Aloittelija Kuinka luoda ja hallita tehtäviä Outlook 2013 ssa

Jos olet yksi niistä ihmisistä, joilla on taulu tai muistilehti, jossa on jatkuvasti kehittyvä tehtävälista, tai työpöytäsi ja näytöt koristavat Post-its® muistuttaa teitä tärkeistä tapahtumista, sitten tämä artikkeli sinulle.

Outlookin avulla voit tehdä tehtäviä, jotka koostuvat tehtävistä, joita voit tehdä kaikenlaisia ​​asioita, kuten eräpäivien, muistutusten, luokkien ja paljon muuta. Koko asia on luoda aktiivisempi tehtäväluettelo, johon voit olla vuorovaikutuksessa ja pitää sinut rehellisinä.

Tehtävienäkymässä työskentely

Olemme keskustelleet äskettäin Outlook 2013: n monipuolisuudesta, joten jos olet uusi siihen, suosittelemme, että tutustut esittelyyn.

Muussa tapauksessa avaa Outlook jopa Tehtävät-näkymään ja katsele ympärillesi. Ensi silmäyksellä huomaat, että se on melko tyhjä ja karu. Tämä johtuu siitä, että emme ole vielä täyttäneet sitä monien asioiden kanssa, joita meidän on tehtävä, ja toimeksiantoja.

Mennään läpi ja näytämme, miten voit käyttää Tehtäviä kuten pro ja järjestää elämääsi edelleen Outlookin kanssa. Vähän aikaa ja töitä sinulla on kattava joukko tehtäviä, jotka voit määrittää muistuttamaan sinua, kun ne ovat suoritettavissa, tai voit jopa määrittää ne toiselle henkilölle!

Tehtävien lisääminen

Aloittaaksesi haluat lisätä tehtäviä. Huomaa, että vasemmalla puolella on tuttu kansioruutu. Voit lisätä tähän kansioon uusia kansioita ja järjestää tehokkaasti tehtävät kategorioihin. Voit jopa luoda uuden kansioryhmän, jotta voit jälleen erottaa tehtävät työ- ja henkilökohtaisen elämän välillä.

Voit aloittaa, että huomaat, että yksi tehtäväkansioryhmä soittaa Omat tehtävät ja kaksi alitehtäväkansiota: Tehtävälista ja Tehtävät. Jos napsautamme hiiren kakkospainikkeella ylimmän kansiota, voimme luoda uuden kansioryhmän, jonka nimi on Työtehtävät.

Voit lisätä nopean tehtävän napsauttamalla "Lisää uusi tehtävä" napsauttamalla tätä tai napsauttamalla "Uusi tehtävä" Home-nauhalla. Tutustu seuraavaan nimettömään tehtävään, johon voit soveltaa useita vaihtoehtoja, näyttää Tehtävän, sen tiedot ja hallita sitä.

Täyttäkäämme tehtävänämme hieman perustietojen avulla ja napsauttamalla sitten Tallenna ja sulje. Voit valita aloituspäivämäärän, päättymispäivän (tarvittaessa), tilan, prioriteetin ja täydennysprosentin. Voit myös tarkistaa "Muistutus" -ruudun ja antaa Outlookin tietää, milloin tehtäväsi on tulossa.

Tehtävien tarkastelu, muokkaaminen ja päivittäminen

Kun olet luonut muutamia tehtäviä, näemme ne lueteltuina Tehtävät-näkymässä. Täällä voit tehdä joitakin perusasetuksia, kuten eräpäivän muuttamista tai luokituksen määrittämistä, mutta jos haluat todella tarkastella ja muokata, sinun täytyy kaksoisnapsauttaa sitä avataksesi.

Tässä on jälleen tehtävä. Voimme tehdä siihen muutoksia, kuten tila tai prioriteetti, tai voimme napsauttaa ”Tiedot” -painiketta.

Jos tehtävään liittyy muita yksityiskohtia, voit täyttää ne tässä. Vaikka tämä ei välttämättä koske useimpia ihmisiä, jos käsittelet itsenäisiä urakoitsijoita tai konsultteja, tämä on hyvä paikka seurata, kuinka paljon he maksavat sinulle.

Meillä on muutamia muita asioita, joita voimme mainita ennen siirtymistä toistumiseen. Kun otat yhteyttä tehtäväsovellukseen, huomaa, että voit poistaa tai välittää tehtävän, jos päätät, että sitä ei kannata jatkaa, tai jos tarvitset jonkun toisen syötettä,.

Voit myös hallita tehtävää, kuten sen merkitsemisen, sen määrittämisen ja tilaraportin lähettämisen. Puhumme tästä lähiaikoina. Katsokaa nyt lyhyesti, miten asetetaan toistuvia tehtäviä.

Työ toistuvien tehtävien kanssa

Toistuvan tehtävän luominen on sama kuin toistuvan tapaamisen tai toistuvan kokouksen luominen. Näyttöön tulevassa valintaikkunassa, kun napsautat ”Toisto” -painiketta, näyttää todennäköisesti hyvin tuttu.

Joten tässä on meidän "puhua työtehtävästä" -tehtävästä, joka toistuu joka viikko keskiviikkona ilman loppua. Huomaa myös, että vaikka et suorita tehtävää loppuun, kun tehtävä toistuu, toinen luodaan edelleen.

Voit ohittaa tämän valitsemalla ”regeneroi uusi tehtävä” -vaihtoehdon, joka sen sijaan, että se toistuu automaattisesti x päivässä, ei palauta tehtävää ennen kuin nykyinen on merkitty loppuun.

Tehtävän määrittäminen jollekin muulle

Meillä on "puhua työtehtävästä!" -Tehtävässä, joka on nyt asetettu, nyt meidän on vain pantava se pois joku muu! Napsauta Ribbon Manage Task -osiossa olevaa Assign Task -painiketta.

