Sähköpostisuodattimet ja Star-järjestelmä

Nykypäivän Geek-koulun oppitunti laajentaa Gmailin tarrojen keskustelua sisällyttämällä suodattimet ja siirtymällä sitten tärkeiden sähköpostien seurantaan tähtien kanssa.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Gmailin tunteminen
2. Mobiilisovellus, sähköpostin kirjoittaminen ja keskustelut
3. Saapuneet-kansioiden hallinta ja tarrat
4. Sähköpostisuodattimet ja Star-järjestelmä
5. Liitteet, allekirjoitukset ja suojaus
6. Kutsut ja lomailija
7. Käytä Gmailia tehtäväluettelona
8. Useita tilejä, näppäimistön pikanäppäimiä ja etäkirjausta
9. Käytä Gmail-tiliäsi muiden tilien käyttämiseen
10. Virtaa koskevat vihjeet ja Gmail Labs

Tarrat ovat suuria, mutta niitä voidaan käyttää paljon tehokkaammin sisällyttämällä suodattimia, joten tiettyjen kriteerien mukaisilla viesteillä on automaattisesti etiketti tai tarrat. Tämä auttaa suuresti organisaatiossa ja voi merkittävästi vähentää postilaatikon kaaosta.

Luo uusi suodatin hakukentän avulla

Luodaksesi uuden suodattimen määritämme hakuvaihtoehdot hakukenttään ja luodaan suodattimen haku. Voit tehdä tämän napsauttamalla hakukentän alaspäin osoittavaa nuolta.

Anna hakukriteerit hakuvaihtoehtoihin. Voit halutessasi etsiä viestejä tietystä henkilöstä tai koko verkkotunnuksesta (@ example.com), jossa on tiettyjä aiheen sanoja, sekä muita ehtoja.

Voit luoda suodattimen tämän haun perusteella napsauttamalla Luo suodatin tämän haun avulla.

Suodatinvalinnat näkyvät. Valitse valintaruudut, jotka osoittavat, mitä haluat tehdä hakukriteerien mukaisilla viesteillä.

Esimerkiksi valitsimme aina merkitsemään viestit, jotka tulevat määritetystä sähköpostiosoitteesta "HTG School" -merkinnällä ja merkitsemään nämä viestit aina "tärkeiksi". Päätimme myös soveltaa suodatinta kaikkiin tämän henkilön sähköposteihin.

HUOMAUTUS: Jos haluat, että tarrat toimivat kuten kansiot, voit valita "Ohita postilaatikko (arkistoi se)", jos haluat siirtää sähköposteja automaattisesti tarroihin saapuessaan. Tämä pitää sähköpostiviestisi järjestäytyneempinä, vaikka saatat menettää tärkeän viestin puuttumisen, koska se ei näy automaattisesti postilaatikossa.

Kun olet määrittänyt suodattimen kriteerit, napsauta Luo suodatin.

HUOMAUTUS: Kun päätät lähettää viestin suodattimena, se vaikuttaa vain uusiin viesteihin. Kaikkia olemassa olevia viestejä, joihin suodatin koskee, ei välitetä.

Näyttöön tulee sanoma, että suodatin on luotu. Huomaa, että kuvakaappauksessa kaikki kyseisen henkilön viestit on merkitty "HTG School" -merkillä.

Viestit merkittiin myös tärkeiksi automaattisesti (lähettäjien vasemmalla puolella olevat tunnuskuvakkeet täytetään keltaisella).

Luo uusi suodatin Asetukset-näytön avulla

Voit myös luoda suodattimen Asetukset-valikossa.

Siirry "Asetukset" -näyttöön kuten aiemmin on kuvattu ja napsauta "Suodattimet" -linkkiä.

Napsauta Luo uusi suodatin -linkkiä.

Määritä haku- ja suodatuskriteerit samalla tavalla kuin edellisessä menetelmässä ja napsauta "Luo suodatin" suodatinasetusten valintaikkunassa.

Sen sijaan, että pääsisit takaisin postilaatikkoon, sinut palautetaan "Suodattimet" -näyttöön ja uusi suodatin on listattu. Voit muokata, poistaa tai valita sen vientiin (vientisuodattimia käsitellään myöhemmin tässä oppitunnissa).

Napsauta Saapuneet-kansiota ja palaa postilaatikkoon.

Luo uusi suodatin käyttämällä erityistä viestiä

Voit myös luoda suodattimen olemassa olevan viestin perusteella. Voit tehdä tämän valitsemalla viestin luettelosta tai etiketistä.

Napsauta ”Lisää” -toimintopainiketta ja valitse avattavasta valikosta ”Suodata viestit kuten nämä”.

