Aloittelija Miten luodaan, hallitaan ja määritä luokkia Outlook 2013 ssa

Outlook 2013: n avulla voit luokitella kategorioita tuotteisiin ja mukauttaa mainittuja luokkia. Luokkiin kuuluu, että ne ovat yleisiä Outlookissa, ja voitko määrittää jokaisen luokan näppäimistöyhdistelmälle. Voit siis luokitella sähköpostiviestit, kalenteritapahtumat ja muistiinpanot pari nopean näppäimen painalluksella.

Olemme viime kuukausien aikana puhuneet paljon Outlook 2013: sta ja sen eri osista. Olemme puhuneet tärkeimpien ominaisuuksiensa hallitsemisesta, kuten sähköpostin kirjoittamisesta ja lähettämisestä sekä yhteystietojen luomisesta ja hallinnasta ja jopa Gmail-yhteystietojen tuomisesta. Olemme myös olleet mukana Outlookin muissa asioissa, kuten miten voit luoda tehtäväluetteloita, jotta voit pitää tehtävänsä hyvin. Ja tietysti kaikki tärkeät kalenterit ovat välttämättömiä kaikille, jotka haluavat tehokkaasti pitää aikataulua.

Kaikki tämä tarkoittaa sitä, että voit tehdä paljon sen kanssa, jotta voit paremmin hallita kiireistä työtäsi ja jopa henkilökohtaista elämääsi. Ennen kuin päätimme tarkastella Outlook 2013: ta, mielestämme meidän pitäisi vain lyhyesti käsitellä kahta jäljelle jäävää näkökohtaa, joita pidämme arvokkaina: luokat ja haku.

Tietoja näistä luokista

Voit muokata luokkia napsauttamalla "Luokittele" -painiketta ja valitsemalla avattavasta valikosta "Kaikki kategoriat ...". Tämän valintaikkunan avulla voit luoda uusia luokkia, poistaa vanhoja, nimetä uudelleen, muuttaa värejä ja määrittää pikanäppäimiä.

Huomaa seuraavassa kuvakaappauksessa, miten olemme osoittaneet "CTRL + F2" siniseen luokkaan.

Nyt voit esimerkiksi hakea luokkia mihin tahansa. Tutustu alla olevaan typerään esimerkkimme, meidän tehtävämme on "live la vida loca" ja olemme merkinneet sen henkilökohtaisilla (violetilla) ja kiireellisillä (punaisilla) luokilla.

Muista tämä erittäin hyödyllinen vinkki: kun olet määrittänyt pikakuvakkeet kategorioihisi ja olet sitoutunut kategorioihisi muistiin, he voivat tehdä nopeasti työtä sähköpostin, tapaamisten ja muiden Outlook-kohteiden järjestämiseksi.

Esimerkiksi postilaatikossa olevan viestin sähköpostiosoite on merkitty työryhmään. Tästä lähtien, jos meidän on etsittävä tätä tiettyä viestiä, voimme käyttää luokkia suodattamaan etuyhteydettömät viestit.

Huomaa myös, että voit nopeasti merkitä tehtävät, sähköpostit ja muut Outlook-kohteet nopeasti oletusluokalla, kuten seuraavassa kuvakaappauksessa. Täällä olemme merkinneet useita tehtäviä URGENT: na yksinkertaisesti klikkaamalla pikkukenttää CATEGORIES-sarakkeessa.

On selvää, että luokat voivat olla erittäin hyödyllisiä, ja ne ovat pitkälti unheralded-ominaisuus Outlookissa. Opi käyttämään niitä tehokkaasti, ja voit säilyttää kaikki tavarasi järjestettynä siihen liittyvissä kategorioissa.

Yksinkertainen haku Outlookissa

Let's wrap tämän lyhyesti puhumalla etsimään kohteita Outlookissa. Tarkoitamme, että tämä koskee lähinnä postia, mutta haku ulottuu koko sovelluksen ajan. Kun napsautat hakupaneelissa, kuten Saapuneet-kansiossa (tai muussa sähköpostikansiossa), nauha muuttuu, jotta saat runsaasti hakutyökaluja.

Miksi kaikki tämä on täällä? Yksinkertaisesti, mitä enemmän tapoja etsiä viestiä, sitä paremmat mahdollisuudet löytää se. Katso tästä seuraavasta kuvakaappauksesta, napsautamme "Aihe" -painiketta, ja voimme täyttää sopivan tilan siihen, mitä haluamme kohteen sisältävän. Tässä tapauksessa haluamme löytää aiheita, jotka koskevat "Work" -ohjelmaa.

Huomaa, että tulokset, jotka avautuvat, ovat itse asiassa Tehtävät, mikä osoittaa, miten Outlook palauttaa hakutulokset kaikesta, mitä se tallentaa.

Jos hakutaidosi maksimointi Outlookissa kiinnostaa sinua, voit leikata sotkua nopeasti ottamalla vähän aikaa ja kokeilemalla Etsi-nauhan asetuksia. Muista, että jos tulokset ovat liian leveitä ja monipuolisia, voit aina tarkentaa soveltamisalaa käyttämällä asianmukaisesti nimettyjä Scope-työkaluja.

Lopuksi, jos tunnet tarvitsemasi virran ja hallitset etsintääsi, kokeile Lisäasetukset-lomaketta napsauttamalla Asetukset-osiossa olevaa Hakutyökalut-painiketta.

Lisäasetukset-lomakkeen käyttäminen on kaukana parhaasta, ei-järjetöntä tapa etsiä Outlookia, mutta mitä tahansa käyttämääsi menetelmää, olemme varmoja, että voit selvittää, miten löydät tavarasi milloin tahansa.

Hakuvaihtoehdot

Outlook toimii Windows Searchin kanssa, jonka kirjoitimme kokonaisen sarjan vähän aikaa takaisin. Nämä vaihtoehdot vaikuttavat siihen, miten kohteita haetaan sekä Windowsissa että Outlookissa.

Huomaa, että jos napsautat "Indeksointiasetukset ...", avaat Indeksointiasetukset-ohjauspaneelin, jossa voit määrittää, miten tai onko Outlookin indeksointi Windows-hakemiston indeksoijalla. Loput näistä vaihtoehdoista käsittelevät lähinnä hakutuloksia, kuten miten ne näytetään ja mistä tulokset näytetään.

Luokat ja haku ovat kaksi unheralded-ominaisuutta, joita voit lisätä Outlook-ohjelmistoon, joka virittää Office-kokemuksesi melko hienosti. Jos käytät Outlookia laajasti ja saat paljon sähköpostiviestejä, luodaan monia kalenterimerkintöjä tai luodaan pitkiä tehtäväluetteloita, niin pystymme järjestämään vain ne on tärkeää, mutta sitten pystyy etsimään mitään, varsinkin jos tiedät mitä etsit, on korvaamaton.