mukaan. Voit tehdä tämän napsauttamalla Jaa työkirja -painike, joka on suoraan vasemmalta Jäljitä muutokset painiketta. Klikkaa Pitkälle kehittynyt välilehti, kun Jaa työkirja valintaikkuna avautuu.

Täällä voit muuttaa päivien määrää, jolloin muutoshistoria pidetään muussa kuin 30 päivässä. Oletuksena muutokset päivitetään, kun tiedosto tallennetaan, mutta voit tehdä sen niin, että se tehdään automaattisesti muutaman minuutin välein. Lopuksi voit valita, miten haluat käsitellä konflikteja: joko pyytämällä tai yksinkertaisesti antamalla viimeinen muutos tallennettaessa tiedostoa.

Muutosten tarkasteleminen

Kun olet ottanut seurannan käyttöön ja tehnyt muutamia muutoksia, voit klikata uudelleen Seuraa muutoksia -painiketta, napsauta Korosta muutokset ja huomaat, että Luettelon muutokset uudelle arkille ruutu ei ole enää harmaana.

Tarkista ja napsauta OK. Uusi työarkki kutsutaan Historia lisätään, jolloin voit tarkastella kaikkia kyseisen työkirjan muutoksia.

Jossain vaiheessa sinun täytyy joko hyväksyä tai hylätä muutokset. Voit tarkistaa kaikki muutokset ja valita ja valita, mitkä haluat säilyttää tai hylätä.

Napsauta vain Jäljitä muutokset uudelleen ja valitse Hyväksy / hylkää muutokset. Valitse vaihtoehdot, joiden avulla haluat valita, mitkä muutokset haluat hyväksyä tai hylätä. Jos haluat tarkistaa kaikki muutokset, jätä vain Kun Tarkista, että se on asetettu Ei tarkistettu.

Napsauta OK ja Excel alkaa näyttää sinulle jokaisen tehdyn muutoksen ja antaa sinulle mahdollisuuden Hyväksyä tai Hylätä. Voit myös Hyväksy kaikki tai Hylkää kaikki muutokset, jos haluat.

Jos hylkäät muutoksen, se palaa välittömästi siihen, mikä oli alun perin kyseisessä solussa. On syytä huomata, että jos toinen solu viittaa hylätyn solun sisältöön, tämä arvo muuttuu myös silloin, kun viitattu solun arvo palaa takaisin. Tämä voi aiheuttaa kaavojen rikkoutumisen jne., Joten ole varovainen.

Se siitä! Nyt voit seurata Excel-laskentataulukkoon tehtyjä muutoksia helposti käyttämällä tätä sisäänrakennettua ominaisuutta. Jos sinulla on kysyttävää, lähetä kommentti. Nauttia!