Aloittelija Kalenterien luominen, hallinta ja jakaminen Outlook 2013 ssa
Ellei elät elämää ilman velvollisuuksia, aurinko todennäköisesti nousee ja laskeutuu päivittäiseen kalenteriin. Jos et tiedä, mitä tapahtuu päivittäin, voit nopeasti löytää itsesi kadonneeksi jääneiden tapaamisten ja yllätyskohteiden sokkelossa.
Puhutaan Outlookin kalentereista, koska sähköpostin ulkopuolella (ehkä jopa enemmänkin) järjestäminen ja tuottavuus luottavat kykyyn hallita tapahtumia ja saada tavaraa. Yksi niistä asioista, joita Outlook tekee suurella levyllä, ehkä parempi kuin useimmat muut sovellukset, on kalenteri. Outlookin kalenteritoiminnot ovat toistensa sijasta tapahtumien luomisessa, muokkaamisessa ja jakamisessa.
Tässä artikkelissa keskitytään pääasiassa yksinkertaisiin asioihin. Näytämme, miten voit luoda ja hallita kalentereitasi, lisätä tapaamisia, kokouksia ja jakaa niitä myös muiden osoitekirjan käyttäjien kanssa helpottaaksesi yhteistyötä. Kun olet valmis, näytämme, kuinka kauemmin Outlookin käyttäminen perusasioissa, kuten sähköpostissa tai yhteystiedoissa ja osoitekirjoissa, voi sisällyttää kalenterin kiireiseen elämään ja parantaa kodin tai pienen toimiston käyttöä.
Kalenterin perusteet
Aina kun käytät Outlookia, sinulla on käytettävissänne kalenteritoiminnot. Vaikka sinulla ei ole sähköpostitiliä, voit silti käyttää Outlookia muissa sen ominaisuuksissa. Kalenteri toimii kuitenkin parhaiten, jos voit hyödyntää yhteistyömahdollisuuksiaan, joten sähköpostitilin käyttö varmistaa, että voit lähettää kokouskutsuja ja saada osallistujien ilmoituksia.
Riippumatta tästä on tavallinen, jokapäiväinen kalenteri, ts. Oletusseloste, joka liittyy oletustietokantaan. Tämä on kuukausinäkymä, mutta voit muuttaa näkymää käyttämällä Järjestä-välilehden toimintoja.
Alla on esimerkiksi työviikonäkymä (verrattuna koko viikon näkymään). Se on hyvin yksinkertaista, sillä sää (voit asettaa sen kaupunkiin) ja hakukentän. Jos sinulla on tapaamisia tai tapaamisia, näet ne täällä, ja voit siirtyä edelliseen tai seuraavaan viikkoon klikkaamalla kalenterin reunoja edelliseen tapaamiseen tai seuraavaan tapaamiseen..
Siirrymme vähän ja keskitymme siihen, miten kalenterisi järjestelyä muutetaan vastaamaan erityisiä tai erityisiä tarpeitasi.
Kalenterin lihaksen joustaminen
Voit tehdä melko vähän muuttaa kalenterisi järjestelyä ja ulkoasua. Jos näet alla olevan Näytä-välilehden, näet koko valikoiman tyylejä, joita voit käyttää organisaation tarpeisiin sopivaan kalenteriin.
Tutustu seuraavaan kalenteriin. Olemme tehneet pieniä muutoksia sen ulkonäköön. Yhden voit muuttaa väriä, joka on hieno mutta mukava kosketus.
Näkymä-välilehdellä voit lisätä useita muita näkymiä korostamaan käyttämäsi tilaa. Esimerkiksi Tehtäväpalkki, jonka avulla voit lisätä kalentereita, ihmisiä ja tehtäviä oikealle sarakkeelle (katso edellä). Tämä tehtäväpalkki on muokattavissa tilaan, jossa olet, joten vaikka olet saanut tehtävät ja kalenteri käytössä, kuten yllä olevassa kuvakaappauksessa, siirryt Saapuneet-kansioon, jos haluat ottaa uudelleen käyttöön -Palvelupalkki.
