Liitteet, allekirjoitukset ja suojaus

Tässä oppitunnissa keskitymme liitteisiin ja siihen, miten voit luoda sähköpostiviestejäsi henkilökohtaisella allekirjoituksella.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Gmailin tunteminen
2. Mobiilisovellus, sähköpostin kirjoittaminen ja keskustelut
3. Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat
4. Sähköpostisuodattimet ja Star-järjestelmä
5. Liitteet, allekirjoitukset ja suojaus
6. Kutsut ja lomailija
7. Käytä Gmailia tehtäväluettelona
8. Useita tilejä, näppäimistön pikanäppäimiä ja etäkirjausta
9. Käytä Gmail-tiliäsi muiden tilien käyttämiseen
10. Virtaa koskevat vihjeet ja Gmail Labs

Suljemme asiat tietoihin siitä, miten suojata parhaiten tilitietojasi ja varmuuskopioit tiedot myös paikallisesti, joten sinulla on se aina, vaikka poistat tilin.

Liitteet

Liitteen lisääminen sähköpostiviestiin Gmailissa on helppoa. Mikä parasta, Gmailin avulla voit välttää hämmennystä lähettää sähköpostiviestejä, jos unohdat liittää tiedoston.

HUOMAUTUS: Gmail-viestit voivat olla enintään 25 megatavua (MB). Jos sinun on lähetettävä liitetiedostoja, jotka aiheuttavat sen olevan yli 25 Mt, voit lisätä tiedostoja Google Driveen. Viestien sallittujen liitetiedostojen lukumäärää ei ole rajoitettu, kunhan et ylitä 25 Mt: n kokorajoitusta.

Yksi tapa on napsauttaa ”Yhdistä” -ikkunan alaosassa olevaa ”Liitä tiedostoja”.

Valitse tiedostot, jotka liitetään viestiin Open-valintaikkunassa. Voit liittää useita tiedostoja kerralla valitsemalla useita tiedostoja samalla tavalla kuin Windows Explorerissa. Liitä valitut tiedostot napsauttamalla Avaa.

Tiedostojen liitteiden eteneminen näkyy viestin alareunassa.

Mitä jos unohdat liittää tiedostosi? Gmail ei anna sinun unohtaa. Gmail tunnistaa, kun olet kirjoittanut tiettyjä lauseita viestisi runkoon, ja ennen kuin se lähettää viestin, muistutusviesti tulee esiin.

Napsauta ”Peruuta” ja liitä tiedostot ennen viestin lähettämistä.

Mikä tahansa seuraavista lauseista kehottaa liitteen muistutusta näyttämään.

• Katso liitteenä
• Katso liite
• katso liitteenä oleva
• tähän sähköpostiviestiin
• Olen liittänyt
• olen liittänyt
• Olen mukana
• Olen mukana
• liitetiedosto

Liitä tiedostot vetämällä ja pudottamalla

Voit myös vetää ja pudottaa tiedostoja viestiin, jonka kirjoitat, liittämällä ne. Vedä tiedosto Explorer-ikkunasta kirjoittamallesi viestille.

Määritä sähköpostin allekirjoitus Gmail Mobilessa

Sähköpostin allekirjoituksen avulla voit automaattisesti sisällyttää muutaman rivin yhteystietoja (tai muita tietoja) jokaisen lähtevän sähköpostiviestin alareunaan, jolloin voit helposti mainostaa yritystäsi tai itseäsi.

Gmailin avulla voit määrittää allekirjoituksen, joka sisältää viestit, joita kirjoitat.

Voit määrittää allekirjoituksen, joka liitetään automaattisesti kaikkiin Gmailissa kirjoitettuihin sähköpostiviesteihin napsauttamalla asetusvaihtoehtoa ja valitsemalla avattavasta valikosta Asetukset. Pysy "Yleiset" -välilehdellä, siirry alaspäin Allekirjoitus-osaan ja valitse vaihtoehto "Ei allekirjoitusta" kytkeäksesi toiminnon päälle.

Kirjoita teksti, jota haluat käyttää allekirjoituksessasi. Jos sinulla on logo, voit lisätä sen kuvaksi tekstillä tai yksin. Voit myös lisätä hyperlinkkejä tekstiin allekirjoituksessasi valitsemalla linkin tekstin ja napsauttamalla työkalupalkin linkkiä..

