Unohda Gimmicks Tässä on paras tapa järjestää Gmail-postilaatikkosi

Sähköpostin postilaatikkojen temppuja pidetään jatkuvasti. Ensin Google otti käyttöön ensisijaiset postilaatikot, ja nyt se käyttää kategoria-välilehtiä. Dropbox osti postilaatikon, joka muuttaa postilaatikkosi enemmän tehtäväluetteloon. Microsoftin Outlook.comissa on Sweep-ominaisuus, joka puhdistaa automaattisesti postilaatikkosi.

Kaikki nämä yrittävät hallita sähköpostiviestejäsi. Nämä temput eivät ole koskaan niin älykkäitä kuin sinä olet, joten voit tehdä sähköpostisi paljon älykkäämmin ottamalla aktiivisemman roolin.

Käytämme Gmailia täällä, mutta periaatteiden tulisi olla samanlaiset kaikissa sähköpostiohjelmissa.

Käytä perinteistä Saapuneet-kansiota

Ensinnäkin, me pääsemme eroon mitä tahansa Gmailin tänään käyttämästä postilaatikosta. Nämä postilaatikot eivät koskaan saa luokkia ja priorisointia täysin oikein. He pakottavat sinut käymään läpi kaikki sähköpostisi, jotta et menetä mitään ja rohkaise sinua pitämään roskapostia käyttämättömiä sähköposteja lakaistaan ​​ne maton alle.

Jos haluat käyttää perinteisempää postilaatikkoa Gmailissa, napsauta vaihteen kuvaketta ja valitse Asetukset. Napsauta Saapuneet-välilehteä, napsauta Saapuneet-tyyppi-ruutua ja valitse Lukematon ensin. Kaikki välilehdet ja ensisijaiset vaihtoehdot häviävät.

Peruuta tilaus, jota et välitä

Kun välilehdet ja prioriteetit on poistettu käytöstä, kaikki sähköpostisi lajitellaan yhdeksi suureksi kasaksi. Kaikki nämä hyödytön sosiaalisen verkon ilmoitusviestit ja uutiskirjeet, joita et välitä, ovat postilaatikossa todellisten tärkeiden sähköpostien kanssa.

Tämä on hyvä - sen sijaan, että vain pyyhkäisit sähköposteja, joita et halua nähdä maton alle, sinun pitäisi estää heitä saapumasta kokonaan.

Harkitse, millaisia ​​sähköpostiviestejä et halua nähdä. Tavallisia käyttämättömiä sähköpostiviestejä ovat Facebook- ja Google+ -ilmoitukset, mainosviestit ja uutiskirjeet, joihin olet ehkä kirjautunut. Aina kun sähköpostiviesti, jota et halua nähdä, avautuu, avaa se ja käytä Unsubscribe-linkkiä - voit yleensä löytää ne sähköpostin alareunassa - voit peruuttaa sähköpostiviestin ja estää sen saapumasta tulevaisuudessa.

(Huomaa, että et saa peruuttaa tilauslinkkiä, jos sähköpostiosoite on todella roskapostia, koska roskapostittaja ottaa sen merkiksi, jota joku lukee sähköpostitse ja lähettää enemmän roskapostia matkalla. ja napsauta Poista tilaus, jos se on laillinen organisaatio.)

Toki varsinainen peruuttaminen on hieman enemmän työtä edessä, mutta se tekee sähköpostisi paljon helpommin hallittavaksi pitkällä aikavälillä. Aina kun sähköposti ei välitä saapumisesta, käytä Unsubscribe-linkkiä ja estä välittömästi tulevien sähköpostiviestien saapuminen.

Lähetä käyttämättömät sähköpostit, joita et voi peruuttaa roskakoriin

Yhdysvaltain lain (erityisesti CAN-SPAM-lain) mukaan yritys on lainvastainen, jos se ei anna sähköposteissaan tilauksen linkkiä, joten voit kieltäytyä tulevista sähköpostiviesteistä. Jotkut yritykset eivät kuitenkaan ole saaneet muistion tai eivät välitä. Sen sijaan, että jatkaisit oikeustoimia poistaaksesi sähköpostilistojensa, voit yksinkertaisesti luoda suodattimen, joka lähettää kaikki tulevaisuuden sähköpostiviestit roskakoriin, jossa sinun ei tarvitse nähdä niitä.

Kun käsittelet tällaista sähköpostia Gmailissa, avaa se, napsauta Lisää-linkkiä ja valitse Suodata viestit kuten nämä. Viritä suodatin estämään sähköpostit - esimerkiksi jos et koskaan välitä muiden sähköpostiviestien vastaanottamisesta kyseiseltä lähettäjältä, voit suodattaa niiden sähköpostiosoitteen perusteella. Käytä suodatinta lähettämään kaikki tällaiset sähköpostit roskakoriin.

