Dokumenttiin tehtyjen muutosten seuranta

Nyt, kun olet määrittänyt asiakirjan mallin oppitunnilla 1, ja asiakirjan ensimmäinen luonnos on kirjoitettu, sen muokkausaika. Jos sinulla on useita henkilöitä, jotka tekevät yhteistyötä asiakirjassa, voit käyttää Wordin seurantatoimintoja, jotta tiedät mitä muutoksia tehtiin ja kuka teki.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Mallien käyttäminen yleisen asettelun ja muotoilun varmistamiseksi
2. Dokumenttiin tehtyjen muutosten seuranta
3. Kommenttien käyttäminen asiakirjan muutosten ilmoittamiseen
4. Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen
5. Asiakirjojen versiointi, vertailu ja yhdistäminen

Kun muutat asiakirjaa, jossa ”Track Changes” on päällä, jokainen asiakirjaan tekemäsi muutos näkyy värillisenä merkintänä, ja jokaiselle arvioijalle annetaan eri väri.

Poistettu teksti ei katoa - se on ylitetty ja lisätty teksti näkyy alleviivattuna. Näin voit tarkastella kaikkia asiakirjan muutoksia ennen niiden pysyvyyttä ja valita hyväksyä tai hylätä jokaisen muutoksen. Näytämme, miten hyväksyä ja hylätä muutokset myöhemmin tässä oppitunnissa.

Tässä oppitunnissa näytämme, miten voit ottaa käyttöön “Track Changes” -ominaisuuden ja käyttää erilaisia ​​näkymiä. Voit varmistaa, että muut arvioijat seuraavat niiden muutoksia, voit lukita ”Track Changes” -ominaisuuden. Kun kaikki muutokset on tehty, jokainen muutos on tarkistettava. Näytämme, miten muutokset hyväksytään ja hylätään. Mukauta ”Track Changes” -toimintoa käyttämällä monia käytettävissä olevia vaihtoehtoja.

Kytke raidan muutokset päälle

Jos haluat ottaa käyttöön "Seuraa muutoksia", napsauta Review-välilehteä ja napsauta "Jäljitä muutokset."

Kun “Track Changes” on päällä, painike näyttää sinisenä taustana.

Nyt asiakirjassa tehdyt muutokset näkyvät värillisinä merkinnöinä.

Muuta merkinnän näkymää ja piilota seuratut muutokset

Kun kytket ”Track Changes” -toiminnon käyttöön, voit tarkastella merkintää eri tavoin. Kaikki merkinnät -näkymässä näkyvät kaikki asiakirjan todelliset tarkistukset, kuten edellä on esitetty. Tämä on oletusnäkymä asiakirjoille, jotka on avattu ”Track Changes” -toiminnolla. Jos asiakirjassa on kuitenkin paljon muutoksia, se saattaa aiheuttaa sekaannusta lukemalla sen kaikista tarkistuksista.

Voit parantaa asiakirjan luettavuutta käyttämällä ”Simple Markup” -näkymää, joka piilottaa monimutkaiset merkinnät. Huomaa, että jokainen muutos on merkitty pystysuoralla palkilla tekstin vasemmalla puolella. Napsauta tätä palkkia siirtyäksesi “All Markup” -näkymästä ”Simple Markup” -näkymään.

HUOMAUTUS: Merkintäkatselujen vaihtaminen vaikuttaa kaikkiin asiakirjan seurantamuutoksiin, ei vain siihen, johon napsautit pystysuoraa palkkia.

Yksinkertaisen merkinnän näkymä piilottaa tekstissä olevat seurantamuutokset ja pienentää kommentteja (joista on keskusteltu oppitunnissa 3) pieniksi ilmapalloiksi, ja seurantamuutoksia osoittavat pystysuorat palkit näkyvät punaisina. Napsauta palkkia uudelleen vaihtaaksesi “Kaikki merkinnät” -näkymään ja katso kaikki sisäiset seurantamuutokset.

Voit myös muuttaa merkintäkuvia käyttämällä “Review for Review” -painiketta "Review" -osiossa "Review" -välilehdessä..

”Yksinkertaisen merkinnän” ja “Kaikki merkinnät” -näkymien lisäksi voit myös valita ”Ei merkintää” nähdäksesi asiakirjan lopullisen version, ikään kuin kaikki seuratut muutokset hyväksytään (keskustelemme hyväksymisestä ja hylkäämisestä myöhemmin oppitunnilla) tai ”Alkuperäinen”, jos haluat tarkastella asiakirjan alkuperäistä versiota. ”No Markup” ja “Original” vaihtoehdot piilottavat sisäisen merkinnän.

HUOMAUTUS: ”No Markup” ja “Original” -asetukset auttavat myös tulostettaessa asiakirjoja, jotka ovat merkinneet siihen muutoksia. Jos piilotat seuratut muutokset, ne eivät tulosta.

Näytä ilmapallojen tarkistukset Inline-ohjelman sijasta

Oletusarvoisesti useimmat tarkistukset näkyvät linjassa, ja teksti on merkitty itse. Voit kuitenkin näyttää ilmapallojen tarkistukset, mikä siirtää useimmat tarkistukset oikeaan marginaaliin. Tämä voi tehdä asiakirjan helpommin luettavaksi ja ilmapallot antavat tarkempia tietoja joistakin merkinnöistä.

Jos haluat näyttää ilmapallojen tarkistukset, napsauta "Review" (tarkista) -välilehteä ja napsauta "Show Markup" (Näytä merkintä) "Tracking" (Seuranta) -osiossa. Valitse avattavasta valikosta "Ilmapallot" ja sitten "Ilmoita ilmapallojen muutokset".

Useimmat tarkistukset näkyvät ”Merkintäalueella” oikeassa reunassa. Lisätty teksti näyttää kuitenkin silti suoraa.

Voit tarkastella uudelleen merkintöjä uudelleen valitsemalla avattavasta Näytä merkinnät -valikosta Ilmapallot ja valitsemalla sitten “Näytä kaikki versiot sisään” tai ”Näytä vain kommentit ja muotoilu ilmapalloissa”.

HUOMAUTUS: Seurattujen muutosten piilottaminen ei päästä eroon niistä. Sinun on hyväksyttävä tai hylättävä jokainen muutos, jotta ne poistetaan kokonaan ennen lopullisen asiakirjan jakelua. Keskustelemme muutosten hyväksymisestä ja hylkäämisestä hieman myöhemmin tässä oppitunnissa.