HUOMAUTUS: Jos haluat lisätä kuvan allekirjoitukseen, sinun on käytettävä kuvaa, joka on julkisesti saatavilla verkossa. Esimerkiksi yrityksen logon käyttämiseksi saatat löytää sen yrityksesi sivustosta ja kopioida URL-osoitteen sieltä. Tarvitset web-URL-osoitteen, jotta voit lisätä kuvan allekirjoitukseen. Jos haluamaasi kuvaa ei ole vielä saatavilla verkossa, voit luoda sellaisen sivuston, kuten Blogger ja Google Sites, luoda yksinkertaisen verkkosivuston ja ladata kuvan siihen. Voit myös käyttää kuvan ylläpitopalvelua.

Määritä linkki kohtaan "Linkki", onko linkki "Web-osoite" tai "Sähköpostiosoite". Kirjoita URL-osoite tai sähköpostiosoite "Mihin URL-osoitteeseen tämä linkki tulee?" -Ruutuun. Jos haluat testata linkkiä varmistaaksesi, että se toimii, napsauta "Testaa tämä linkki". Kun olet tyytyväinen, napsauta "OK".

Linkki lisätään. Kun kohdistin on yhdellä linkitetystä tekstistä, näyttöön tulee lisäasetuksia. Voit siirtyä linkin "Siirry [linkki]," Vaihda "tai" Poista "-linkistä. Voit piilottaa nämä asetukset napsauttamalla ruudun oikealla puolella olevaa X-näppäintä tai napsauttamalla mitä tahansa muuta ei-linkitettyä tekstiä allekirjoituksessa.

Gmail lisää automaattisesti kaksi viivaa (-) allekirjoituksen yläpuolelle ja erottaa sen sähköpostiviestin rungosta alla olevan kuvan mukaisesti.

Voit jättää viivoja pois. Voit tehdä tämän valitsemalla ”Lisää tämä allekirjoitus ennen lainattua tekstiä vastauksissa ja poista” - ”rivi, joka edeltää sitä” -valintaruutu. Huomaa, että tämä vaihtoehto lisää myös allekirjoituksesi ennen lainattua tekstiä vastauksissa.

Valitse Tallenna muutokset.

Voit muokata tai poistaa allekirjoituksen manuaalisesti, kun se on lisätty uuteen viestiin.

Määritä sähköpostin allekirjoitus Gmail Mobilessa

Gmail-mobiilisovelluksella voit määrittää allekirjoituksen käytettäväksi sovelluksessa, joka on erillään Gmailissa selaimessasi määritetystä allekirjoituksesta.

Näytämme, miten allekirjoittaa Android-puhelimessa. Jos haluat lisätä allekirjoituksen Gmail-sovellukseen Android-puhelimessa, napsauta puhelimen valikkopainiketta ja valitse ponnahdusvalikosta Asetukset.

Kosketa Asetukset-näytössä sen tilin sähköpostiosoitetta, jolle haluat määrittää allekirjoituksen.

Kosketa ”Signature” -asetusta ”Settings” -näytössä.

Kirjoita allekirjoituksesi "Allekirjoitus" -valintaikkunaan ja kosketa "OK".

HUOMAUTUS: Voit kirjoittaa allekirjoitustekstin useisiin riveihin painamalla Enter-näppäintä, mutta et voi lisätä hyperlinkkejä tekstiin Gmail-sovelluksessa.

Allekirjoitus näkyy ”Signature” -vaihtoehdon alla ”Settings” -näytössä.

Palaa postilaatikkoon painamalla puhelimen “Back” -painiketta kahdesti. Kosketa ”Compose” -painiketta.

Määrittämäsi allekirjoitus lisätään automaattisesti uuteen sähköpostiviestiin.

Määritä useita allekirjoituksia

Voit lisätä vain yhden allekirjoituksen Gmailiin. Selaimessa on kuitenkin tällainen rajoitus. Jos tarvitset Gmailissa useita allekirjoituksia, voit luoda lisää niitä käyttämällä Gmail Labs -palvelun "Säilytettyjä vastauksia" -ominaisuutta.

Peitämme tämän ominaisuuden oppitunnissa 10, kun puhumme Gmail Labsin lisäominaisuuksista.

Pidä tilisi ja tietoturva

Haluamme vaihtaa vaiheet hieman tämän oppitunnin loppuosaan, jotta voimme keskittyä tilin turvallisuuteen ja varmuuskopioida tietosi. Koska pidät Gmail-tiliisi niin paljon elämääsi (yhteystiedot, kalenterit, tehtävät jne.), Sinun on ehdottomasti tiedettävä, miten säilytät sen turvallisena, ja miten voit tarvittaessa palauttaa tiedot esimerkiksi olet koskaan päättänyt poistaa tilin.

