Siirry paperittomaan lopettamiseen kaiken ja nauti digitaalisesta elämästä

"Paperiton toimisto", josta meille luvattiin, ei näytä koskaan saapuvan monille ihmisille. Todellisuus on kuitenkin se, että paperiton toimisto on täällä tänään, jos haluat hyödyntää sitä.

Jos olet edelleen joku, joka tulostaa sähköpostiviestejä, verkkosivuja ja muita asiakirjoja, voit lopettaa nyt. On parempia tapoja seurata tietojasi ja käyttää sitä nopeammin - et voi etsiä sanoja fyysisistä paperikappaleista.

Tulostuksen vastainen tapaus

Tulostus on kallista ja hankalaa, sillä se vaatii usein kalliita mustepatruunoita, tulostuspaperia ja uusia tulostimia, kun halpa mustesuihkutulostin epäonnistuu. Kaikki tämä paperi muuttuu sotkuksi, jonka on oltava asianmukaisesti järjestetty, tai et löydä koskaan etsimääsi. Et voi käyttää sitä, kun olet poissa toimistostasi, et voi etsiä sitä, ja sinulla on vain yksi kopio, joten olet vaikeuksissa, jos siihen tapahtuu jotain.

Tulostus oli välttämätöntä, kun tietokoneet olivat raskaita tiiliä, jotka istuivat pöytiin. Kävellämme nyt taskuissamme olevia tietokoneita, tabletteja, jotka voivat suunnitella paperikappaleen kokoa, ja pilvipalveluita, jotka voivat varmuuskopioida ja synkronoida kaikki asiakirjat kaikissa laitteissa. Voit etsiä asiakirjoja, jotka olet tallentanut niiden sisältämillä sanoilla, joten sinun ei tarvitse perustaa ja hallita monimutkaista arkistointijärjestelmää.

Miten ei tulosta

Voimme ehkä lopettaa tulostamisen kauan sitten, mutta siellä on monia ihmisiä, jotka tulevat edelleen sähköpostit ja verkkosivut säännöllisesti. Pyrimme tarjoamaan joitakin vinkkejä, jotka ohjaavat sinut pois tulostimesta ja uuteen tapaan tallentaa ja järjestää järkevää tietoa.

• Luo digitaalinen tiedostokaappi: Ensinnäkin haluat päättää, mihin säästät asioita tulostamisen sijaan. Se auttaa saamaan yhden yhtenäisen sijainnin, jossa voit säästää kaiken. Suosittelemme jonkinlaista pilvipalvelua, joka synkronoituu kaikissa laitteissa, jotta voit käyttää niitä älypuhelimissa ja tableteissa sekä tietokoneessa. Monet ihmiset käyttävät Evernotea arkistoina kaikkiin muistiinpanoihinsa ja dokumentteihinsa, mutta voit myös valita tallentaa pilvivarastopalveluun, kuten Dropboxiin, Google Driveen tai Microsoft OneDriveen. Jos pidät mieluummin paikallista tallennustilaa, voit tallentaa tiedostot tietokoneeseen yhdelle kansiolle, mutta varmista, että varmuuskopioit sen. Tämä on vähemmän kätevää, koska sinun on kopioitava tiedostot manuaalisesti muihin laitteisiin, jos haluat katsella niitä muualla.
• Tulosta PDF-tiedostoon: Kaikki, mitä haluat tulostaa - onko se kuitti, asiakirja, sähköposti tai web-sivu - voidaan tulostaa PDF-tiedostoon. Ensinnäkin sinun on asennettava PDF-tulostin Windows-tietokoneeseen. Tämän jälkeen voit suorittaa tulostusprosessin normaalisti ja valita virtuaalisen PDF-tulostimen. Saat tiedoston, jonka voit tallentaa Evernoten tai Dropboxin kaltaisiin.

