Luo raportti MS Access 2003 ssa käyttämällä raporttitoimintoa

Microsoft Accessia käytetään monissa yrityksissä tietojen tallentamiseen ja käyttämiseen. Voit myös luoda yksinkertaisen raportin helposti Raporttitoiminnon avulla.

Avaa Access-tietokanta ja napsauta vasemmanpuoleisen Objects-kentän alla olevia raportteja. Napsauta yläpalkkia napsauttamalla Uusi-painiketta aloittaaksesi uuden raportin.

Valitse Uusi raportti -ikkunassa Raportoi ohjattu toiminto ja valitse sen jälkeen avattavasta luettelosta, mihin kyselyyn tai taulukkoon haluat kerätä tietoja raportin luomiseksi. Tässä tapauksessa haluan luoda raportin Tech_Companyn asiakkaista. Kun olet valinnut oikeat tiedot, napsauta OK.

Ohjatun seuraavan osan avulla voit valita valitsemasi taulukon tai kyselyn eri kentät. Tämä on hienoa, kun haluat vain luoda raportin, joka perustuu tiettyihin tietoihin taulukon sisällä. Korosta tiedot käytettävissä olevista kentistä ja siirrä se valituille kentille nuolipainikkeella. Täällä valitsin asiakkaiden etunimi, sukunimi, kaupunki ja puhelinnumero. Tässä vaiheessa voit valita Valmis, mutta käytämme ohjatun toiminnon hieman enemmän, napsauta Seuraava.

Tässä ikkunassa voit valita ryhmittelyn lisäämisen eri osiin. Koska osoitan yksinkertaisen raportin (lisää opetusohjelmia mukautetun raportin kirjoittamisesta on tulossa pian), klikkaa Seuraava.

Täällä voit valita, missä järjestyksessä tiedot näkyvät raportissa. Tämä on räätälöinti, jonka on päätettävä sen perusteella, miten haluat esittää tiedot. Täällä päätän lajitella kunkin asiakkaan nimen Nousevassa järjestyksessä.

Täällä valitset raportin asettelun. Jälleen kerran riippuen siitä, miten haluat esittää tiedot, määritetään asettelu. Tätä raporttia varten valitsen Asettelu = Taulukko, Suunta = Muotokuva, ja minusta on yleensä parasta tarkistaa valintaruutu ”Säädä kentän leveyttä niin, että kaikki kentät mahtuvat sivulle. Näin varmistetaan, että kaikki asiaankuuluvat tiedot ovat jokaisella sivulla eivätkä hajallaan useille sivuille. Napsauta Seuraava.

Seuraavaksi valitset raportin tyylin tai ulkoasun. Käytä jälleen parasta luovaa harkintaa. Tätä raporttia varten valitsen Boldin. Napsauta Seuraava.

Olet melkein valmis! Valitse raporttisi nimi. Jos tämä tulee olemaan raportti, jonka aiotte säästää ja käyttää ajoittain, varmista, että käytät hyvää nimeämiskäytäntöä, joten sinä ja muut tietokannan käyttäjät voivat helposti löytää raportin ja suorittaa sen. Kun olet kirjoittanut raportin, napsauta Valmis.

Näet nyt luomasi raportin tulokset. Täältä voit tulostaa raportin, palata takaisin ja tehdä muutoksia suunnitteluun tai lisätä lisää taulukoita tai kenttiä. Jos olet tyytyväinen siihen, miten raportti näyttää, tallenna se ja voit sitten vetää sen ylös kun tarvitset sitä.

Jos et tunne Accessia ollenkaan, suosittelen menemään Access 2003 -koulutuksen etenemissuunnitelmaan.