On hyvä idea toistaa jokaisen tilan Näytä-välilehti, koska kaikki eivät ole täsmälleen samat. Esimerkiksi lukupaneeli ei ole kovin hyödyllinen kalenterinäkymässä, mutta se on ehdottomasti hyvä lisä postilaatikkoon.
Samoin tarkista päivittäinen kalenterinäkymä päivittäisen tehtävän näkymän ollessa käytössä. Voit nähdä täällä päivittäisen kalenterin alla olevien tehtävien avulla.
Puhumme paljon enemmän tehtävistä tulevassa artikkelissa, mutta nyt keskitytään kaikkeen, mitä haluatte tietää tapaamisista ja kokouksista.
Nimitysten ja kokousten lisääminen
Katsotaanpa tapaamisia ja kokouksia. Seuraavassa esimerkissä järjestämme pizzaa. Aihe on tietysti nimityksen luonne, ja vaikka pizzapuolue ei välttämättä ole "tapaaminen", saat ajatuksen. Sitten voit lisätä muita yksityiskohtia, kuten pizzan juhlaa ja sen alkamis- ja loppumisaikoja.
On paljon tilaa (teknisesti rajoittamaton), jotta tapahtumaan voidaan lisätä muistiinpanoja, ohjeita tai ohjeita. Tietenkään se ei ole paljon puolue, jos sinulla ei ole muita ihmisiä. Joten meidän täytyy kutsua osanottajia. Kun kutsut ihmisiä, sitä ei enää pidetä tapaamisena. Sen sijaan Outlook muuttaa sen kokoukseen. Seuraavassa kuvassa näytämme, että uusi tapaamisemme muuttui kokoukseksi.
Voit kirjoittaa nimiä käsin tai klikkaa ”To” -painiketta, jos haluat lisätä osallistujia osoitekirjasta. Jos et ole vielä määrittänyt osoitekirjaa, voimme kertoa, miten voit lisätä ja hallita yhteystietoja sekä tuoda yhteystietoja muista lähteistä, kuten Gmailista.
Voit leikata suoraan jahtaan ja klikata "Uusi kokous" Ribbon Home -välilehdeltä. Kun kutsut osallistujia, voit pyytää muita vastausvaihtoehtoja.
Jos pyydät vastausta (eikä pelkästään sanan asettamista ja jättämistä siihen), kutsutut saavat mahdollisuuden RSVP: hen. Huomaa, että tämä toimii erinomaisesti Microsoft-tuotteen, kuten Outlook.com-sähköpostitilin, kanssa, jossa olet antanut vastausvaihtoehdot suoraan viestissä.
Gmailissa voit toimia kutsumalla melko samalla tavalla. Voit kuitenkin vastata, se lähetetään tapahtuman järjestäjälle ja lisätään automaattisesti Outlookiin.
Nyt kun olemme selvillä tapaamisista ja tapaamisista, siirrymme niiden muuttamiseen ja peruuttamiseen, koska muutos on väistämätöntä, ja joskus kaikkein parhaiten suunnitellut suunnitelmamme putoavat.
Kokousten ja seuranta-vastausten muokkaaminen tai peruuttaminen
Jotain on tullut esille, ja meidän täytyy siirtää pizzapuolemme lauantaina. Tämä ei ole meille ongelma, mutta entä osanottajillemme? No, heidän suunnitelmansa ovat täysin niiden varassa, mutta Outlookin avulla on ainakin helppo varoittaa niistä muutoksista.
Jos haluat muokata kokousta ja varoittaa osallistujia, avaa tapahtuma ensin Outlook-kalenterista ja tee tarvittavat muutokset. Tässä tapauksessa siirrymme kokouksen vain kerran. Huomaa, että voit napsauttaa Lähetä päivitys -painiketta ja kutsutut päivittyvät muutokseen.
Tässä vaiheessa, jos joku osallistuja oli aiemmin hyväksynyt kutsusi, heidän on hyväksyttävä se uudelleen.