• Sähköpostin tulostaminen: Sähköpostit voidaan tulostaa PDF-muodossa samalla tavalla. Voit myös yrittää tähdellä niitä (jos käytät Gmailia) tai lisätä ne erityiseen kansioon tai etikettiin, johon voit viitata niihin myöhemmin. Voit käyttää näitä sähköpostiviestejä myöhemmin millä tahansa laitteella, jossa on sähköpostiohjelma - tulostusta ei tarvita.
• Web-sivujen tulostaminen: Jos tulostat web-sivuja viittaamaan myöhemmin, voit tulostaa ne PDF-tiedostoon. Voit myös merkitä ne, jos haluat nähdä ne myöhemmin (kirjanmerkit voivat synkronoida kaikissa laitteissasi). Jos haluat lukea Web-sivun myöhemmin, käytä sellaista palvelua, kuten Pocket tai Instapaper, luodaksesi luettelon tavaroista, joita haluat lukea. Tällaiset palvelut vievät Web-sivun, muuntaa sen luettavaksi, vain teksti-artikkeliksi ja jopa tallentavat sen offline-tilassa mobiililaitteissa, jotta voit lukea verkkosivun myöhemmin ilman tulostusta.
• Karttojen tulostaminen: Sinun ei tarvitse tulostaa karttoja, jos sinulla on älypuhelin, jossa on GPS. Jos käytät Google Mapsia, voit kirjautua Google Maps -sovellukseen ja tarkastella luetteloa hakemistosta, jonka olet tehnyt Google Maps -verkostossa tietokoneellasi. Voit myös vain tulostaa kartan PDF-tiedostoon.
• Faksien lähettäminen: Jotkut vanhentuneet vanhat yritykset vaativat edelleen fakseja. Voit käyttää faksien lähettämistä verkossa Internetin kautta, kuten HelloFax. HelloFax tarjoaa viisi ilmaista faksiä kuukaudessa - tämän pitäisi olla enemmän kuin tarpeeksi kotikäyttäjille, jotka tarvitsevat vain joskus faksin lähettämistä yritykselle.
• Kun joku vaatii painettuja asiakirjoja: Valitettavasti jotkut organisaatiot vaativat edelleen painettuja asiakirjoja. Siellä ei ole juuri mitään. Jos ne eivät ota PDF-tiedostoa sähköpostitse, saatat joutua tulostamaan.
• Mitä tehdä vanhojen paperiasiakirjojen kanssa: On helpompaa mennä eteenpäin paperittomalla tavalla sen sijaan, että päätettäisiin muuttaa kaikki vanhat paperiasiakirjat digitaalisiksi versioksi - se voi olla paljon työtä. Voit kuitenkin skannata vanhat asiakirjat PDF-tiedostoihin skannerilla.

Digitaalisten tiedostojen käyttäminen

Digitaalisella työtilallasi on nyt useita etuja, joita paperilla ei ole:

• Varmuuskopioida: Tiedostot varmuuskopioidaan, jos olet tallentanut ne Evernoten, Dropboxin, Google Driveen tai SkyDriven kaltaiseen palveluun. Jos talosi palaa, et menetä tärkeitä asiakirjojasi.
• Hae: Voit helposti etsiä kaikista sähköisistä dokumenteistasi löytääksesi tarvitsemasi asiakirjat ilman paperin vuoristoa. Evernote, Dropbox, Google Drive, SkyDrive, jopa Windows - niissä kaikissa on täyden tekstin hakutoimintoja.
• Pääsy kaikkialle: Asiakirjojasi voi käyttää missä tahansa tietokoneesta, älypuhelimesta tai tabletista. Jos olet poissa ja sinun täytyy etsiä jotain ylöspäin, voit tehdä sen älypuhelimesta sen sijaan, että lähdet kotiin ja kaivamaan paperit.
• Ei sotkua: Sinun ei tarvitse huolehtia asiakirjojen tallentamisesta, järjestämisestä, tilasta ja purkamisesta.
• Ei tulostuskustannuksia: Jos sinun ei tarvitse ostaa kalliita musteita, halpoja tulostimia ja tulostuspapereita, säästät rahaa.

Tietyt asiakirjat voivat tietysti olla liian herkkiä tallentamista varten verkossa. Tällaisissa tilanteissa voit aina käyttää salausta - luoda salatun kontin ja tallentaa sen palveluun, kuten Dropbox, Google Drive tai SkyDrive. Ihmiset tarvitsevat salasanan, ennen kuin he voivat käyttää asiakirjojasi.

Kuvaluotto: Sarah Kolb-Williams Flickrissä, cellanr Flickrissä, jeremyfoo Flickrissä