Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat

Tämän päivän oppitunnissa aiomme auttaa sinua ymmärtämään, miten postilaatikko voidaan luokitella paremmin ja järjestää viestisi etiketeillä ja joihinkin ennalta määrättyihin, mutta määritettäviin välilehtiin.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Gmailin tunteminen
2. Mobiilisovellus, sähköpostin kirjoittaminen ja keskustelut
3. Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat
4. Sähköpostisuodattimet ja Star-järjestelmä
5. Liitteet, allekirjoitukset ja suojaus
6. Kutsut ja lomailija
7. Käytä Gmailia tehtäväluettelona
8. Useita tilejä, näppäimistön pikanäppäimiä ja etäkirjausta
9. Käytä Gmail-tiliäsi muiden tilien käyttämiseen
10. Virtaa koskevat vihjeet ja Gmail Labs

Kun Gmail-tilisi saa jonkin verran höyryä ja aloitat joukon viestejä, haluat oppia tuntemaan torrentin hallittavampiin virtoihin. Gmailin suodattimien avulla voit hallita saapuvia sähköpostiviestejäsi, mikä auttaa pitämään vähemmän tärkeät sähköpostiviestit pois ja suodatetaan etikettiin. Ennen kuin aloitat oppitunnin 4 oppia suodattimista, sinun on opittava luomaan ja etiketöihin, kansioiden Gmail-vastaava, ja siitä puhumme tänään.

Ensinnäkin puhumme Gmailin automaattisista välilehdistä, ensisijaisista Saapuneet-kansiosta ja kaikista niiden sisältämistä asetuksista.

Luokittele Saapuneet-kansio automaattisesti automaattisesti määritettävien välilehtien avulla

Gmail tarjoaa nyt välilehtiä, automaattisia luokkia postilaatikkoosi. Tämä ominaisuus rikkoo postilaatikkosi "Ensisijaiseksi", "Sosiaalinen", "Kampanjat", "Päivitykset" ja "Foorumit". Jos osallistut moniin verkkopalveluihin, tämä ominaisuus voi olla kätevä.

Periaatteessa tietyt sivustot tai tietyn sisällön vastaanottamat viestit voidaan kerätä postilaatikon eri osissa. Tämä voi johtaa siihen, että Saapuneet-kansio on vähemmän.

Valitse, mitkä välilehdet näkyvät Saapuneet-kansiossa

Nämä välilehdet ovat konfiguroitavissa, joten voit valita, mitkä välilehdet ovat käytettävissä postilaatikossa. Jos haluat muuttaa, mitä välilehtiä on näkyvissä, napsauta plus-kuvaketta välilehtien oikealla puolella.

Näyttöön tulee valintaikkunoiden valinta -valintaikkuna. Valitse haluamasi välilehtien valintaruudut postilaatikossasi.

HUOMAUTUS: Jos piilotat välilehden, kyseisen luokan viestit näkyvät ensisijaisessa välilehdessä. Myös välilehtien tekstiä ei voi muuttaa eikä mukautettuja välilehtiä voi lisätä. Käytä mukautettuja tarroja (keskustele seuraavassa osassa), jotta voit luokitella viestisi edelleen.

Voit myös valita, mitkä välilehdet näkyvät postilaatikossasi "Asetukset" -ruudun Saapuneet-välilehdessä "Luokat" -osiossa.

Järjestä viestisi Saapuneet-tyylit ja -asetukset

Saapuneet-tyylisi avulla voit järjestää Gmail-postilaatikkosi parhaiten soveltuvalla tavalla. Voit järjestää postilaatikkosi käyttämällä konfiguroitavia välilehtiä, kuten aiemmin mainittiin tässä oppitunnissa, tai osiin, kuten ”Lukematon”, ”Merkitty” ja ”Tärkeä”.

Muuta postilaatikon tyyppiä

Jos haluat siirtyä toiseen postilaatikkoon, avaa Asetukset-näyttö ja napsauta Saapuneet-välilehteä.