Nyt voi olla hyvä aika näyttää, miten seurata kokouksen edistymistä. Napsauta ”Seuranta” -painiketta ja voit nähdä kokouksen edistymisen. Juuri nyt vain yksi kutsutut ovat hyväksyneet, joten ehkä tämä lauantai ei ole niin hyvä aika.
Uh oh, taas jotain on juuri tullut esiin ja meidän on peruutettava kokous. Napsauta vain "Peruuta kokous" -painiketta. Kutsusi muuttuu nyt ja saat "Lähetä peruutus" -painikkeen napsauttamalla ja lähettämällä huonoja uutisia.
Se on yhtä helppoa kuin aikaisemmat kutsut, jotka saavat päivitetyn sähköpostin, ja tapahtuma poistetaan Outlook-kalenterista.
Tapahtumat
Kun tapaamisesi-kääntyneet kokoukset tulevat ja tallennetaan, näet sen kalenterissasi. Kun siirrät sen päälle, näet asiaankuuluvat tiedot. Tässä vaiheessa, jos kaikki on hyvä, voit jättää sen ja siirtyä muihin asioihin.
Jos kuitenkin haluat muuttaa tai poistaa sen, voit avata sen joko kaksoisnapsauttamalla sitä tai käyttämällä sopivaa toimintoa nauhalla, joka tässä on "Avaa" -painike.
Voit myös käyttää monia samoja nauhakontrollereita oikealla painikkeella olevasta pikavalikosta.
Kun kokouksesi tai tapaamisesi on auki, merkitse Asetukset-välilehti, jonka avulla voit vaikuttaa joihinkin muutoksiin, kuten tilasi muuttamiseen (varattu, alustava, poissa käytöstä jne.), Asettaa muistutus, muuttaa aikavyöhykettä ja asettaa lopuksi tapahtuma toistuvana.
Toistuvat tapahtumat ovat yleisiä, kuten viikoittainen kokous tai neljännesvuosittainen tulos, tai vain lounas ystävän kanssa, joten on hyvä tietää, miten ne voidaan asettaa. Kuten kuvasta näkyy, tämän pitäisi olla melko helppoa. Voit asettaa ajankohdan, kuvion ja tietenkin alueen tai sen, kuinka kauan toistuminen tapahtuu.
Näet seuraavassa kuvassa, olemme perustaneet toistuvan tapahtuman joka maanantai klo 13.00, joka jatkuu loputtomiin.
On tärkeää muistaa, että vaikka kokouksissa ja tapaamisissa on useita keskeisiä eroja, ne näyttävät edelleen ja niitä voidaan muuttaa samalla tavalla, joten kaikki tapaamisissa näkyvät vaihtoehdot ovat samat kokouksissa.
Tiedoston tai asiakirjan liittäminen kalenterimerkkiin
Kuvittele, että olet tehnyt tapaamisen, kuten lemmikkisi ottamiseksi eläinlääkäriin tai öljynvaihdon, ja kummassakin tapauksessa sinulla on asiakirja tai kuva, jonka haluat liittää siihen, jotta et unohda.
Seuraavassa esimerkissä saamme öljymme lopulta, ja meillä on siitä kuponki. Voit tulostaa kupongin ja yrittää muistaa sen etukäteen, tai voit liittää sen suoraan tapaamiseen, kun Outlook muistuttaa sinua, kuponki on juuri siellä, jotta voit tulostaa sen, kun mietit sitä.
Voit tehdä tämän napsauttamalla ”Liitä tiedosto” ja selaamalla sen sijainnin, johon se on tallennettu. Voit joko lisätä tiedoston sellaisenaan, liittää sen tekstiin tekstiksi tai lisätä tiedoston sijainnin hyperlinkiksi. Tässä tapauksessa aiomme vain liittää PDF-tiedoston sellaisenaan.