Huomaa, että "Suodatin" -valintaikkunan "Alkaen" -kenttä täytetään automaattisesti. Syötä muut haluamasi suodatuskriteerit ja napsauta "Luo suodatin tämän haun avulla".

Määritä suodatinkriteerit valitsemalla suodattimen asetukset seuraavassa valintaikkunassa kuten aiemmin on kuvattu.

HUOMAUTUS: Voit käyttää tätä menetelmää suodattimien määrittämiseen poistamaan ei-toivotut sähköpostit automaattisesti, kun vastaanotat ne.

Käytä samaa suodatinta monille lähettäjille

Voit käyttää yhtä suodatinta hallita viestejä useista eri sähköpostiosoitteista. Voimme esimerkiksi määrittää merkitsemään viestit useilta ihmisiltä "HTG School" -merkinnällä. Voit tehdä tämän avaamalla hakuvaihtoehdot-valintaikkunan käyttämällä hakukentän alas-nuolta.

Lisää jokainen sähköpostiosoite "From" -kentästä, ja se on erotettu sanalla "OR" ja napsauta "Create filter with this search".

Jos haluat käyttää samaa merkintää viesteihin kummassakin näistä sähköpostiosoitteista, valitse Apply the label (Valitse tarra) -valintaruutu ja valitse haluamasi tarra ponnahdusikkunasta. Käytä muita suodattimen toimia ja napsauta Luo suodatin.

HUOMAUTUS: Muista valita myös "Käytä myös suodatusta vastaaviin keskusteluihin" -valintaruutu, jos haluat soveltaa tätä suodatinta viesteihin, jotka olet jo saanut näistä kahdesta sähköpostiosoitteesta.

Vie ja tuo suodattimia

Nyt kun olet oppinut määrittämään suodattimet, olet luonut luultavasti erittäin hyödyllisiä suodattimia, joita haluat ehkä käyttää muissa Gmail-tileissä. Voit viedä suodattimia yhdestä tilistä ja tuoda ne toiseen.

Vie suodatin

Voit viedä suodattimen ensin "Asetukset" -näytön "Suodattimet" -näytölle ("Asetukset" -vaihtoehdon avulla). Valitse sitten suodatin, jonka haluat viedä luetteloon, ja valitse "Vie".

HUOMAUTUS: Voit valita useita suodattimia viemään kerralla.

Siirry Tallenna nimellä -valintaikkunassa paikkaan, johon haluat tallentaa suodattimen. Suodatin tallennetaan XML-tiedostona, jossa on oletusnimi, jota voit muuttaa, jos haluat, vain jätä laajennus tiedostoksi .xml ja napsauta Tallenna.

Nyt sinulla on tiedosto, jonka voit varmuuskopioida, siirtää toiseen tietokoneeseen, jakaa ystävän kanssa tai tuoda toiseen Gmail-tiliin.

Tuo suodatin

Voit tuoda suodattimen Gmail-tiliisi avaamalla Asetukset-näytön "Suodattimet" ja napsauttamalla "Tuo suodattimia" -linkkiä.

Valitse "Tuo suodattimet" -kohdassa "Valitse tiedosto".

HUOMAUTUS: Jos muutat mieltäsi suodattimen tuonnista, napsauta "Peruuta tuonti" -linkkiä.

Siirry "Avaa" -valintaikkunaan kohtaan, johon olet tallentanut viety suodattimen. Valitse tiedosto ja napsauta Avaa.

Tiedostonimi näkyy ”Valitse tiedosto” -painikkeen vieressä. Avaa tiedosto ja tuo suodattimet siihen napsauttamalla Avaa tiedosto.

"Etsi" -ruutuun ilmestyy viesti, kun suodatustiedosto avataan. Tämä voi kestää hetken, riippuen siitä, kuinka monta suodatinta tiedostossa on.

Kaikki valitun tiedoston suodattimet näkyvät kohdassa "Tuo suodattimet". Valitse suodattimet, jotka haluat tuoda. Jos haluat soveltaa tuotuja suodattimia olemassa oleviin sähköpostiviesteihin (aivan kuten uuden suodattimen luomisessa), valitse "Käytä uusia suodattimia olemassa olevaan postiin" -valintaruutu ja valitse "Luo suodattimet".

Valintaikkuna näyttää suodattimen luomisprosessin etenemisen. Voit peruuttaa suodattimien luomisen napsauttamalla Lopeta.

Kun suodattimet on luotu, ne näkyvät luettelossa "Suodattimet" -näytössä.

