Aloittelijan opas Notes-ominaisuuden käyttämiseen Outlookissa
Kun vastaanotetun sähköpostiviestin määrä on tiettynä päivänä, on vaikea pitää ne kaikki suorina, riippumatta siitä, miten postilaatikkosi järjestetään. Tänään näytämme, miten Notes-ominaisuutta käytetään järjestämään paremmin.
Yksi Outlookin ominaisuuksista, josta ei puhuta paljon ja ehkä alikäyttöisesti, on Notes. Muistiinpanojen käyttäminen Outlookissa auttaa sinua muistamaan tärkeitä ideoita ja järjestämään työsi. Tässä tarkastellaan Outlook 2010: n Notesin käyttöä, mutta ominaisuus on käytettävissä Office 2002: ssa ja uudemmissa versioissa.
Notesin käyttö Outlook 2010: ssä
Napsauta Notes-painiketta navigointipaneelissa napsauttamalla Notes 2010 -painiketta.
Voit myös napsauttaa nuolipainiketta näyttääksesi enemmän tai vähemmän kohteita. Näin voit saada Notesin näkyviin suuremmaksi painikkeeksi helpommin, jos käytät sitä paljon.
Notes-toiminto avautuu ja luodaan uusi muistiinpanon napsautus Uusi huomautus nauhasta.
Kun olet luonut muistiinpanosi, sulje se pois ja se tallennetaan automaattisesti luetteloon.
Nykyisen näkymän Koti-välilehden avulla voit muuttaa muistiinpanojen näkymäasetuksia. Täällä meillä on se asetettu Muistilista joten voimme helposti nähdä muistiinpanon ja muiden yksityiskohtaisten tietojen sisällön.
Jos ne näyttävät kuvakkeina, voit siirtää hiiren muistiinpanon päälle ja nähdä sen sisällön esikatselun.
Voit myös lajitella muistiinpanot aakkosjärjestyksessä kuvakkeenäkymässä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella tyhjää aluetta ikkunassa ja valitse Lajittele kontekstivalikosta.
Valitse Lajittelu-näytössä Lajittele kohteet aiheen mukaan ja jos haluat sen nousevan tai laskevan ja napsauta OK.
Ole hyvä! Merkinnät lajitellaan sitten aakkosjärjestyksessä. Voit myös lajitella ne värin, kontaktin, kuvakkeen… jne. Mukaan.
Jos sinulla on muutamia huomautuksia avoinna Windows 7: ssä, voit helposti käyttää niitä tehtäväpalkista ja kaikkea muuta, mitä olet avannut Outlookissa.
Lisää uusi huomautus -painike pikakäytön työkaluriville
Jos huomaat, että käytät Notes-ominaisuutta paljon, haluat ehkä lisätä sen Quick Access -työkalupalkkiin. Voit lisätä sen napsauttamalla pudotusvalikkoa ja valitsemalla Lisää komentoja.
Outlook-asetukset avautuvat ... avaa komennot-valikon ja valitse Kaikki komennot.
Selaa sitten alas ja korosta Uusi huomautus ja napsauta Lisää-painiketta.
Sinun pitäisi nähdä se Mukauta pikakäytön työkalupalkki -osassa, sulje Outlook-asetukset valitsemalla OK.
Näkyviin tulee nyt Uusi huomautus -kuvake Pika-työkalupalkissa.
Napsauta sitä ja voit luoda uuden muistiinpanon, kun käytät Saapuneet-kansiota läpi, ilman että siirryt Notes-osioon.
Sähköpostimerkinnät
Toinen siisti ominaisuus, jossa Notes on Outlookissa, on myös sähköpostiviestejä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella viestiä, jonka haluat lähettää, ja valitse Välitä.
Lähettäkää se nyt pois, kuten muutkin sähköpostit.
Voit myös liittää muistiinpanoja yhteystietoihin. Avaa huomautus ja napsauta vasemmassa yläkulmassa olevaa kuvaketta ja valitse Yhteystiedot.
Kirjoita nyt sen yhteystiedon nimi, johon haluat liittää muistiinpanon, tai napsauta Yhteystiedot-painiketta, jos haluat selata yhteystietoja.
Siirrä tai kopioi muistiinpanoja kalenteriin tai muihin kansioihin
Joskus haluat ehkä siirtää tai kopioida muistiinpanosi toiseen paikkaan Outlookissa. Tässä tarkastellaan muistion kopioimista kalenteriin. Valitse Ribbon-valikon Siirrä-valikko ja siirrä tai kopioi se toiseen paikkaan.
Valitse, mihin haluat siirtää tai kopioida… tässä tapauksessa Kalenteri, ja valitse sitten OK.
Kalenteri avautuu ja voit lähteä läpi ja ajoittaa sen, miten haluat. Huomautuksia
Mukauta muistiinpanosi
Jos et ole tyytyväinen muistiinpanojesi tyypillisen keltaisen ulkoasun ulkoasuun, ne voidaan räätälöidä. Napsauta File (Tiedosto) -välilehteä, kun haluat käyttää Backstage View-näkymää, ja napsauta Options (Asetukset).
Napsauta Notes ja Journal ja voit muokata väriä, fonttia ja Size (Muistiinpanot) -vaihtoehtoja.
Tässä on esimerkki huomautuksesta sen jälkeen, kun olemme mukauttaneet väriä, kokoa ja fonttia.
johtopäätös
Jos asut Outlookissa työpäivän aikana ja haluat nopean ja helpon tavan kirjoittaa ajatuksiasi, Notes-ominaisuuden käyttäminen voi olla kätevä. Tässä oppaassa pitäisi ehdottomasti aloittaa ymmärrys ja käyttö Notesissa Outlookissa. Entä sinä? Käytätkö Notes-ominaisuutta? Pidätkö ne hyödyllisenä työkaluna työn organisoimiseksi paremmin? Jätä kommentti ja kerro meille.