Tämä avaa tehtävän sähköpostiviestinä, jonka voit sitten osoittaa muille. Tällöin aiomme vain antaa tehtävän puhua työstä jostakin toiselle, joten lähetämme sen sähköpostitse.

Jos haluat kirjoittaa osoitteen "To" -kenttään, voit kirjoittaa tai onnea nimen osoitekirjasta. Eikö sinulla ole osoitekirjaa? Lue, miten yhteystietoja luodaan ja hallitaan, mukaan lukien yhteystietojen tuominen Gmailiin suoraan Outlookiin.

Vastaanottaja saa sähköpostiviestin, jossa on vaihtoehto "Hyväksy" tai "Hylkää". Emme halua tehdä pomoa järkyttyneeksi, joten siirrymme eteenpäin ja hyväksymme tehtävän. Sitä paitsi puhuminen työstä ei ole koskaan huono idea!

Lopuksi, jos valtuudet, jotka haluavat tietää edistyksen (tai sen puuttumisen) tällä hetkellä määritetystä tehtävästäsi. Voit lähettää heille tilaraportin.

Kaiken kaikkiaan keskimääräinen kotimainen Outlook-käyttäjä käyttää todennäköisemmin tehtäviä suorittaessaan töitä tai merkitsemällä askareita kotona, mutta on hyödyllistä tietää koko tehtävänvalintakykysi. Siirrymme nyt takaisin kotipalvelun muuhun osaan ja puhumme siitä, mitä voit tehdä tehtävän hoitamiseksi sieltä.

Tehtävien hallinta ja näkymän lajittelu

Viikon aikana muutamia tehtäviä tehdään ja jotkut eivät. Ne, jotka olet valmis, voit merkitä täydelliseksi ja unohtaa. Mutta niitä, joita et pääse, täytyy hallita jotenkin tai sinulla on vain kasvava luettelo palavista tehtävistä.

Niitä voidaan hallita muutamalla tavalla. Tarkastellaanpa nauhan aluetta ja näytämme sitten, miten voit hyödyntää näitä työkaluja.

Napsauttamalla Poista luettelosta -painiketta se merkitsee sen täydelliseksi ja poistaa sen luettelosta. Jos Outlookissa ilmenee ongelma, kuten jos tehtävä on toistuva tai se on epätäydellinen, se kysyy, mitä haluat tehdä.

Voit myös työskennellä suoraan tehtäväluettelossa näkyvien tehtävien kanssa. Katso lisätietoja seuraavasta kuvakaappauksesta. Näet, että voit merkitä sen täydelliseksi napsauttamalla lippu-kuvaketta tai napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella nähdäksesi seurantavaihtoehdot.

Näet täällä seuraavassa kuvakaappauksessa, että meidän tehtävämme "istua jalkapallon katsomalla jalkojemme kanssa" johtuu huomenna, mutta olemme myös merkinneet sen seurannalle myös ensi viikolla. Seurantatehtävän luominen on pääosin päällekkäinen sen ajan kanssa, joka sopii sinulle parhaiten mahdollisesti täydentämään sitä. Tällöin voisimme merkitä huomisen tehtävän täydelliseksi tai poistaa sen, mutta päällekkäinen tehtävä olisi vielä suoritettava ensi viikolla.

Huomaa, että voit seurata tehtäviä yhdestä viidestä esiasetetuista aikaväleistä, tai voit luoda mukautetun seurannan.

Lopuksi, näkymän muuttaminen voi auttaa viipaloita läpi suuren määrän tehtäviä. Jos sitä ei näy nauhalla, voit napsauttaa "Change View" -painiketta ja näet nämä vaihtoehdot.

Tässä on yksinkertainen luettelo. Näkymä ei tee eroa valmiustilojen tai luokkien välillä. Se esittelee vain kaikki aikaisemmat, nykyiset ja tulevat tehtävät yhdellä yksinkertaisella näkymällä.

Toisaalta, jos lajittelemme näkemyksemme aktiivisilla tehtävillä, näemme, että asiat supistuvat paljon meille.

Muista aina muuttaa tehtävänäkymääsi, jotta voit lajitella tai piilottaa ne mahdollisimman nopeasti tuottavuuden kannalta!

Tehtävien asetukset

Lopuksi, tutustutaan tai tutustu uudelleen tehtävävaihtoehtoihin. Tehtäväasetusten avulla voit muuttaa asetuksia ja muuttaa niiden käyttäytymistä ja ulkonäköä. Pääset niihin Tiedosto-valikosta napsauttamalla Asetukset -> Tehtävät.

Voit asettaa muistutuksia tehtävistä, joissa on eräpäiviä, myöhästyneitä ja valmiita tehtävän värejä, työaikoja ja muita yksinkertaisia ​​tweakteja. Jos haluat, että myöhästyneet tehtävät ovat kirkkaan sinisiä tai haluat, että oletusarvoiset muistutukset ovat päivän lopussa alkamisen sijaan, voit tehdä muutokset täällä.

Kuten voitte kertoa, Outlook paljastaa itsensä hyvin pyöristyneeksi sovellukseksi, emmekä ole vielä puhuneet vielä kalenterista ja muistiinpanoista vielä! Toivomme, että pystyt käyttämään Tehtäviä, kun haluat tarkastella organisaatiotaitojasi pari astetta. Niitä on todella helppo asettaa ja määrittää, ja on mukavaa saada nämä muistutukset ja katsella kaikkia luettelossa olevia asioita hitaasti tarkistettuna.

Sillä välin olemme kiinnostuneita kuulemaan sinusta. Onko sinulla kysymys tai kommentti, jonka haluat jättää kanssamme? Pudota keskustelufoorumimme ja tule pois.