Valitse Saapuneet-kansio -kohdasta avattavasta luettelosta haluamasi postilaatikkotyyppi.

Jokaisella postilaatikkotyypillä on omat asetukset. Kun olet valinnut Saapuneet-kansion tyypin, tämän tyyppisen näytön asetukset ovat kohdassa Saapuneet-tyypin valinta. Tee muutokset asetuksiin ja napsauta Tallenna muutokset.

Voit myös muuttaa nopeasti joitakin postilaatikon tyyliasetuksia suoraan postilaatikossa napsauttamalla alaspäin osoittavaa nuolta, joka sijaitsee kunkin osion otsikon oikeassa reunassa.

Gmailin ohje sisältää postilaatikkotyyppien kuvaukset. Voit kokeilla eri postilaatikkotyyppejä nähdäksesi, mikä toimii parhaiten sinulle. Voit aina vaihtaa oletusarvon, jos vaihdat mielesi.

Voit myös muuttaa postilaatikkosi tyyliä nopeasti siirtämällä hiirtäsi Saapuneet-kansion päälle ja napsauttamalla näytössä olevaa alanuolta. Valitse haluamasi Saapuneet-tyyppi avattavasta Saapuneet-tyyppi -valikosta. Huomaa, että hiiren siirtäminen jokaisen tyylin päälle antaa lyhyen kuvauksen jokaisesta tyypistä.

Järjestä ja luokitella viestisi tarroja käyttäen

Esittelimme lyhyesti tämän sarjan oppitunnin 1 etiketeille. Tarrat mahdollistavat sähköpostiviestien järjestämisen luokkiin. Ne ovat samanlaisia ​​kuin kansiot, mutta toisin kuin kansiot, voit käyttää useampaa kuin yhtä tarraa yhteen viestiin.

HUOMAUTUS: Gmail tukee enintään 5 000 tarraa, mukaan lukien osamerkinnät. Jos ylität tämän rajan, saatat huomata, että Gmail-kokemuksesi on hitaampi ja saatat joutua virheisiin. Poista tarrat, joita et ehkä enää käytä. Tarrojen poistaminen ei poista viestejä.

Luo uusi tunniste

Voit luoda omia omia tarrojasi pitämään postilaatikkoasi järjestettynä ja jopa siirtämään viestit postilaatikoista tarroihin (toimivat kansioina). Näytämme, miten luodaan tarra, joka on sijoitettu toisen tarran alle, kuten alikansiota kansiossa.

Voit luoda uuden mukautetun etiketin, joka on pääkansio, napsauttamalla pääikkunan vasemmalla puolella olevaa tarraluetteloa Lisää..

Kun lista laajenee, napsauta Luo uusi tarra -linkkiä.

Syötä etiketin nimi "Anna uusi nimi" -ruutuun "Uusi tarra" -valintaikkunassa. Luo uusi tarra napsauttamalla Luo.

HUOMAUTUS: Koska tämä on emolevy, joka sisältää alikategorian, emme sijoita tätä tarraa.

Jos haluat luoda alikategorian äskettäin luodun vanhemman etiketin alle, napsauta "Luo uusi tunniste" uudelleen.

Kirjoita "Uusi tarra" -valintaikkunassa sen alikategorian nimi, jonka haluat luoda "Anna uusi nimiön nimi" -ruutuun. Valitse "Nestetarra alla" -valintaruutu, valitse avattavasta luettelosta juuri luomasi emolevy ja napsauta "Luo".

Voit myös luoda sisäkkäisen tarran syöttämällä päämerkin, jota seuraa viiva (/), ja kirjoittamalla sitten sisäkkäisen tarran nimen - kaikki “… uusi tarran nimi” -ruutuun. Voisimme esimerkiksi syöttää "Personal / Friends" -kentän muokkauslaatikkoon eikä valita "Nestetarraa" -valintaruutua.