Seuraa tärkeitä sähköposteja Star-järjestelmän avulla

Gmailin tähtijärjestelmän avulla voit merkitä tärkeimmät sähköpostisi, jotta voit helposti löytää ne myöhemmin. Oletuksena tähdellä merkityt viestit on merkitty keltaisella tähdellä, mutta voit lisätä muita värejä ja tyyppejä.

Tähdet näkyvät lähettäjän nimen vasemmalla puolella postilaatikossa.

Lisää tähti viestiin

Jos haluat lisätä tähtiä viestiin postilaatikkoon, napsauta lähettäjän nimen vieressä olevaa tähtikuvaketta, kuten edellä on kuvattu.

Voit myös lisätä tähtiin viestin, kun se on auki. Voit tehdä tämän napsauttamalla viestin oikeassa yläkulmassa olevaa tähtikuvaketta päivämäärän oikealla puolella. Keskusteluissa se on keskustelun yläosassa olevan ensimmäisen viestin oikealla puolella.

Jos haluat lisätä tähtiä kirjoittamassasi viestissä, napsauta "Lisää vaihtoehtoja" -nuolta "Luo" -ikkunan oikeassa alakulmassa.

Siirrä hiiri "Label" -vaihtoehdon päälle ja valitse alavalikosta "Add star".

Lähetetyt viestit lähetetään lähettämäsi viestissä tähdellä.

Käytä viestejäsi useiden tähti-mallien avulla

Gmailin avulla voit käyttää useita "tähtien" värejä ja tyyppejä erottamaan viestit toisistaan.

Tämä ominaisuus on hyödyllinen, jos haluat merkitä useita viestejä, joiden merkitys vaihtelee. Saatat esimerkiksi käyttää purppuran tähtiä viesteihin, jotka haluat lukea uudelleen, ja punainen huutomerkki viesteihin, joita sinun on seurattava.

Napsauta Asetukset-painiketta ja valitse avattavasta valikosta Asetukset. Siirry Yleiset-välilehdellä alas Tähti-osioon. Lisää erilaisia ​​tähtiä vetämällä kuvakkeita "Ei käytössä" -osiosta "Käytössä" -osiossa. Jos käytössäsi on useampi kuin yksi tähti, napsauta sähköpostiviestin vieressä olevaa tähtikuvaketta kaikkien käytössä olevien tähtien läpi. Jos lähetät viestin auki, avaa vain ensimmäinen tähti.

Etsi tähdellä merkittyjä viestejä

Jos haluat nähdä kaikki tähdellä merkittyjä viestejäsi, napsauta pääkäyttäjän Gmail-ikkunan vasemmalla puolella olevaa Tähti-merkkiä. Voit myös etsiä tähdellä merkittyjä viestejä kirjoittamalla “is: starred” ”Search” -ruutuun.

Etsi viestit, joissa on erityinen tähti

Jos olet merkinnyt useita eri tyyppisiä tähtiä, voit etsiä tietyn tyyppistä tähteä. Voit tehdä tämän tekemällä hakusanalla ”on:” tähdellä (esim. ”On: punainen-bang”).

Jos haluat selvittää tietyn tähden nimen, avaa Asetukset-välilehden Yleiset-välilehti ja siirrä hiiri haluamasi tähtityypin päälle. Tähteen nimi näkyy ponnahdusikkunassa.

Gmailin ohjeen Advanced search -ohjeessa on myös luettelo tähtien nimistä.

Säilytä tähdellä merkittyjä viestejä ensisijaisesta välilehdestä

Jos järjestät postilaatikkosi käyttämällä aiemmin tässä oppitunnissa mainittuja muokattavia välilehtiä, myös toisella tähdellä merkittyjen välilehtien viestit sisältyvät ensisijaiseen välilehteen. Jos et halua nähdä tähdellä merkittyjä viestejä muista ensisijaisista välilehdistä, voit poistaa tämän käytöstä.

Napsauta + -kuvaketta välilehtien oikealla puolella.

Poista valintaikkunassa "Valitse välilehtiä käyttöön" -valintaruutu valintaruudusta "Sisällytä tähdellä merkitty ensisijainen" ja valitse "Tallenna".

Tulossa Seuraava…

Olemme täällä nyt oppitunnin 4 lopussa, mutta olet jo hyvin matkalla olemaan Gmail-ammattilainen! Vain neljässä lyhyessä päivässä tiedät nyt niin paljon kuin sinun tarvitsee tietää, että voit todella tehdä postilaatikkosi loistavaksi, ja viestit löytävät automaattisesti tiensä nimettyihin tarroihinsa täyttämättä postilaatikkoasi.

.