Suojaa tietosi Google-tiliasetusten avulla

Voit vaihtaa salasanasi, tilisi palauttamisvaihtoehtoja ja ilmoituksia ”Tilit” -osiosta.

Voit avata “Tilit” -näytön napsauttamalla Asetukset-painiketta ja valitsemalla avattavasta luettelosta Asetukset. Napsauta Asetukset-näytön yläreunassa ”Tilit”.

Voit muuttaa salasanaa, muuttaa salasanan palautusasetuksia ja käyttää muita Google-tiliasetuksia kohdassa Muuta tilin asetuksia.

Muuta Gmail-salasanasi

Salasanoja on hyvä vaihtaa kerran kerrallaan, jotta estetään luvaton pääsy online-tileihin, kuten Gmailiin. Jos epäilet, että joku olisi saanut Gmail-tilisi, vaihda salasana välittömästi.

Jos haluat vaihtaa salasanasi, siirry pääkäyttäjätilin näyttöön edellä kuvatulla tavalla. Napsauta "Vaihda salasana" -linkkiä "Muuta tilin asetukset" -osassa.

Kirjoita "Salasanan muuttaminen" -näytössä "Nykyinen salasana" ja kirjoita sitten "Uusi salasana" uudelleen "Vahvista uusi salasana" ja napsauta "Muuta salasana" hyväksyäksesi muutoksen.

Palauta tai palauta Gmail-salasana, jos olet unohtanut sen

Jos olet unohtanut Gmail-salasanasi, voit palauttaa tai palauttaa muutamia tapoja.

Pääset "Asetukset" -ruudun "Tilit" -osioon, kuten aiemmin keskusteltiin. Napsauta Vaihda salasanan palautusasetuksia -linkkiä Vaihda tilin asetukset.

Varmista Google-tilisi ja tarjoa tilit, jos olet unohtanut salasanan, käyttämällä tilin palauttamisasetuksia -näyttöä.

Voit antaa matkapuhelimesi numeron, joka auttaa sinua suojaamaan tilisi, "Palautus-sähköpostiosoitteen", jonka avulla Google voi ottaa sinuun yhteyttä tilisi muutoksista ja "Vaihtoehtoinen sähköpostiosoite", joka tarjoaa myös toisen palautus sähköpostiosoitteen sekä toinen tapa kirjautua Google-tiliisi.

Voit myös määrittää tilillesi ”Turvallisuuskysymyksen”, joka vahvistaa, että tämä on todellakin tilisi, kun otat yhteyttä Googleen.

Tee haluamasi muutokset tilisi palautusasetuksiin ja napsauta Tallenna-painiketta, kun olet valmis.

Hanki ylimääräinen tietoturva käyttämällä kaksivaiheista vahvistusta

"Tilit" -ruudun "Turvallisuus" -osiossa voit myös käyttää tilisi kaksivaiheista vahvistusta, jotta saat ylimääräisen suojauskerroksen matkapuhelimeesi.

Lyhyesti sanottuna, kun valitset lisätä kaksivaiheisen vahvistuksen Google-tilillesi, Google kirjoittaa salasanansa syöttämisen jälkeen numeronumeron matkapuhelimeesi. Vahvistat sitten henkilöllisyytesi syöttämällä koodin seuraavaan näyttöön, toisin sanoen toiseen vaiheeseen.

Katso lisätietoja Google-tilin turvaamisesta käyttämällä kaksivaiheista vahvistusta saadaksesi lisätietoja tämän ominaisuuden määrittämisestä.

Suojaa tietosuojasi ulkoisten kuvien asetusten avulla

Tähän asti Gmail on aina pyytänyt sinua ennen kuvien näyttämistä sähköpostiviesteissä. Jotkut lähettäjät saattavat yrittää käyttää kuvia toimittamaan viruksia tai haittaohjelmia tietokoneellesi tai mobiililaitteellesi vaarantamatta sen turvallisuutta.

Joulukuussa 2013 Google muutti, miten Gmail käsittelee kuvia sähköpostitse. Gmail näyttää selaimessasi viestejäsi automaattisesti automaattisesti. Tämä muutos siirtyy Gmail for Android ja iOS -ohjelmaan vuoden 2014 alussa.

