Hae Outlook-sähköpostiviestejä lähettäjän, päivämäärän, avainsanan, koon ja muiden avulla
Outlook-sähköpostin etsiminen voi osoittautua vaikeaksi tehtäväksi, jos olet joku sellainen kuin minulla on useita PST-tiedostoja ja kymmeniä tuhansia sähköpostiviestejä, jotka kattavat vuosikymmeniä. Useimmat yritysympäristöt käyttävät Outlookia sähköpostitse, ja monet ihmiset pitävät Outlookissa yritystietoja ja henkilökohtaisia sähköpostiviestejä.
Outlookin vanhemmissa versioissa tarvitsitte kolmannen osapuolen lisäosia, kuten Xobni, etsimään sähköpostia nopeasti. Onneksi Office 2010: n jälkeen Microsoft on luonut käyttökelpoisen hakutoiminnon, joka todella toimii ja jonka avulla voit etsiä sähköposteja nopeasti käyttämällä erilaisia suodattimia. Voit etsiä tekstiä, osoitteita, liitetiedostoja, lähettäjiä jne. Ja voit suodattaa päivämäärän, koon, aiheen, tärkeyden ja enemmän.
Tässä artikkelissa näytän sinulle, miten varmistat, että kaikki sähköpostisi indeksoidaan Windowsin avulla, ja sitten miten tehdä erilaisia hakuja riippuen siitä, mitä etsit.
Huomaa, että tässä artikkelissa oletetaan, että työskentelet Office 2010: ssä, 2013: ssa tai 2016: ssa, koska nämä versiot ovat parhaita hakuun.
Ota indeksointi käyttöön
Ennen kuin voit suorittaa salamannopea hakuja Outlookissa, on varmistettava, että kaikki sähköpostisi on indeksoitu. Jos haluat tarkistaa tämän, siirry eteenpäin ja napsauta sähköpostiosoitteesi yläosassa näkyvää hakukenttää.
Kun napsautat hakukenttään, näet Hakutyökalut -välilehti näkyy nauhassa. Napsauta oikeassa reunassa Hakutyökalut ja napsauta sitten Haun vaihtoehdot.
Alla Lähteet, Klikkaa Indeksointiasetukset nappi.
Tämä tuo sinut Windowsiin Indeksointiasetukset näyttö, jossa voit valita ja valita eri sijainnit, jotka haluat indeksoida. Jos et näe Microsoft Outlook luettelossa, sinun täytyy napsauttaa Muuttaa nappi.
Mene eteenpäin, tarkista Microsoft Outlook ja valitse sitten OK.
Windows alkaa indeksoida sähköpostit välittömästi ja voit tarkistaa, milloin se tehdään napsauttamalla Indeksin tila alla olevista hakutyökaluista.
Näet viestin, jossa kerrotaan, kuinka monta kohdetta on jätetty indeksoitavaksi ja kun se on valmis, se ilmoittaa, että Outlook on lopettanut kaikkien kohteiden indeksoinnin. Nyt opitaan etsimään Outlookia.
Hakujen suorittaminen Outlookissa
Aloita haku Outlookissa napsauttamalla Saapuneet tai napsauta tiettyä kansiota. Jos napsautat Saapuneet-kansiota, huomaat, että ruutuun tulee Hae nykyinen postilaatikko listattu. Voit klikata hiiren pudotusvalikkoa oikealle ja valita muita vaihtoehtoja Nykyinen kansio, alikansiot, ja Kaikki Outlook-kohteet.
Kun napsautat Saapuneet-kansiota, Nykyinen postilaatikko valitaan automaattisesti. Tämä etsii koko postilaatikon koko postista, mukaan lukien kaikki Saapuneet-, Lähetetyt, Poistetut-kohteet, Lähtevät-kansiosta jne. Jos napsautat tietyn kansion, hakukenttään tulee oletuksena Nykyinen kansio, joka etsii vain kyseisessä kansiossa olevaa sähköpostiosoitetta, johon ei sisälly alikansioita.
Jos sinulla on kansio, jossa on alikansioita, muista valita alikansiot avattavasta valikosta, jos haluat etsiä vain alikansioita.
Nyt ymmärrämme, että opimme miten suorittaa erilaisia hakuja Outlookissa. Voit edetä kahdella tavalla: käyttämällä hakupainiketta tai käyttämällä hakukyselyn syntaksi. Kuten saatat kertoa, jälkimmäinen vaihtoehto on teknisempi, mutta voit luoda joitakin monimutkaisia hakuja.
Hakutyökalujen käyttäminen Outlookissa
Aloitetaan helpommalla menetelmällä, joka toimii hyvin useimmille ihmisille. Napsauta hakukenttää, kun olet valinnut Saapuneet-kansion tai kansion ja napsauta sitten Hakutyökalut nauhassa. Katsotaanpa kaikki eri vaihtoehdot.
