Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen

Asiakirjan rajoittaminen ja suojaaminen varmistavat, että olet lopullinen valtuus sen edistymisestä.

KOULUN NAVIGOINTI

1. Mallien käyttäminen yleisen asettelun ja muotoilun varmistamiseksi
2. Dokumenttiin tehtyjen muutosten seuranta
3. Kommenttien käyttäminen asiakirjan muutosten ilmoittamiseen
4. Asiakirjojen ja mallien rajoittaminen ja suojaaminen
5. Asiakirjojen versiointi, vertailu ja yhdistäminen

Vaikka saatat haluta muiden arvioijien ehdottaa muutoksia ja kommentoida asiakirjaa, voi olla aikoja, jolloin haluat rajoittaa niitä tekemästä muokkausta ja muotoilun muuttamista.

Lisäksi sinun kannattaa pakottaa kaikki muutoksen seuranta tai rajoittaa arvioijia vain kommentoimaan. Tärkeintä on varmistaa, että asiakirjaasi ei voi muuttaa siten, että se ei vastaa näkemääsi tai tyyliäsi.

Tässä oppitunnissa näytämme, miten voit rajoittaa muokkaajien muokkaamista ja muokkaamista. Kun asiakirja on lähellä lopullista tilaa, voit merkitä sen lopulliseksi, jotta vältät tahattomia muutoksia.

Voit myös haluta rajoittaa asiakirjasi pääsyä vain arviointiryhmään. Näytämme, miten voit suojata salasanasi. Sitten voit kertoa vain joukkueellesi salasanan ja kukaan muu ei voi avata asiakirjaa.

Aloitamme asiat ottamalla käyttöön asiakirjan muotoilun rajoittamisen.

Rajoita asiakirjan muotoilu

Kun jaat asiakirjan muiden tarkistettavaksi, et ehkä halua muuttaa dokumentin muotoilua. Wordin avulla voit rajoittaa kaikkia tai joitakin teemoja ja tyylejä sekä antaa arvioijille mahdollisuuden muuttaa joitakin teemoja ja tyylejä. Voit tehdä tämän napsauttamalla "Tarkastele" -välilehden "Suojaa" -osiossa "Rajoita muokkausta".

"Rajoita muokkausta" -ruudun päätekstin oikealla puolella. Valitse "Muotoilun rajoitukset" -osiossa "Rajoita muotoilu valitulle tyylille" ja napsauta "Asetukset ..." -linkkiä.

"Muotoilun rajoitukset" -valintaikkunassa kaikki valintaruudun "Valitut tyylit ovat tällä hetkellä sallittuja" -tyylit on valittu oletusarvoisesti. Jos haluat valita vain tiettyjä asiakirjassa käytettäviä tyylejä, voit poistaa kaikki tyylit valitsemalla ”Ei mitään” -painikkeen ja valitsemalla sitten ne, jotka haluat sallia. Voit myös sallia Wordin suositellut vähimmäistyylit napsauttamalla "Suositeltu minimi". Valitse halutessasi valintaikkunan alareunassa "Muotoilu" -kohdassa muita rajoituksia ja napsauta "OK", kun olet valmis.

Seuraava valintaikkuna näyttää kysyvän, haluatko poistaa tyylit, jotka eivät ole sallittuja. Suosittelemme, ettet tee sitä. Saattaa osoittautua, että haluat käyttää näitä tyylejä asiakirjassa tulevaisuudessa. Muut arvioijat eivät voi muuttaa niitä tai soveltaa niitä.

Napsauta Ei, jos haluat säilyttää tyylit, joita ei ole sallittu asiakirjassa.

Ennen kuin näitä rajoituksia voidaan soveltaa, sinun on aloitettava suojauksen täytäntöönpano. Keskustelemme tästä sen jälkeen, kun olet osoittanut, miten voit rajoittaa muokkausta.

Rajoita muokkausta asiakirjassa

Asiakirjan tarkastajien muotoilun rajoittamisen lisäksi voit myös rajoittaa asiakirjojen muokkaustyyppien suorittamista. Valitse "Rajoita muokkaus" -ruudussa "Salli vain tämäntyyppinen muokkaus asiakirjassa" -valintaruutu ja valitse vaihtoehto avattavasta luettelosta osoittamaan, minkä tyyppinen muokkaus haluat sallia asiakirjassa. Voit sallia muiden arvioijien seurata vain muutoksia, kirjoittaa kommentteja tai täyttää lomakkeet. Voit jopa rajoittaa asiakirjaa siten, että muut ihmiset voivat lukea ja tehdä muutoksia.

Saatat kysyä, mikä ero on muokkauksen rajoittamisen ja vain seurattujen muutosten välillä, ja pitää “Track Changes” -toiminnon lukittuna, kuten luvussa 2 on käsitelty. toiminnallisuus on sama. Voit käyttää mitä tahansa menetelmää helpompaa.

Voit määrittää poikkeuksia rajoitettuun muotoiluun ja muokkaukseen tai henkilöihin, joilla on oikeus muokata asiakirjaa vapaasti. Napsauta "Lisää käyttäjiä…" -linkkiä "Poikkeukset (valinnainen)" - osiossa "Rajoita muokkaus" -ruudussa.

Lisää käyttäjiä -valintaikkunassa voit lisätä käyttäjiä nykyiseltä tietokoneelta verkkotunnuksesta, jonka nykyinen tietokone on osa, tai kirjoittamalla jonkun sähköpostiosoitteen. Erota kaikki käyttäjät ja sähköpostiosoitteet puolipisteellä ja napsauta OK, kun olet valmis.

Lisättyjen käyttäjien lisääminen -valintaikkunassa näkyvät henkilöt näkyvät "Rajoita muokkaaminen" -ruudun "Poikkeukset (valinnainen)" -osiossa "Yksilöt" -ruutuun. Valitse dokumentin koko osa tai osa, jonka haluat, että henkilö voi muokata, ja valitse sitten kyseisen henkilön valintaruutu "Yksilöt" -ruutuun.

Nyt kun olet rajoittanut asiakirjan muotoilua ja muokkausta haluamallasi tavalla, sinun on kerrottava Wordille, että se aloittaa sen suojaamisen. Napsauta "Muokkaa rajoitusta" -ruudun "Suorita täytäntöönpanoa" -osiossa Kyllä, Aloita suojauksen täytäntöönpano.

Varmista, että ”Salasana” -vaihtoehto on valittuna ”Aloita suojaus” -valintaikkunassa, anna salasana kahdesti ja napsauta ”OK”.

Huomaa, että salasana ei ole välttämätön eikä suojaa dokumenttia täysin (asiakirjaa ei ole salattu). Se auttaa yksinkertaisesti estämään muotoilun ja muokkauksen rajoitusten poistamisen.

Jos valitset "Käyttäjätodennus", näet todennäköisesti seuraavan virheen:

”Laitetta ei ole asetettu tietosuojakäyttöön (IRM). Voit määrittää IRM: n kirjautumalla Office-palveluun, avaamalla olemassa olevan IRM-suojatun viestin tai asiakirjan tai ottamalla yhteyttä asiakastukeen. "

Suosittelemme salasanan käyttöä. Se on paljon yksinkertaisempaa.

Kun rajoitukset on pantu täytäntöön, "Rajoita muokkaus" -ruudussa näkyy sopiva teksti, jonka avulla arvioija voi suorittaa vain sallitut muokkaus- ja muotoilutehtävät.