Värikoodinäkymä helpompaa hallintaa varten
Useiden sähköpostien järjestäminen ja seuranta toimistossa päivittäin voi olla itselleen työtä. Katsomme tänään, että käytämme värikoodeja helpottamaan viestien aiheiden tunnistamista ja lähettämistä.
Tämä ominaisuus on ollut käytettävissä Office 2007: ssä alusta alkaen, mutta emme ole koskaan peittäneet sitä vielä, ja se jäi huomiotta. Sen jälkeen, kun pelasin sitä jonkin aikaa, huomasin kuitenkin, että se on hyvä tapa hallita monta sähköpostiviestiä. Täällä käymme läpi värityskontakteja, jotka lähettävät viestejä, jotta ne ovat helpommin havaittavissa. Myös aiheen luokittelu eri väriryhmiin näyttää auttavan pitämään asia suorana.
Värikoodin lähettäjät
Avaa Outlook ja korosta haluamasi viesti värikoodilla.
Siirry kohtaan Työkalut ja sitten Järjestä.
Voit järjestää Saapuneet-kansion avaamisen ja haluat napsauttaa Käytä värejä. Nyt voit valita värin, jonka haluat liittää tähän yhteystietoon. Voit myös valita vain sinulle lähetettävien viestien värin, joka on kätevä tapa erottaa ryhmäviestit ja henkilökohtaiset viestit.
Tässä on esimerkki siitä, mitä väreillä voidaan tehdä. Haluat ehkä vain luoda pari väriä tärkeimmälle lähettäjälle, mutta menin hieman yli laidan tässä esimerkissä.
Värikategoriat
Toinen hyödyllinen tapa järjestää viestisi visuaalisesti on lisätä väriluokkia. Voit muokata, mitkä sähköpostin aiheet liittyvät jokaiseen väriluokkaan.
Viestissä on luokan väripalkki ylhäällä ja voit muuttaa hiiren oikealla painikkeella hiirtä.
Voit myös vaihtaa luokkaa napsauttamalla hiiren kakkospainikkeella Luokat-osiossa olevaa viestiä.
Voit nimetä kunkin luokan uudelleen mihin tahansa, mikä sinulle on järkevää.
Saatat haluta tehdä uuden luokan eri sähköpostiviesteille. Siirry Toimet \ t.
Napsauta Värikategoriat -näytössä Uusi ja anna luokalle nimi ja väri, voit myös määrittää sille pikavalinnan.
Nyt voit lajitella sähköpostiviestit sen mukaan, millaista luokkaa ne ovat.
Jos haluat, että pystyt nopeasti katselemaan sähköpostiasi saadaksesi käsityksen siitä, mitä siellä on, väriluokkien käyttäminen voi olla hyödyllistä. Toivottavasti tämä voi alkaa aloittaa sähköpostisi järjestämisessä, jotta tiedät, mitä päänkarvaiset pomot haluavat sinun tekevän tehokkaammin.