HUOMAUTUS: Vanhemerkinnän on oltava jo olemassa, jotta sen alle voidaan luoda sisäkkäinen tarra. Et voi luoda molempia tarroja samanaikaisesti. Esimerkissä meidän on ensin luotava ”Personal” -merkintä ennen kuin luodaan sisäkkäiset ”Friends” -merkinnät.

Sisäkkäinen tarra näyttää seuraavalta esimerkiltä.

Uusi emolevy, jossa on sisäkkäinen tarra, lisätään myös tarrojen luetteloon, joka on näkyvissä ”Labels” -toimintopainikkeessa, sekä luettelosta ”Move to” -toimintopainikkeesta..

Käytä merkintöjä viesteihin

On olemassa kaksi tapaa lisätä tarroja viesteihin. Voit hakea viesteihin viestejä ja jättää viestit postilaatikkoon. Voit myös siirtää viestejä tarroihin, kun siirrät ne kansioihin. Näytämme molemmat menetelmät.

Käytä tarroja viesteihin, kun jätät ne Saapuneet-kansioon.

Tämän menetelmän avulla voit helposti käyttää useita merkintöjä yhteen viestiin.

Jos haluat lisätä viestin viestiin pitämällä viestin postilaatikossa, valitse sen vasemmalla puolella oleva valintaruutu (tai avaa viesti). Napsauta sitten "Labels" -toimintopainiketta ja valitse yksi tai useampi tarra avattavasta valikosta.

Muista, että voit lisätä viestiin useamman kuin yhden tarran. ”Tarrat” -valikko ei mene pois, kun olet valinnut tarrat, joten voit valita useita tarroja kerralla.

Jos haluat käyttää valittuja tarroja viesteihin, valitse valikon alaosassa "Käytä".

Tarrat näkyvät sitten viestin aihepiirin vasemmalla puolella.

Jos sinulla on pitkä luettelo etiketeistä, voit aloittaa merkin nimen kirjoittamisen klikkaamalla ”Labels” -toimintopainiketta löytääksesi luettelon luettelon.

Käytä tarraa viestiin ja siirrä se pois Saapuneet-kansiosta

Jos haluat lisätä viestin viestiin ja siirtää viestin samanaikaisesti postilaatikosta, vedä viesti haluamaasi etikettiin vasemmalla olevassa luettelossa. Kun siirrät hiirtä listan päälle, se laajenee näyttämään tarroja, jotka saattavat olla piilotettuja.

Huomaa, että voit käyttää tätä menetelmää tunnistaaksesi viestin roskapostiksi, lisäksi "Ilmoita roskapostia" -toimintopainikkeen lisäksi. Vedä väärinkäyttäjät vain roskapostiksi.

Viestin siirtäminen ”Roskakoriin” -merkintään poistaa viestin. Tämä on sama kuin viestin valitseminen tai avaaminen ja "Poista" -toimintopainike.

Avaa tarra

Etiketin avaaminen on kuin kansion avaaminen. Kaikki tähän tarraan liittyvät viestit on lueteltu. Voit avata tarran napsauttamalla haluamaasi etikettiä Gmailin pääikkunan vasemmalla puolella olevasta luettelosta. Jos haluttu etiketti ei ole näkyvissä, napsauta Lisää-painiketta päästäksesi koko luetteloon.

Kaikki tähän tarraan liittyvät viestit tulevat näkyviin. Huomaa hakutermi hakukenttään. Gmail täyttää automaattisesti Etsi-ruudun asianmukaisella suodattimella valitun viestin näyttämiseksi. Keskustelemme suodattimista myöhemmin tässä oppitunnissa.

Huomaa, että jos haet viestiin sanomaa siirtämättä viestiä kyseiseen etikettiin (ja pois postilaatikosta) ja avaat sitten tarran, sanomassa näkyy Saapuneet-merkintä, joka osoittaa, että viesti on edelleen postilaatikossa.

Voit palata postilaatikkoon napsauttamalla vasemmanpuoleisessa luettelossa olevaa Saapuneet-kansiota.