Tämä on tietysti erittäin hyödyllinen ominaisuus, jos haluat jakaa asiakirjoja kokousta varten, lähettää oppimateriaalia opiskelijoille tai aina, kun tilanne saattaa edellyttää lisätietoa.
Kalenterien hallinta ja jakaminen
Kalenterien hallinta antaa sinulle mahdollisuuden saavuttaa kaksi asiaa. Voit avata kalentereita eri lähteistä ja voit luoda ja tallentaa kalenteriryhmiä.
Jos napsautat "Avaa kalenteri" -painiketta, voit luoda kalenterin useista lähteistä, myös Internetistä, tai voit luoda tyhjän kalenterin. Yksi tyhjän kalenterin luomisen etu on, että pystyt pitämään työn ja kodin erillään.
Seuraavassa kuvassa näet useita kalentereita, ja olemme luoneet myös erityisen työryhmän. Voit itse vetää tapahtumia yhdestä kalenterista toiseen; näet, miten meillä on merkintä viikoittaiseen kokoukseen kahdessa kalenterissamme, jonka olemme valinneet.
Tapahtumien vetäminen kalentereiden välillä tarkoittaa, että jos olet viettänyt aikaa tapaamisen tai kokouksen lisäämiseen, jos päätät myöhemmin, että sen täytyy olla eri kalenterissa, sinun ei tarvitse luoda tapahtumia uudelleen.
Lopuksi voit jakaa kalentereita, joiden pitäisi olla melko itsestään selviä, mutta on kuitenkin mahdollisuus lähettää sähköpostia kalenteriin. Me käsitelimme tätä lyhyesti edellisessä artikkelissa, tämä on yksinkertaisesti toinen tapa saavuttaa se. Seuraavassa kuvassa näet, mitä tapahtuu, kun käytät tätä vaihtoehtoa.
Voit määrittää, mihin kalenteriin jaat, päivämäärät (yhdestä päivästä koko kalenteriin), jakamistietojen taso (yksinkertainen saatavuus, rajoitettu ja täydelliset tiedot), ja sitten on muutamia lisäasetuksia, joita voit käyttää.
Tällä tavoin jakaminen tarkoittaa, että voit nopeasti, helposti ja saumattomasti levittää kalenteritietojasi muiden Outlook-käyttäjien kanssa sekä integroida sinulle lähetetyt kalenterit.
Kalenterin asetukset
On olemassa muutamia kalenterimahdollisuuksia lajitella (vaikkakaan ei aivan yhtä paljon kuin sähköpostilla). Suurin osa näistä vaihtoehdoista on suunniteltu määrittämään kalenterin toimimaan tehokkaammin ammatillisten ja henkilökohtaisten tarpeiden mukaan.
Voit esimerkiksi muuttaa työaikasi ja työviikkoa, lisätä vapaapäiviä, muuttaa aikavyöhykettä, asettaa oletusvärin ja valita jopa Fahrenheitin ja Celsiuksen välillä. Työskentele läpi ne vapaa-ajalla ja kokeile, mikä on sinulle parhaiten sopiva.
Outlookin kalenteritoiminnot ovat huippuluokkaa, ja jos työskentelet organisaatiossa, jossa on keskitetty Exchange-palvelin, olet todennäköisesti perehtynyt siihen, miten voit tehdä yhteistyötä jaetuissa kalentereissa, nähdä tapahtumia ja paljon muuta. Kaikki tämä toimii saumattomasti omassa paikallisessa Outlook-asennuksessa lisävoiman ja mukavuuden vuoksi.
Kotona on mukavaa saada kalenteri, jossa on niin monia ominaisuuksia samassa ohjelmassa. Sinun ei tarvitse vaihtaa sähköpostisovelluksesta kalenterisovellukseen, voit järjestää tapahtumia ja kutsua osallistujia nopeasti vain muutamalla hiiren painikkeen napsautuksella ja paljon muuta.
Mutta se riittää puhumaan meiltä. Miksi emme kuule sinusta nyt? Kerro meille ajatuksistasi tai antakaa kommenttisi keskustelufoorumissamme.
