Viimeistymispäivän lisääminen sähköpostiviesteihin Outlookissa (ja mitä he ovat)

Outlookin avulla voit lisätä vanhentumispäivän lähettämiin tai vastaanottamiin sähköpostiviesteihin. Kun vanhentumispäivä on kulunut, sähköpostiviesti näytetään eri muotoilla, ja voit käyttää Outlookin sisäänrakennettuja työkaluja hallitsemattomien sähköpostiviestien hallintaan automaattisesti.

Vanhentumispäivät koskevat vain sähköposteja, ei kalenteritapahtumia tai tehtäviä, koska niillä on omat päivämääränsä, joita voit käyttää niiden hallintaan

Miten asetat vanhentumispäivän sähköpostitse

Jos haluat lisätä lähetyspäivämäärän, sinun täytyy avata sähköpostin Ominaisuudet-ikkuna. Avaa sähköpostiosoite ja valitse sitten Viesti> Tunnisteet.

Tämä avaa sähköpostin Ominaisuudet-ikkunan, jonka voit myös käyttää valitsemalla Valinnat> Lisää asetuksia tai Tiedosto> Ominaisuudet. Kytke "Vanhentuu jälkeen" -valintaruutu ja valitse sitten päivämäärä ja kellonaika.

Palaa sähköpostiisi napsauttamalla Sulje. Ei ole näkyvissä merkkejä siitä, että vanhentumispäivä on lisätty, ja voit lähettää sähköpostin normaalisti.

Jos haluat lisätä vanhentumispäivän saamallesi sähköpostiviestille, avaa sähköpostiosoite ja valitse Viesti> Tunnisteet (tai Tiedosto> Ominaisuudet).

Tämä avaa sähköpostin Ominaisuudet-ikkunan. Saapuneelle sähköpostiviestille ei ole niin monta vaihtoehtoa kuin lähetettävän viestin kohdalla, mutta voit silti asettaa vanhentumispäivän ja -ajan.

Mitä päättymispäivä tekee?

Olet siis lisännyt sähköpostiosoitteeseen vanhentumispäivän. Se on suuri ja kaikki, mutta mitä hyötyä siitä on?

Outlook käyttää päättymispäiviä monin tavoin, jotta voit keskittyä tärkeisiin asioihin. Vanhentuneet sähköpostiviestit eivät yleensä ole yhtä tärkeitä kuin sähköpostiviestit, jotka eivät ole vanhentuneet, joten Outlook automaattisesti muotoilee vanhentuneita sähköposteja eri tavalla.

Jos olet tarkastellut ehdollisen muotoilun asettamista Outlookiin, olet ehkä huomannut "Vanhentuneet kohteet" -muodostussäännön.

Tämä sääntö muotoilee kaikki sähköpostiviestit, joiden voimassaoloaika on kulunut harmaan fontin ja tekstin läpi.

Näin voit tietää, että sähköposti on vanhentunut, joten voit keskittyä tärkeimpiin sähköposteihin. Jos olet lähettänyt sähköpostiviestin, jossa on vanhentumispäivä, tätä muotoilua sovelletaan myös vastaanottajan Outlookissa, mutta myös muita sähköpostiohjelmia, kuten Thunderbirdia, tai web-sovelluksia, kuten Gmailia tai Yahoo! Mail, ohittaa päivämäärän ja tee mitään sen kanssa.

Voit myös lisätä sarakkeen kansioon, jossa näkyy minkä tahansa sähköpostin viimeinen voimassaolopäivä. Napsauta hiiren kakkospainikkeella sen kansion sarakkeen otsikkoa, johon haluat lisätä sarakkeen, ja valitse sitten Kenttävalitsija.

Valitse pudotusvalikosta “Date Time fields” ja valitse sitten “Expires”.

Vedä ja pudota “Laajenna” -kohtaa kansioon ja lisää se sarakkeisiin.

Kun avaat vanhentuneen sähköpostiviestin, Outlook ilmoittaa sinulle viestin otsikossa.

Voit edelleen vastata vanhentuneeseen sähköpostiviestiin tai lähettää sen eteenpäin, mutta jos yrität lähettää sen eteenpäin, Outlook näyttää sinulle varoituksen.

Lähetä sähköpostiviesti napsauttamalla "Kyllä" tai peruuta "Ei".

Käyttämällä päättymispäivää sähköpostin hallintaan

Jotkin Outlookin sisäänrakennetuista työkaluista käyttävät myös vanhentumispäiviä. Jos olet määrittänyt AutoArchiving -ohjelman Outlookissa, olet ehkä huomannut vaihtoehdon "Poista vanhentuneet kohteet (vain sähköpostikansio)".

Jos tämä on kytketty päälle, AutoArchive poistaa tai siirtää (muut asetukset mukaan lukien) kaikki sähköpostit, joissa päivämäärä on kulunut. Tämä on erinomainen tapa poistaa vanhentuneet sähköpostiviestit automaattisesti ja pysäyttää postilaatikon sekoittaminen.

Jos et halua, että vanhentuneet sähköpostisi poistetaan tai siirretään, mutta et halua nähdä niitä myös Outlookissa, voit määrittää Outlookin synkronointisäännöt estämään niiden lataamisen Exchange-sähköpostipalvelimelta.

Kun muodostat synkronointisuodattimen, napsauta Lisäasetukset-välilehteä ja sitten Kenttä-painiketta.

Valitse Päiväys / Aika-kentät> Vanhentuu valikosta. Kenttä on käytettävissä myös All Mail -kentissä ja All Post -kentissä.

Aseta ”ehto” -asetukseksi ”päälle tai ennen” ja “arvo” arvoksi ”eilen” ja valitse sitten Lisää luetteloon.

Tämä suodattaa kaikki vanhentuneet tehtävät, jotta ne päättyisivät eilen tai aikaisemmin, joten niitä ei synkronoida Outlookin kanssa eikä niitä näytetä postilaatikossa. Ne ovat edelleen käytettävissä Outlookin web-sovelluksessa, jos haluat nähdä ne siellä.

Et voi määrittää sääntöjä, joiden avulla voit lisätä automaattisesti saapuvien sähköpostiviestien vanhentumispäivämäärät tai luoda nopean vaiheen, jossa käytetään vanhentumispäivää painikkeen painalluksella, mutta voit lisätä automaattisesti kaikki poistuvat sähköpostiviestit. Napsauta Tiedosto> Asetukset> Sähköposti, siirry kohtaan Lähetä viestit ja käynnistä "Merkitse sähköpostit, joiden voimassaolo on kulunut tämän päivän jälkeen".

Anna päivien lukumäärä, jonka jälkeen haluat, että viestit vanhenevat, ja napsauta sitten OK. Lisää automaattisesti vanhentumispäivämäärän kaikille lähetetyille sähköpostiviesteille.

Vanhentumispäivät ovat hyödyllinen tapa hallita painopisteitäsi ja postilaatikkoasi heikosti valaistavilla viesteillä, jotka eivät enää ole merkityksellisiä, ja voit käyttää Outlook-työkaluja poistamaan tai piilottamaan viestejä, joita et enää tarvitse. Se on yksi työkalu taistelussa, jotta postilaatikko ei pääse hallitsemaan ja että se on erittäin hyödyllinen työkalu.