Jos haluat siirtää viestin takaisin Saapuneet-kansioon, avaa tarra-kansio avataksesi viestin ja vetämällä viestin takaisin postilaatikkoon. Huomaa, että viestissä on edelleen etiketti.

Poista tarra viestistä

Jos päätät, että et halua tiettyä viestiin liittyvää tarraa, voit poistaa sen helposti.

Voit tehdä tämän valitsemalla viestin vasemmalla puolella olevan valintaruudun tai avaamalla viestin. Napsauta ”Labels” -toimintopainiketta, valitse merkintä avattavasta valikosta, jonka haluat poistaa viestistä, ja napsauta sitten Apply.

HUOMAUTUS: Voit poistaa viestistä useita tarroja kerralla. Valitse vain kaikki etiketit, jotka haluat poistaa Label-avattavasta valikosta, ennen kuin napsautat ”Käytä”.

Muuta tarran väriä

Voit määrittää värejä tarroihin, jotta voit helposti havaita ne postilaatikkoon. Oletuksena kaikki tarrat on väritetty vaaleanharmaalla taustalla ja tummanharmaalla tekstillä. Alla olevassa kuvassa oleva ”Personal / Friends” -merkintä käyttää oletusväriä. Muilla merkinnöillä "HTG School" ja "Admin" on niihin muita värejä.

Jos haluat muuttaa tarran värin, siirrä hiirtä haluamasi tarran päälle. Voit avata avattavan valikon napsauttamalla etiketin oikealla puolella olevaa alanuolta.

Siirrä hiiri “Label color” -vaihtoehdon päälle ja valitse tekstin ja värin yhdistelmä napsauttamalla sitä.

Voit myös poistaa värin etiketistä ja palauttaa oletusasetuksen käyttämällä Poista väri -vaihtoehtoa.

Jos et halua näkyviä yhdistelmiä, voit valita mukautetun yhdistelmän napsauttamalla Lisää mukautettu väri. Valitse "Taustaväri" ja "Tekstiväri" "Lisää mukautettu väri" -valintaikkunassa.

Esikatsele valittua yhdistelmää, jossa se kertoo “Esikatsele tarran väriä”.

Määritä yhden napsautuksen käyttöoikeus Standard- ja Custom Gmail -merkintöihin

Voit helposti luoda yhden napsautuksen pääsyn tarroihin.

Voit tehdä tämän avaamalla etiketin, josta keskustelimme aiemmin tässä oppitunnissa, ja vedä sivun linkki osoiteriviltä Kirjanmerkit-työkaluriville. Voit nyt napsauttaa tätä kirjanmerkkiä, jos haluat käyttää kaikkia tähän etikettiin liittyviä viestejä.

Piilota ja näytä tarrat Gmailissa

Jos Gmailissa on pitkä luettelo tarroista, saatat haluta, että tietyt tarrat näkyvät, joita käytät useammin piilottamalla loput.

Piilota tarra

Voit piilottaa tarran Gmailissa napsauttamalla tarraa, jonka haluat piilottaa "Luo" -painikkeen alla olevaan tarrojen luetteloon, ja vedä se "Lisää" -linkkiin näkyvien tarrojen luettelon alapuolella..

HUOMAUTUS: "Lisää" -linkki muuttuu "Vähemmän" -linkiksi, kun siirrät tarran siihen.

Etiketti siirretään niin, että se on lueteltu kohdassa ”Luokat”, joka näkyy, kun napsautat Lisää-painiketta laajentaaksesi etikettien luetteloa. Jos "Vähemmän" -linkkiä on saatavilla pikemminkin kuin "Lisää" -linkkiä, "Luokat" voidaan katsella yksinkertaisesti siirtämällä hiirtä tarra-luettelon yli.

Tee näkyviin piilotettu tarra

Jos haluat nähdä piilotetun tarran, napsauta "Lisää" (jos tarpeen) näyttääksesi "Luokat" -osion. Napsauta ja vedä haluamaasi tarraa "Luokat" -osiosta "Saapuneet" -merkkiin.