Arkistoi sähköpostit, joita et halua nähdä

Jotkut sähköpostit ovat tärkeitä, mutta et ehkä halua nähdä niitä. Verkkokaupat voivat esimerkiksi lähettää sinulle vahvistuksen, kun ostat jotain niistä. On hyvä saada tällaiset kuitit vain, jos tarvitset niitä, mutta jos ostat usein tuotteita ja et koskaan halua nähdä tällaisia ​​sähköposteja, voit ehkä estää heitä pääsemästä postilaatikkoon.

Tämä koskee monia eri tyyppisiä sähköpostiviestejä - esimerkiksi PayPal lähettää sinulle "Siirrämme rahaa pankkisi" -viestiin joka kerta, kun poistat rahaa. Saatat haluta tämän sähköpostiviestin tietueesi, mutta et ehkä halua nähdä sitä postilaatikossa.

Jos arkistoit automaattisesti tällaisia ​​sähköposteja, kun ne tulevat sisään, voit laittaa tämän prosessin autopilottiin. Avaa vain sähköposti, napsauta Lisää-painiketta Gmailissa ja valitse Suodata viestit kuten nämä. Viritä suodatin siten, että se sisältää pyydetyt sähköpostit - luultavasti aiheen perusteella, jos se on aina sama. Kerro Gmailille arkistoida sähköpostit automaattisesti ja merkitse ne luetuiksi, jotta he eivät häiritse sinua.

Voit myös asettaa Gmailille automaattisesti tarran, kuten "Automaattisesti arkistoitu" tai tarkempi etiketti. Näin voit nopeasti etsiä sähköpostit tulevaisuudessa, jos tarvitset niitä.

Määritä automaattiset tarrat

Jos olet seurannut tätä prosessia, voit joutua vähentämään saapuvien sähköpostiviestien määrää. Nyt autamme sinua lajittelemaan sähköpostit, joista välität.

Tämä osa on valinnainen, mutta se voi auttaa, jos saat paljon sähköpostia - etenkin eri tarkoituksiin. Saatat esimerkiksi yhdistää useita Gmail-tilejä yhteen postilaatikkoon ja saada kaikki henkilökohtaiset ja työn sähköpostisi samaan paikkaan.

Yritä luoda suodattimia, jotka lajittelevat saapuvat sähköpostiviestit automaattisesti tiettyihin tarroihin. Voit esimerkiksi saada pankkisi sähköpostiviestejä automaattisesti, jolloin saat pankin tunnuksen. Sinulla voisi olla henkilökohtaisia ​​sähköpostiviestejä, joissa on henkilökohtainen etiketti, ja työn sähköpostit saavat työn. Ostotuotteiden kuitit voivat saada ”Kuitit” -merkin. Tätä osaa ei tarvitse tehdä manuaalisesti - määritä Gmailin asetukset siten, että se lajittelee sähköpostisi automaattisesti luokkiin.

Värikoodaa kaikki nämä tarrat ja voit määrittää sähköpostiohjelmasi automaattisesti luokittelemaan sähköpostisi ja näyttämään yhdellä silmäyksellä, mistä he ovat peräisin. Jos haluat värittää koodin Gmailissa, napsauta sen värikenttää vasemmassa ruudussa ja valitse uusi väri.

Tällaisen merkintäjärjestelmän avulla voit jopa saada Gmail-sovelluksen Androidissa ja sähköpostiohjelmien lähettäjät muille alustoille ilmoittamaan vain, kun uudet viestit saapuvat tärkeisiin tarroihin, mikä estää ilmoituksen ylikuormituksen.

Jos on olemassa tiettyjä sähköposteja, jotka haluat korottaa - kenties pomosi tai puolisosi sähköpostiviestit - voit määrittää suodattimen lähettämään automaattisesti lähettäjän viestit saapuessaan. Voit valita "Starred first" -postilaatikon Gmail-postilaatikon asetuksiin, joten tällaiset tärkeät sähköpostiviestit nousevat automaattisesti postilaatikon yläreunaan. Tämä tapahtuisi tarkasti Gmailin määritystavan mukaan - sinun ei tarvitse taistella postilaatikon ensisijaisen järjestelmän kanssa ja yrittää opettaa Gmailia, mikä on todella tärkeää.

Tämä ei ole asetettu-un-it-it-prosessi. Varmista, että sähköpostiviestisi tilaamisen tai suodattimen asettamisen jälkeen sähköpostiohjelmasi jatkaa toimia kaikilla saapuvilla sähköpostiviesteillä - mutta aina saapuu uusia sähköpostiviestejä. Sinun on ryhdyttävä toimiin, jos haluat lopettaa tilauksen ja suodattaa ne oikein, estäen sähköpostiviestien uudelleenjärjestämisen uudelleen.

Sähköpostimerkit yrittävät automatisoida tämän prosessin - he yrittävät piilottaa automaattisesti sähköpostit, joita et halua nähdä, korosta, mikä on tärkeää, ja luokittele sähköpostisi sinulle. Mutta hieman edistyksellisemmällä työllä voit asettaa sähköpostin postilaatikkosi toimimaan täsmälleen haluamallasi tavalla..