Vasemmalla on laajuus, joka on sama kuin edellä mainitsemani pudotusvalikko. Seuraava on tulokset, joka ei ole aktiivinen, ennen kuin suoritat haun. Oletusarvon mukaan Outlook näyttää vain uusimmat kohteet, jotka vastaavat hakua ja eivät ehkä näytä kaikkia tuloksia. Voit napsauttaa Sisällytä vanhemmat tulokset näyttää kaikki tulokset tai selaa hakutulosten alareunaan ja valitse Näytä lisää.
jalostaa Siellä voimme todella porata ja löytää juuri sen, mitä etsimme. Ensinnäkin, miten voimme etsiä tarkkaa tekstiä Outlookissa? Oletetaan, että haluat löytää kaikki sähköpostit SSN: llä tai tietyllä sanalla. Näissä tapauksissa käytät vain kaksinkertaisia lainauksia.
Ensin etsin sanaa Sherlock laittamalla sen kaksois lainausmerkkeihin. Jos sana on otsikkorivillä, se korostuu keltaisena. Kun napsautat mitä tahansa sähköpostiviestiä, näet myös sinulle korostetun sanan, joka on kätevä.
Se on yksi yleisimmistä hakutyypeistä. Toinen yhteinen haku on lähettäjän. Tämä on todella helppoa Outlookissa. Napsauta vain alkaen -painiketta nauhassa ja aloita kirjoittamalla henkilön nimi tai sähköpostiosoite.
Jos haluat lisätä lisää hakuehtoja, kuten vain nähdä sähköpostiviestejä tietystä lähettäjältä, jolla on liitetiedostoja, napsauta yksinkertaisesti Onko liitteitä nappi.
Voit lisätä lisää suodattimia vähentääkseen sähköpostitulosarjaa. Useimmat muut vaihtoehdot ovat melko itsestään selviä, kuten lukemattomia, merkittyjä, tärkeitä jne. Jos haluat etsiä päivämäärän mukaan, voit napsauttaa tätä viikkoa ja saat pari vaihtoehtoa, kuten tällä viikolla, tässä kuussa, tässä Vuosi jne., Mutta siitä on kyse.
Jos haluat etsiä päivämäärän mukaan tai tehdä jotain löytää vanhimmat sähköpostit Outlookissa, sinun on käytettävä Advanced Find -vaihtoehtoa tai kyselyn syntaksi. Aloitetaan Advanced Find -toiminnolla. Pääset siihen napsauttamalla hakutyökaluja uudelleen ja valitsemalla Tarkennettu haku.
Huomaa, että tämä haku etsii vain nykyisestä kansiosta, jonka olet valinnut oletuksena. Jos haluat etsiä kaikkea, sinun täytyy klikata selailla -painike oikeassa yläkulmassa.
Jos haluat etsiä kaikkea, valitse Saapuneet ja tarkista sitten Etsi alikansioita laatikko alareunassa.
Nyt päähakuikkunassa näet Aika aivan alareunassa, mutta se antaa sinulle vain samat vaihtoehdot kuin nauhassa oleva pudotus. Voit tehdä tarkemman haun napsauttamalla Pitkälle kehittynyt kieleke.
Täällä sinun täytyy rakentaa omia hakuehtojasi. Klikkaa Ala,sitten mene Päivämäärä / aika -kentät ja valitse Otettu vastaan. Napsauta nyt Kunto ja selaa alaspäin, kunnes näet muita vaihtoehtoja tai sen jälkeen, tai ennen, ja välillä.
Jos valitset välillä, sitten voit kirjoittaa päivämäärät kuten 01/01/2005 ja 12/31/2005 ja napsauta sitten Lisätä listaan. Tässä on, mitä haku näyttää.
Huomaa, että voit lisätä luetteloon lisää kriteerejä, jotta tuloksia voidaan kaventaa. Yllä olevassa esimerkissäni aion vain saada kaikki sähköpostiviestit kyseiseltä ajanjaksolta, mikä todennäköisesti on liian paljon.
Jos haluat löytää vanhimman sähköpostin Outlookissa, valitse tai ennen kunto ja kirjoita sitten mihin tahansa päivämäärään, jonka mielestäsi on aika vanha.
Säädä päivämäärää sen mukaan, kuinka monta sähköpostiviestiä saat. Tämän haun avulla pitäisi olla melko helppo löytää vanhin sähköposti koko Outlook-tiedostossasi.
Toinen suosittu haku on etsiä PST-tiedostosi suurin sähköposti. Voit tehdä tämän napsauttamalla Lisää vaihtoehtoja Lisäasetukset-välilehdessä näkyy alareunan koko. Valita suurempi kuin ja kirjoita sitten arvo kilotavuksi. Jos haluat etsiä esimerkiksi yli 5 Mt: n suuruisia sähköpostiviestejä, kirjoitat sisään 5000.
Nämä ovat vain joitakin hakuja, joita voit suorittaa Advanced Find -toiminnon avulla. Lisäksi voit kirjoittaa kaiken tämän hakukenttään hakusynaksin avulla ja saada samat tulokset. Voin esimerkiksi kirjoittaa sisään MESSAGESIZE:> 5MB ja saat samat tulokset.
En mene läpi kaikkia tässä hakukanavassa olevia hakuvaihtoehtoja, koska Microsoftilla on sivu, jossa luetellaan kaikki eri hakutekstiasetukset. Toivottavasti edellä mainittujen työkalujen avulla löydät etsimäsi sähköpostiviestin. Nauttia!