Etiketti siirretään merkkien päälistalle aakkosjärjestyksessä.

Piilota esiasetetut järjestelmän Gmail-tarrat, kuten tähdellä merkityt, lähetetyt viestit, luonnokset, roskapostit tai roskakorit

Esiasetetut Gmail-tarrat voidaan myös piilottaa. Voit piilottaa minkä tahansa näistä tarroista napsauttamalla tarrojen luettelossa Lisää.

Napsauta "Luokat".

Näyttöön tulee "Labels" -asetukset.

Etsi Järjestelmälinkit-osiosta järjestelmän tunniste, jonka haluat piilottaa, ja napsauta piilota -linkkiä ”Näytä tarra-luettelossa” -sarakkeessa.

HUOMAUTUS: Etiketti ei ole täysin piilotettu, vaan se siirretään "Lisää" -linkin alla.

Voit avata Tarrat-asetukset Asetukset-näytössä

"Tarrat" -asetusten näyttöön pääsee myös "Asetukset" -painikkeella. Viittaamme Asetukset-näytön eri osiin koko tämän sarjan. ”Asetukset” -toiminnon käyttäminen on aina sama.

Jos haluat käyttää suodatintyökaluja Asetukset-näytössä, napsauta Gmail-pääikkunan oikeassa yläkulmassa olevaa Asetukset (vaihde) -painiketta.

Valitse sitten “Asetukset” avattavasta valikosta.

Kun olet "Asetukset" -näytössä, voit käyttää asetuksia "Tarrat", "Suodattimet", "Saapuneet", "Teemat" ja muita Gmailin osia ja ominaisuuksia.

Piilota tarrat, joissa ei ole lukemattomia viestejä, automaattisesti Gmailissa

Kun pystyt piilottamaan tarrat ja ohjaamaan viestit automaattisesti näihin tarroihin suodattimien avulla (katso seuraava osa), saatat ihmetellä, miten voit nopeasti kertoa, onko piilotetuissa etiketeissä lukemattomia viestejä. Voit helposti näyttää piilotettuja tarroja, kun niihin liittyy lukemattomia viestejä. Näin et menetä mitään tärkeitä viestejä.

Voit määrittää Gmailin siten, että se piilottaa tarrat, ellei niissä ole lukemattomia viestejä, avaa "Tarrat" -asetusten näyttö käyttämällä jotakin aiemmin mainituista menetelmistä..

Napsauta "Näytä, jos lukemattomia" -linkkiä jokaisesta piilotetusta järjestelmä- ja mukautetusta tunnisteesta, jos se ei sisällä lukemattomia viestejä.

Huomaa, että "Järjestelmä" -merkinnöissä voit piilottaa vain "Luonnokset" ja "Roskapostit" -merkinnät, jos ne eivät sisällä lukemattomia viestejä. Tämä ominaisuus ei koske luokkia ja ympyröitä.

Voit nopeasti soveltaa tätä asetusta kaikkiin mukautettuihin tarroihin napsauttamalla "Merkinnät" -kohdan yläreunassa "Näytä etiketissä" -kohdan vieressä olevaa alanuolta ja valitsemalla avattavasta valikosta Näytä kaikki, jos lukemattomia..

Tulossa Seuraava…

Tämä vie meidät oppitunnin 3 loppuun. Sinun pitäisi olla melko tiukka käsitys siitä, miten postilaatikkosi voidaan järjestää eri välilehdillä, tyyleillä ja asetuksilla. Mikä parasta, olet hyvä tapa hallita sähköpostiasi etiketeillä!

Seuraavassa oppitunnissa laajennamme etikettien keskustelua sisällyttämällä suodattimia, kuten miten suodattimia käytetään automaattisesti tarrojen käyttöönotossa, ja miten voit ottaa olemassa olevat suodattimet ja viedä ne toiseen Gmail-tiliin.

Sitten, kun suljet asiat, esitämme tähtijärjestelmän, jonka avulla voit seurata tärkeitä sähköposteja.