Gmail-viestit ovat kuitenkin edelleen turvallisia. Normaalisti kuvat toimitetaan suoraan alkuperäisistä ulkoisista isäntäpalvelimista. Nyt Gmail palvelee kaikkia kuvia Googlen omien suojattujen välityspalvelinten kautta. Tämä suojaa sinua seuraavilla tavoilla:

• Lähettäjät eivät voi käyttää kuvan lataamista saadakseen tietoja, kuten IP-osoitteesi tai sijaintisi.
• Lähettäjät eivät voi määrittää tai lukea evästeitä selaimessasi.
• Gmail tarkistaa kuvat tunnetuilta viruksilta tai haittaohjelmilta.

Gmail jatkaa skannaamista jokaisen viestin epäilyttävään sisältöön ja jos Gmail pitää lähettäjää tai viestiä epäilyttävänä tai mahdollisesti haitallisena, kuvia ei näytetä, ja sinulta kysytään, haluatko nähdä kuvat.

Joten Google vastaa edelleen Gmailin kautta vastaanotettujen kuvien turvallisuudesta. Googlen mukaan "sähköpostisi on nyt turvallisempi, nopeampi ja kauniimpi kuin koskaan."

Valitse, haluatko näyttää kuvat automaattisesti asetuksissa

Jos et halua, että kuvat näytetään automaattisesti, voit silti valita kuvien näyttämisen viestin perusteella.

Saat lisätietoja tästä ominaisuudesta ja siitä, miten asetuksia muutetaan, jotta voit näyttää kunkin viestin kuvat erikseen.

Tietojen varmuuskopiointi

Olet aina opettanut, että on hyvä idea varmuuskopioida tietosi, kuten asiakirjat, muistiinpanot jne., Ja sama pätee sähköposteihin, kalenteritietoihin ja yhteystietoihin.

Gmailissa voit nyt viedä kopion tiedoista eri Google-tuotteista, kuten kalenterista ja yhteystiedoista, ja sinulla on pian mahdollisuus viedä kopio Gmail-viestistäsi.

Jokainen Google-palvelu arkistoidaan eri muodossa. Lisätietoja kunkin palvelun eri muodoista on Googlen ohjesivulla.

Voit arkistoida Google-tiedot napsauttamalla Asetukset-painiketta ja valitsemalla avattavasta valikosta Asetukset ja napsauttamalla Asetukset-välilehden Tilit-välilehteä.

Napsauta Google-tiliasetukset -linkkiä "Tilit" -ruudun "Muuta tilin asetuksia" -osassa.

Valitse Tilit-ruudussa ”Tilin tiedot” -kohdasta ”Lataa tiedot”.

Napsauta "Lataa kopio datasta" -näytössä "Luo arkisto".

Seuraavassa näytössä voit valita Google-tuotteet, joille haluat ladata tiedot. Luo arkisto noudattamalla näytön ohjeita.

Voit myös avata arkistosi ja ladata ne tietokoneellesi napsauttamalla oikeassa yläkulmassa olevaa Omat arkistot-linkkiä.

Varmuuskopioi Gmail-tilisi muilla menetelmillä

Voit myös ladata Gmail-tilin varmuuskopion myös avoimen lähdekoodin GMVault-työkalulla. Tämä on komentorivityökalu, jota voidaan käyttää Windowsissa, Linuxissa ja Mac OS X: ssä.

Jos et halua käyttää komentorivityökalua, voit ladata ja varmuuskopioida sähköpostisi Gmail-tililtäsi ilmaisella sähköpostiohjelmalla Thunderbirdillä.

Jos käytät Ubuntua, olemme kuvanneet Getmail-ohjelman avulla varmuuskopioida Gmail-tilisi.

Voit jopa varmuuskopioida Gmail-viestisi lähettämällä ne automaattisesti toiseen sähköpostiosoitteeseen. Google-ohje kuvaa, miten tämä tehdään. Huomaa, että tämä menetelmä takaa vain vastaanottamasi sähköpostiviestin, ei lähetetyn postin.

Tulossa Seuraava…

Liitteiden lisääminen Gmail-viesteihin on parasta ja mikä parasta, jos olet unohtunut tyyppi, järjestelmä muistuttaa sinua. Tämä on hyvä uutinen, varsinkin jos olet lisännyt loistavan ammattimaisen allekirjoituksen ja et halua hämmentää itseäsi unohtamatta lisätä tiedostoa.

Vielä tärkeämpää on, että ymmärrät nyt paremmin käytettävissä olevat suojausasetukset ja miten voit pitää tilin turvallisimmin samalla kun säilytät arvokkaiden tietojen eheyden.

Seuraavassa oppitunnissa keskustellaan kutsuista ja lomailijoista, joten et koskaan unohda merkittävää tapahtumaa, ja voit kertoa ihmisille nopeasti, kun olet poissa toimistosta ja kun palaat.